Med frittstående sjekklister mener vi sjekklister fylles ut og leveres uten og være tilknyttet en rutine i LAFT. Altså via Sjekklistemodulen > Utfylling. Dette har man tilgang til å gjøre både via web og i LAFT-appen.

Sjekklisten fylles ut og leveres på vanlig måte: Fylle ut en sjekkliste

Når sjekklisten er levert, og dersom et eller flere avvik oppdages, følger du fremgangsmåten beskrevet her: Opprette arbeidsordre fra sjekklister

Rutinen må først være opprettet i LAFT, og det må være en eller flere sjekklister tilknyttet rutinen:
Rutiner i LAFT

Rutinen må behandles først, ved å endre status fra Tildelt til Under behandling. Dette for å fortelle systemet (og loggføre) at du har sett saken, og begynt på arbeidet: 
Behandle rutine

Deretter finner du sjekklisten i rutinen, og fyller ut og leverer den på vanlig måte: 
Fylle ut en sjekkliste

Dersom du oppdager et eller flere avvik i sjekklisten, følger du fremgangsmåten for å opprette arbeidsordre fra sjekklister: 
Opprette arbeidsordre fra sjekklister

Når sjekklisten er fylt og levert, og arbeidsordre med avvik er opprettet (enten manuelt eller automatisk), endrer du status på rutinen til Utført.

Ved manuell opprettelse av arbeidsordre fra sjekklisten: Det som er viktig å gjøre under opprettelse av arbeidsordren (avviket), er å sette tiltakstype “Avvik” på denne arbeidsordren (eller en annen tiltakstype som dere har definert som avvik). Les mer om tiltakstyper og definering av avvik her.
Dette vil gjøre det enklere å følge opp avvikene i etterkant, og påse at de blir lukket innen fristen. Definerer du arbeidsordren med en tiltakstype som representerer et avvik, kan du nemlig få de opp på Oversiktssiden, her:

I tillegg kan du filtrere på Tiltakstyper i Arbeidsordreoversikten, via Avansert søk:

Da vil oversikten oppdatere seg med alle saker som har valgt(e) tiltakstype(r) iht. filteret ditt. Du kan også stille inn filteret ytterligere, ved å f.eks. i fane “Frist”, vise kun arbeidsordre over frist. Da vil oversikten din vise om dere har noen avvik som har gått over fristen.

Ved automatisk opprettelse av arbeidsordre fra sjekklisten: Har sjekklistemalen du fyller ut blitt tilpasset på riktig måte i forkant av admin eller forvalter, vil alt dette skje per automatikk, og det eneste du vil trenge å gjøre er å levere sjekklisten. Da vil arbeidsordre automatisk bli opprettet på alle spørsmål du har svart ut avvik på, + få rett tiltakstype satt på i henhold til oppsettet som er definert i sjekklistemalen.

Dersom du oppdager et avvik i en rutine som ikke har en sjekkliste tilknyttet seg, kan du gjøre følgende for å påse at avviket blir dokumentert og fulgt opp:

• Opprett en underoppgave til rutinen:
  Når du behandler rutinen klikker du på fane Underoppgaver. Skriv en beskrivende oppgavetekst, og klikk “Opprett underoppgave”.
  Underoppgaven vil alltid ligge innunder rutinen, slik:

Underoppgaven blir en egen arbeidsordre, men er alltid tilknyttet hovedoppgaven (rutinen). Den behandles på samme måte som alle andre arbeidsordre i LAFT; sette utfører, frist, tiltakstype etc.:
 

Det er viktig å sette tiltakstype “Avvik” på arbeidsordre som representerer et avvik, for videre oppfølging. Les mer om tiltakstyper og definering av avvik her.

Dette vil gjøre det enklere å følge opp avvikene i etterkant, og påse at de blir lukket innen fristen. Definerer du arbeidsordren med en tiltakstype som representerer et avvik, kan du nemlig få de opp på Oversiktssiden, her:

I tillegg kan du filtrere på Tiltakstyper i Arbeidsordreoversikten, via Avansert søk:

Da vil oversikten oppdatere seg med alle saker som har valgt(e) tiltakstype(r) iht. filteret ditt. Du kan også stille inn filteret ytterligere, ved å f.eks. i fane “Frist”, vise kun arbeidsordre over frist. Da vil oversikten din vise om dere har noen avvik som har gått over fristen.

• Eventuelt kan du opprette en helt ny arbeidsordre (ikke underoppgave), og henvise til rutinen (enten ID-nummer på rutinen, oppgavetekst e.l.). Så følge samme fremgangsmåte som beskrevet tidligere; skrive en forklarende oppgavetekst, sette utfører, frist, tiltakstype Avvik osv.

Dette gjelder dersom du har satt opp et årshjul og jobber med tilstandsvurdering via IK-bygg, altså via denne modulen:

Per definisjon er det et avvik i IK-bygg når det settes TG2 eller 3 på et spørsmål. For å ta dette videre kan den som oppdager avviket, eller andre som følger opp i IK-bygg, i praksis bare oppdatere TG så snart avviket er utbedret. Det er viktig å legge inn kommentarer, oppdatere kostnader osv. underveis, så man få en så riktig hendelseslogg som mulig.

Men ønsker man en mer dokumentert avvikshåndtering, med mulighet for å sette utfører, frist og annet for avviket, anbefaler vi at man gjør dette via LAFT sin DV-modul istedenfor. Slik går du frem:

Klikk på “Ny arbeidsordre”. Denne knappen kommer frem når man holder musepekeren over det markerte området:

Da blir du sendt til LAFT, og oppretter arbeidsordren på vanlig måte. Det du imidlertid bør gjøre nå, er å sette tiltakstype “Avvik” på denne arbeidsordren (eller en annen tiltakstype som dere har definert som avvik). Les mer om tiltakstyper og definering av avvik her.
Dette vil gjøre det enklere å følge opp avvikene i etterkant, og påse at de blir lukket innen fristen. Definerer du arbeidsordren med en tiltakstype som representerer et avvik, kan du nemlig få de opp på Oversiktssiden.

I tillegg kan du filtrere på Tiltakstyper i Arbeidsordreoversikten, via Avansert søk.

Da vil oversikten oppdatere seg med alle saker som har valgt(e) tiltakstype(r) iht. filteret ditt. Du kan også stille inn filteret ytterligere, ved å f.eks. i fane “Frist”, vise kun arbeidsordre over frist. Da vil oversikten din vise om dere har noen avvik som har gått over fristen.