Table of Contents
En arbeidsordre er definert som en enkeltstående oppgave, og blir brukt til enkeltoppgaver. Rutiner er derimot skilt ut i en egen side i drift og vedlikehold, slik at du enkelt skal kunne skille ut det du har av repeterende vedlikehold (oppgaver med et intervall). Arbeidsordre og rutiner behandles likt, og det er også samme type data du legger inn når du oppretter dem. Den eneste forskjellen er altså hvor du oppretter dem og at rutiner automatisk står som repeterende.
Skal du opprette brannrutiner? De anbefaler vi at du oppretter i Brannboka (eget punkt i menyen). Det vil gjøre det mye lettere å holde styr på alle rutiner som har med brann og gjøre, ikke minst mtp. rapportering/tilsyn. Les mer: Brannboka i LAFT
Rutiner finner du i hovedmenyen til venstre i drift- og vedlikeholdsmodulen:
Rutiner grupperes inn i kategorier. Disse kategoriene oppretter du selv, og de er globale for alle den samme objekttypen. En kategori du oppretter på et bygg opprettes altså for alle bygg.
- Skriv inn navnet på kategorien du ønsker å opprette og klikk “Legg til kategori”
- Når du har opprettet en kategori kan du opprette rutiner i denne kategorien. Klikk på de tre strekene til venstre på kategorien. Dersom din kommune abonnerer på IK-Bygg kan du også klikke på “Legg til rutine fra IK-Bygg”. Da får du velge et spørsmål fra IK-Bygg du vil opprette rutine på, og kan så supplere med informasjon som i en vanlig rutine.
Vi anbefaler derimot at du heller sampler IK-bygg-spørsmål du ønsker å ha rutiner på i en sjekkliste, for så å velge “Legg til rutine”. Da kan du heller legge ved sjekklisten i en og samme rutine.
3. Når du så oppretter rutinen, så har du de samme mulighetene for utfylling som på arbeidsordre. Du kan lese mer om de ulike feltene du kan bruke her.
Når rutinene dine er opprettet kan de enten behandles fra denne samme siden, eller via arbeidsordreoversikten eller appen, på samme måte som løpende arbeidsordre. Se her hvordan du behandler her.
Kopiering av rutiner
Du kan kopiere rutiner på to måter:
-
En og en rutine:
- Dersom du ønsker å ha den aktuelle rutinen på flere bygg (eller annet objekt av samme type som du har opprettet denne rutinen på), kan du kopiere den. Klikk på de tre strekene til høyre på rutinen og så “Kopier”
Du kan da velge ett eller flere objekter du ønsker å kopiere rutinen til, og du kan velge om ansvarlig utfører og eventuelle underoppgaver skal følge med.
MERK at en rutine må ha et intervall, frist og ansvarlig utfører for å kunne kopieres.
-
Kopiere alle rutiner på ett bygg til et eller flere bygg (Obs! Kun for administrator):
- Dersom du har et nytt bygg som du ønsker å få på plass rutiner på, kan du spare en del tid ved å kopiere rutiner fra et bygg som allere har dette på plass. Slik går du frem:
Finn bygget du vil kopiere rutiner fra i Bygningsoversikten deres, og klikk “Rediger”:
Scroll ned til modal “Kopier rutiner”. Her kan du velge ett eller flere bygg du ønsker å kopiere alle rutiner på bygget du nå redigerer. Du kan velge om du vil kopiere kun rutiner, kun brannrutiner eller alt. Du kan også velge om du ønsker å kopiere ansvarlig utførere. Kopierer du ikke utførere, må du senere finne rutinene på byggene du har kopiert til, for å tildele rutinene til en eller flere utførere.
- Dersom du har et nytt bygg som du ønsker å få på plass rutiner på, kan du spare en del tid ved å kopiere rutiner fra et bygg som allere har dette på plass. Slik går du frem:
Enkleste måten å finne alle rutiner som mangler utfører slik at du får tildel disse, er via Innboksen i DV-modulen.
MERK at en rutine må ha et intervall og frist for å kunne kopieres.
Påminnelse og regler rundt fornyelser av rutiner
Påminnelser
Påminnelse om en rutine varierer utifra intervallet på rutinen:
- < 7 dager til forfall (daglig rutine): Ingen påminnelse.
- 7 til 13 dager til forfall (ukentlig rutine): Påminnelse DAGEN FØR.
- 14 til 29 dager til forfall (halv-ukentlig rutine): Påminnelse 2 DAGER FØR.
- Øvrig: Påminnelse 1 UKE FØR.
- Hvis forhåndsdefinert kalender (flaggdager o.l.): Påminnelse 1 DAG FØR
Påminnelse blir alltid sendt pr epost kl. 07:00.
Når fornyes en rutine?
Når en rutine blir utført, vil den stå som grønn fram til den satte fristen på rutinen. Den vil først bli fornyet (altså få ny frist og bli hvit igjen) kl. 22:00 samme dag som fristen går ut.
Det betyr at dersom du utfører en årlig rutine en uke før fristen, blir den stående som utført helt til dagen for den opprinnelige fristen.