Innstillinger i Drift og vedlikehold
Denne brukerveiledningen går gjennom alt som ligger under “Innstillinger” i drift og vedlikehold. Klikk på pilene for å lese mer.
Table of Contents
Team
Team er en måte å gruppere brukere på. Det er også en enkel måte å gi tilgang til bygninger, i stedet for å styre dette på brukernivå. Hvert team knyttes til et eller flere bygg, og brukere i teamet får da automatisk tilgang til dem. Brukere grupperes også i team du setter opp når du skal tildele arbeidsordre o.l.
Gå til hovedmenyen på venstre side, klikk på “Innstillinger” og så “Team”. Klikk så på “Nytt team” oppe til høyre. Du velger så et navn på teamet, og velger hvilke brukere og hvilke bygg som skal høre til. Klikk på “Opprett”. I tabellen får du oversikt over alle team og kan redigere dem i ettertid via menyen til høyre i tabellen.
OBS: Merk at når du fjerner en bruker fra et team, så fjernes ikke bygningstilgangene for denne brukeren.
Anleggstyper
Anlegg kan grupperes inn i anleggstyper. Hva slags anleggstype et anlegg er ser du i Eiendomsstrukturen som er tilgjengelig fra Innstillinger (ikke den som ligger i drift og vedlikeholdsmodulen). For å opprette en ny anleggstype går du inn i drift- og vedlikeholdsmodulen og «Innstillinger» i hovedmenyen til venstre. Så klikker du deg inn på «Anleggstyper», og «Opprett anleggstype» øverst i høyre hjørne. Her legger du inn navn på anleggstypen, for eksempel «Ventilasjonsanlegg» og en eventuell ytterligere beskrivelse. Trykk på «Opprett». I ettertid kan du redigere anleggstypen i tabellen.
Bygningsgrupper
Bygningsgrupper lar deg gruppere bygningene dine utover de standardiserte bygningstypene slik at det blir enklere for deg å søke dem opp. Bygningsgrupper blir synlige i flere nedtrekksmenyer, for eksempel når du skal lage en ny arbeidsordre eller rutine, og i arbeidsordreoversikten.
For å lage en bygningsgruppe går du til «Innstillinger» og «Bygningsgrupper» i hovedmenyen til venstre. Øverst i høyre hjørne klikker du på «Ny bygningsgruppe». Velg navn på bygningsgruppen, for eksempel «Sone Nord» og hvilke bygninger som skal inngå i gruppen. Klikk så «Opprett». Gruppen kan redigeres via tabellen i ettertid.
Ser du etter bygningstype-kategorier? Disse brukes i IK-Bygg og ikke drift og vedlikehold.
Tiltakstyper
Tiltakstyper kan brukes for å gruppere arbeidsordre/rutiner, samt ved automatisk opprettelse av arbeidsordre (avvik) fra sjekklister.
I hovedmenyen til venstre, klikk på «Innstillinger» og «Tiltakstyper». For å opprette et nytt tiltak klikker du på «nytt tiltak»-knappen øverst i høyre hjørne. Lag et navn på tiltaket, for eksempel «Drift» eller «Vedlikehold». Tiltakstypen er nå tilgjengelige for bruk når du oppretter arbeidsordre/rutiner.
Det er mulig å “flagge” en tiltakstype med at den representerer et avvik. Gjør man dette vil alle saker som har de flaggede tiltakstypene, dukke opp på Oversikts-siden i DV-modulen:
En tiltakstype må også være flagget som avvik dersom man ønsker automatisk opprettelse av arbeidsordre fra sjekklister. Ved opprettelse/redigering av sjekklistemaler, kan du nemlig velge hvilken tiltakstype arbeidsordren som opprettes skal få (og da må den være flagget som avvik). Les mer om opprettelse av sjekklistemaler her.
Dette gjør det enklere å følge opp avvik.
Varslinger
Her kan du sette opp varslinger for saker som kommer fra brukere av byggene (brukerrollen «Bruker») via MittBygg eller E-post. Dette er slik at man slipper å manuelt sjekke om det er kommet inn saker fra brukere av byggene. Disse varslingene kan kun settes opp for brukerrollene Forvalter og Utfører. De vil kun få varslinger på saker som er sendt inn på bygg de har tilgang til, enten direkte eller via team.
Merk at det kommer egen kostnad for varslinger på SMS.
Ansvarlig utfører - automatisk tildeling av saker fra MittBygg
MittBygg er løsningen for innmelding av saker fra brukere på byggene. Disse sakene kommer inn i Innboksen i drift og vedlikeholdsmodulen, og må tildeles til en eller flere utførere for at de skal bli omgjort til arbeidsordre. Dette kan enten gjøres manuelt eller automatisk. Dersom du ønsker å slippe å manuelt sende disse sakene videre til en utfører kan du sette opp automatisk tildeling. Det fungerer slik at du velger hvilke utførere som har ansvar for konkrete bygg. Alle saker som blir meldt inn på disse byggene blir da automatisk videresendt til den eller de utførerne som er ansvarlig.
I hovedmenyen til venstre, gå til «Innstillinger» og «Ansvarlige utførere». I hjørnet øverst til høyre klikker du på «Ny tildeling». Du kan så velge et eller flere bygg og en eller flere utførere. Velger du flere utførere kan du velge hvilken av dem som skal være hovedansvarlig. Huk av på «Tildel saker fra MittBygg».
