Når en sjekklistemal er opprettet, kan du opprette en rutine med den for å sette på frist, intervall, samt tildele til riktig person(er) - direkte fra sjekklistemodulen! Det gjøres fra oversiktssiden over sjekklistemaler, eller inne i redigeringsmodus på en sjekklistemal. 
Obs! Sjekklistemalen må være tilgjengelig i modul Drift og vedlikehold for å ha denne muligheten (se bilde under).
Admin og forvalter har tilgang til å opprette rutiner fra sjekklistemaler.

Når du klikker på “Opprett rutine” får du opp en modal hvor du må velge objekttype rutinen skal opprettes for (eiendom, bygning..), samt hvilken av kategoriene deres rutinen skal legge seg i (i Brannbok eller Rutiner):

Når du så går til behandling av rutinen vil det komme tydelig frem at den er opprettet via Sjekklistemal-funksjonen:

MERK at en rutine må ha intervall og frist for å kunne kopieres.

Du kan kopiere rutiner på to måter:

• En og en rutine:
  • Dersom du ønsker å ha den aktuelle rutinen på flere bygg (eller annet objekt av samme type som du har opprettet denne rutinen på), kan du kopiere den. Klikk på de tre strekene til høyre på rutinen og så “Kopier”

Du kan da velge ett eller flere objekter du ønsker å kopiere rutinen til, og du kan velge om ansvarlig utfører og eventuelle underoppgaver skal følge med.
MERK at en rutine må ha et intervall, frist og ansvarlig utfører for å kunne kopieres.
 

• Kopiere alle rutiner på ett bygg til et eller flere bygg (Obs! Kun for administrator):
  • Dersom du har et nytt bygg som du ønsker å få på plass rutiner på, kan du spare en del tid ved å kopiere rutiner fra et bygg som allere har dette på plass. Slik går du frem:
    Finn bygget du vil kopiere rutiner fra i Bygningsoversikten (under Administrasjon > Bygninger), og klikk “Rediger”:
    
    Scroll ned til modal “Kopier rutiner”. Her kan du velge ett eller flere bygg du ønsker å kopiere alle rutiner på bygget du nå redigerer. Du kan velge om du vil kopiere kun rutiner, kun brannrutiner eller alt. Du kan også velge om du ønsker å kopiere ansvarlig utførere. Kopierer du ikke utførere, må du senere finne rutinene på byggene du har kopiert til, for å tildele rutinene til en eller flere utførere.

Enkleste måten å finne alle rutiner som mangler utfører slik at du får tildel disse, er via Innboksen i DV-modulen.
Eventuelt kan du også finne rutinene i AO-oversikten, ved å bruke avansert søk. Der kan du filtrere på oppgavetype (Rutiner), samt dato for opprettelse. Da vil du få opp alle rutiner som er opprettet i dag (eller ønsket dag):

Ved å ha flere masterbygg kan du enkelt kopiere et rutineoppsett over til ett eller flere bygg. Vi anbefaler å ha ett masterbygg per bygningstype (skoler, administrasjonsbygg..), fordi oppsettet for rutiner ofte vil variere ut i fra bygningstype. 

1. Gå gjennom og tilpass sjekklistemaler dere ønsker å ha rutiner på (selve rutinene kan opprettes senere, ellers kan du opprette rutinen rett fra sjekklistemalen).

• Hvordan opprette sjekklistemaler

2. Lag et Rutinebygg/Masterbygg innenfor hver bygningstype (pass på bygningstilganger her, og at bare utvalgte som skal jobbe med oppsettet hos dere får tilgang).
3. Opprett rutiner og brannrutiner på Rutinebyggene. Opprett kategorier som dere kan legge rutinene i. 

• Rutiner i LAFT
• Hvordan bruke Brannboka

4. Kopier rutinene fra Rutinebygget til ønskede bygg innenfor bygningstypen (eget avsnitt om kopiering av rutiner lenger opp i denne veiledningen).
5. Tildel rutinene til rett(e) person(er). Det gjøres på én av to måter:

• Tildel via arbeidsordreoversikten. Ved å stille inn filteret "riktig" kan du få opp rutinene du vil tildele:

• Tildel via innboksen. Innboksen er en samleside for "uferdige" saker. Altså saker som mangler enten frist og/eller utfører. Ved å velge å vise nyeste saker øverst i tabellen, kan dere tildele direkte her:

6. Når dere har tildelt, kan dere få oversikt over det ferdige oppsettet inne på henholdsvis Brannboka og Rutiner. Dere kan også se det i arbeidsordreoversikten. Det vil helt sikkert ligge igjen noe gammel moro som kan arkiveres nå som dere har laget et nytt oppsett. Dersom dere f.eks. ønsker å se Brannrutinene på ett bygg, og ikke ønsker å gå via Brannboka, kan dere gjøre slik:

Det avanserte søket i AO-oversikten er altså gull verdt for å få oversikt over det dere leter etter.

Påminnelser

Påminnelse om en rutine varierer utifra intervallet på rutinen:

• < 7 dager til forfall (daglig rutine): Ingen påminnelse.
• 7 til 13 dager til forfall (ukentlig rutine): Påminnelse DAGEN FØR.
• 14 til 29 dager til forfall (halv-ukentlig rutine): Påminnelse 2 DAGER FØR.
• Øvrig: Påminnelse 1 UKE FØR.
• Hvis forhåndsdefinert kalender (flaggdager o.l.): Påminnelse 1 DAG FØR

Påminnelse blir alltid sendt pr epost kl. 07:00.
 

Når fornyes en rutine?

 Når en rutine blir utført, vil den stå som grønn fram til den satte fristen på rutinen. Den vil først bli fornyet (altså få ny frist og bli hvit igjen) kl. 22:00 samme dag som fristen går ut.

Det betyr at dersom du utfører en årlig rutine en uke før fristen, blir den stående som utført helt til dagen for den opprinnelige fristen.