Sjekk først at du prøver å logge deg inn riktig sted. LAFT har flere servere for ulike kundesegmenter. Kommuner/kommunale foretak skal logge inn via kommune.laft.io
Private foretak skal logge inn via privat.laft.io eller app.laft.io.

Er du usikker på hvilken server brukeren din er tilknyttet, kan du alltid gå til vår hjemmeside og klikke på Logg inn øverst i høyre hjørne. Da vil du automatisk bli logget inn på rett sted. 

Sjekk også at e-post er riktig skrevet, og bruk på “Glemt passord?”-knappen dersom du fortsatt ikke kommer inn. Skulle dette heller ikke løse problemet, ta kontakt med oss på support@laft.io.

Disse to begrepene blir brukt for å skille mellom løpende oppgaver som kun utføres én gang (arbeidsordre), og repeterende oppgaver som gjøres med et fast intervall (rutiner).

For at du skal ha oversikt over hva som er systematisk vedlikehold, og hva som er løpende driftsoppgaver er disse skilt fra hverandre inne i drift og vedlikehold i LAFT. Når du er inne på rutiner oppretter du kategorier som du oppretter rutiner i, slik at du kan gruppere dem utifra ansvarsområde e.l. For at du skal kunne legge en rutine i en kategori må du gjøre det herfra. Arbeidsordre kan ikke legges i kategorier. 
For rutiner som gjelder brann er dette skilt ut i brannboka, hvor du har et eget kapittel for rutiner. Disse ligger her slik at du skal kunne gi eksterne tilgang til din brannbok med tilhørende rutiner, uten at du deler andre rutiner i din kommune/bedrift.

Arbeidsordre opprettes ved å klikke på “Arbeidsordre” i menyen på venstre side, og så “Ny arbeidsordre”.

Utover hvor du oppretter de to ulike typene rutiner, eller enkeltvise arbeidsordre, er de ellers like. Du har de samme feltene for utfylling av informasjon, og de behandles på samme måte. Du kan legge ved sjekklister til alle oppgavetyper.

Dersom du ikke mottar varslinger på e-post for arbeidsordre og rutiner som er tildelt deg kan det være flere grunner til dette. Varslinger kan være skrudd av totalt for din bruker (dette endrer du ved å redigere din bruker fra Innstillinger), eller det er bevisst valgt å ikke ha varslinger på den spesifikke arbeidsordren/rutinen. Dette kan du se ved å finne oppgaven i web-versjonen av LAFT, i arbeidsordreoversikten. Klikk deg inn på arbeidsordren ved å klikke på “behandle”, og se om det er huket av for varslinger. Du finner dette under den første fanen “Detaljer”, nederst på siden under “Annen informasjon”. Dersom det er huket av for varslinger her, kan du også scrolle deg opp igjen og finne fanen “Endringslogg”. Her loggføres alle varslinger som sendes ut.

Husk også å sjekke søppelposten din for om varslinger kan havne der, og markér i så fall avsender som trygg. Dersom ingen av disse løsningene fungerer tar du kontakt med oss på support@laft.io

Du kan enkelt overfør en rutine til flere objekter slik at du ikke trenger å opprette dem for hvert eneste bygg/anlegg e.l. Når du har laget en rutine kan du finne den i den kategorien du laget den i, klikke på de tre strekene til høyre og “Kopier rutine”. Merk at for at du skal kunne gjøre dette må rutinen ha en frist og et intervall.

Du har også mulighet til å kopiere enkeltvise arbeidsordre. Dette gjør du ved å behandle en arbeidsordre, og så klikker på de tre strekene som er oppe til høyre ved siden av den røde “Forkast”-knappen. Klikk så på “kopier arbeidsordre”. Dersom du er inne på en rutine kopierer du hele rutinen også her.

Du kan også massekopiere rutiner fra ett bygg til et annet, ved å gå til Innstillinger > Bygninger. Finn deretter bygget du ønsker å kopiere rutiner fra, og velg rediger. Nede på siden ser du “Kopier rutiner”. Da kan du velge bygning(er) du ønsker å kopiere rutiner til.

Leverandører kan få tilgang til å behandle arbeidsoppgaver og laste opp dokumentasjon i LAFT. Disse opprettes ikke som vanlige brukere, men som leverandører inne i drift og vedlikeholdsmodulen. Gå dit, klikk på “Innstillinger” og “Leverandører”. Klikk så på “Ny leverandør” oppe til høyre. Legg inn all relevant informasjon og klikk “Opprett”.

Du kan nå tildele arbeidsordre/rutiner til denne leverandøren. Leverandøren vil få e-post når de blir tildelt en ny oppgave med en lenke hvor de kan behandle den. Se ellers veiledning LAFT for leverandører (eksterne).

For at en sjekkliste skal kunne legges ved en oppgave må den være opprettet/lagret riktig, og du har tre muligheter. Når du oppretter eller redigerer en sjekklistemal velger du et alternativ under “Tilgjengelig i modul”. Velger du “Sjekklister” her, så kan sjekklisten kun fylles ut fra sjekklistemodulen, under “Utfylling”. For at den skal kunne legges ved en oppgave må du velge “Drift og vedlikehold”. Har du utleiemodulen kan du også velge Utleie (benyttes f.eks. til inn/utsjekk, tilstandsvurdering av leieovjekter osv.).