Alle saker fra MittBygg på byggene du har valgt vil nå «hoppe over» innboksen og bli sendt rett til utfører for behandling.
OBS: Dette gjelder kun for saker meldt inn via MittBygg-løsningen på web eller app og ikke de andre fanene i innboksen.
Godkjenning
Her kan du velge om arbeidsordre som blir tildelt til en leverandør (eller annen bruker med brukerrollen ad-hoc), skal måtte godkjennes av en forvalter med tilgang til bygget, før den sendes.
Hvis ingen forvalter har godkjenningsmyndighet for en gitt bygning, vil det ikke kreves godkjenning av arbeidsordrer for denne bygningen før de sendes ut til den eksterne brukeren.
Gå til «Innstillinger» og «Godkjenning» i hovedmenyen til venstre. Du må spesifisere for hvilken tiltakstype det skal kreves godkjenning. Du kan opprette en egen tiltakstype for dette dersom ønskelig. Finn brukerne som skal kunne godkjenne eksterne arbeidsordre og huk av i kolonnen lengst til høyre. Du kan når som helst gå tilbake og endre dette.
Alle arbeidsordre som blir tildelt til en leverandør på et av byggene den valgte forvalteren har tilgang til, vil nå sendes til denne forvalteren for godkjenning. For å godkjenne arbeidsordren så trykker du på godkjenn knappen inne på arbeidsordren.
Fakturering
Med abonnement på Visma Enterprise kan du abonnere på integrasjon mellom LAFT og Visma for å lage fakturagrunnlag på arbeidsordre og sende dem direkte til Visma via Web Service.
Se veiledning, eller ta kontakt med oss på support@laft.io for mer informasjon.
Egendefinerte felter
Her kan du opprette felter du ønsker skal kunne brukes på arbeidsordre og rutiner. Du kan velge mellom å lage et felt med nedtrekksmeny eller et fritekstfelt. Dette feltet kan både fylles ut av den som oppretter en arbeidsordre, eller den som utfører den.
Gå til «Innstillinger» og «Egendefinerte felter». Øverst til høyre klikker du på «Nytt egendefinert felt». Lag navn på feltet og velg om det skal være et fritekstfelt eller en nedtrekksmeny. Velger du fritekstfelt lar du feltet «Lovlige verdier» stå tomt. Dersom du velger nedtrekksmeny må du fylle inn hva de ulike verdiene i nedtrekksmenyen skal være. Her må du skille verdiene med en |. For eksempel kan du skrive inn Ja|Nei|Vet ikke. Klikk «Opprett». Du kan i ettertid aktivere og deaktivere egendefinerte felter i kolonnen lengst til høyre i tabellen. Aktiverte felter ligger automatisk på alle arbeidsordre og rutiner.
Du kan i tillegg velge om feltene skal vises og/eller være påkrevd i MittBygg.
Du kan også velge om feltet skal følge med i et evt. fakturagrunnlag. Les mer om fakturering i DV-modulen her.
Timepriser for ansatte
Her kan du fylle inn timespriser for alle interne ansatte. Dette vil påvirke utregningen av kostnader når en bruker registrerer timer på en arbeidsordre. Gå til «innstillinger» og «Timepriser for ansatte». Legg inn pris på den brukeren det gjelder og Enter-tasten for å lagre.
Fagspesialistroller
Fagspesialistroller lar deg tildele rutiner til en rolle framfor en konkret utfører.
Du må opprette fagspesialistroller, og tildele disse til bygg og brukere. Dette gjør du under “Innstillinger” og “Fagspesialistroller”. Først må du opprette roller under “Alle roller”, og så tildeler du dem til utfører og bygg på “Tildel til bygninger”.
Nå kan du bruke fagspesialistroller på rutiner. Følgende er et eksempel på hvordan det fungerer:
Opprett en Fagspesialistrolle med navn “Elektriker” som er tilknyttet Bygg A og Utfører B. Så oppretter du en rutine på Bygg A, og i stedet for å velge en utfører, så velger du fagspesialistrollen “Elektriker”. Dette finner du under “Annet” (siste fanen). Når rutinen opprettes vil den da automatisk legge til Utfører B som utfører fordi Utfører B har fagspesialistrollen Elektriker på Bygg A som du oppretter rutinen på.
Fagspesialistrolle vil også automatisk tildele en rutine når du kopierer over en rutine til et annet bygg. Hvis vi fortsetter fra eksempelet over, så kan jeg kopiere rutinen fra Bygg A, til Bygg B. Dersom det er en utfører med fagspesialistrolle Elektriker på Bygg B, så vil hen bli lagt til som utfører på rutinen når du kopierer den over.
Leverandører
Eksterne leverandører som du ønsker å kunne tildele arbeidsordre eller rutiner til må opprettes som leverandør på ditt område. De burde ikke opprettes som interne brukere.
For å opprette en leverandør klikker du på «innstillinger» i hovedmenyen til venstre og så «leverandører». Øverst i høyre hjørne ser du knappen «Ny Leverandør». Fyll inn feltene og klikk på «opprett». Nå vil leverandøren ligge på listen av leverandører du kan tildele en arbeidsorde/rutine. I ettertid kan du redigere eller slette leverandører i tabellen.
Ønsker du at en leverandør skal kunne laste opp filer i dokumentarkivet? Se hvordan du bruker ekstern opplastning.