Dersom du ønsker å kunne fylle ut en sjekkliste både på bygning og via arbeidsoppgaver må du kopiere den slik at det blir to ulike sjekklister som er like, men som kan brukes i ulike moduler.

Når sjekklisten er lagret riktig vil du finne den på listen over sjekklister når du oppretter en arbeidsordre/rutine. På første side du fyller ut ser du en egen nedtrekksmeny under “Legg ved sjekkliste”. Du vil da ikke finne sjekklisten dersom du går til “Utfylling” i sjekklistemodulen.

Disse meldes inn via MittBygg, enten på app eller web, og ligger i innboksen i drift -og vedlikeholdsmodulen. Når du er inne i drift og vedlikehold finner du denne i meyen til venstre.

I Innboksen har du flere faner, som forteller deg hvor saker er meldt inn fra. De som kommer fra brukere av bygg ligger under “MittBygg”. Herfra kan du opprette en arbeidsordre på saken, og da vil den forsvinne ut av listen.

Dersom du ønsker at saker som meldes inn fra MittBygg automatisk skal tildeles utførerne kan du legge inn “Ansvarlige utførere”. Se fremgangsmåte her.

Team er en måte å gruppere brukere, og enkelt tilegne brukere riktig bygg. Du oppretter team i drift og vedlikehold, under “Innstillinger” og “Team”. Team inneholder brukere og bygg. Når du legger til brukere i et team får de brukerne automatisk tilgang til byggene som også er tilegnet det teamet. Du vil også se team-grupperingene når du tildeler arbeidsordre/rutiner.

Du kan ikke tildele en arbeidsordre/rutine til et helt team samtidig.

Merk at dersom du fjerner en bruker fra et team, så mister de ikke tilgang til byggene i teamet, dette må gjøres manuelt.

I menyen til venstre i utleiemodulen, klikk deg inn på “Leieobjekter” og “Oversikt”. Søk deg fram til leieobjektet, og klikk på de tre strekene til høyre for å finne “Slett”. 

OBS: Merk at du da også mister eventuelle leieforhold på dette objektet, samt all historikk. Dette er ikke mulig å gjenopprette dette.

Dersom du vil prisregulere et leieforhold, men ikke finner det i oversikten, kan dette være fordi leieforholdet ikke er mulig å regulere innen den tidsperioden du har valgt. Øverst på siden for regulering vil du se en kalender/filter hvor du kan filtrere på når regulering kan gjennomføres. 

Dersom du har et leieforhold der kontrakten egentlig er gått ut, men leietaker av ulike årsaker skal bli boende, kan du velge å la selve leiekontrakten avsluttes, men allikevel fortsette å fakturere.

Når du oppretter eller redigerer et leieforhold kan du huke av boksen “Faktureringsperiode avviker fra kontraktsperiode?”. Da vil leieforholdet løpe ut ved “Gjeldende til”-datoen, men dersom “Siste fakturerbare dag” er satt fram i tid, vil det fortsatt opprettes fakturagrunnlag. Du kan også huke av for løpende fakturering.

Du ser alltid alle renholdsklasser der det er tildelt renhold/tilsyn til deg, på det aktuelle bygget du har valgt. Tallet som står på hver klasse representerer antall rom som er tildelt deg i denne klassen. På daglig renhold vil dette tallet variere fra dag til dag, mens tallene på de andre klassene er statisk. De viser ikke antall rom du skal vaske i denne klassen i dag, men hvor mange rom du har totalt i denne klassen. For å se om du skal utføre renhold på en av disse klassene i dag klikker du på dem og ser om noen av rommene i plantegningen er markert med farge (f. Eks rosa for periodisk).

Alle romtyper har en forhåndsdefinert frekvens, i renholdsklasse Daglig. I importmalen vår ser du hva slags frekvens hver romtype har. Du kan overskrive denne frekvensen dersom du ønsker det, enten for romtypen, eller for enkelte rom. Frekvens som blir satt på enkeltrom vil overskrive det som gjelder for romtypen.

For å endre frekvens på en romtype går du til “Oppsett” og så “Renholdsfrekvenser” i menyen til venstre i renholdsmodulen.

For å sette frekvens på spesifikke rom går du til Oppsett > Renholdsfrekvenser > Finner riktig bygg > huker av på rommene du vil lage ny frekvens på > Ny tidsplan nederst på siden. Veiledning: Endre renholdsfrekvenser.

Vi baserer kalkylene på normtall/erfaringstall (Beste Praksis Renhold og NS-INSTA 800) når det gjelder ytelser på ulike rom; altså hvor lang tid det tar å rengjøre f.eks. et klasserom eller et toalett. Utregningen tar utgangspunkt i arealet multiplisert med ytelsen på rommet. Summen av dette fremkommer i kalkulasjonen for alle rom i bygget.  

Følgende 4 faktorer danner grunnlag for kalkulasjonen: 1) Lønn, 2) Frekvens, 3) Kvalitet og 4) Ytelse.

Dersom du ikke opplever at kalkulasjonen stemmer overens med realiteten, så kan du prøve å endre på en av disse fire faktorene. Les veiledning her: Kalkulasjon