Innhold 

1. Oppsett 
2. Hva består et fakturagrunnlag av? 
3. Fakturering på arbeidsordrer deles i fire faser 
4. Filtrering/bruk av tabell 
5. Overføring til økonomisystem 
   1. Regler for standardverdier av kontering 
6. Opprette fakturagrunnlag - Forslag arbeidsflyt

1. Oppsett 

Settes opp under Innstillinger inne i DV-modulen (funksjon må aktiveres av LAFT, ta kontakt med support@laft.io):  

Fakturagrunnlag: Oversikt over utestående fakturagrunnlag (som ikke er overført til økonomisystem enda). Her behandler man disse, og klikker på Overfør valgte-knappen når man er ferdig. 

Historikk: Historiske grunnlag med status på overføring på overførte fakturagrunnlag.  

Tidligere overføringer: Fakturagrunnlag som er overført til økonomisystem, med mulighet for å laste ned rapporter per overføring. 

Fakturamottakere: Her legger man inn nye fakturamottakere. Kan velge å sette én som standard, eller manuelt velge fakturamottaker hver gang et grunnlag opprettes. 

Innstillinger: Her legger man inn forsystemkode og selskapsnummer man har i økonomisystemet, samt setter opp Oppdragsgiver(e), Produktkoder og eventuelle MVA-koder. 

2. Hva består et fakturagrunnlag av? 

Et fakturagrunnlag er en samling av grunnlag som representerer utgifter. Hvilken informasjon som må knyttes til hvert grunnlag kan være avhengig av økonomisystemet som benyttes, men i utgangspunktet støtter vi at hvert enkelt grunnlag (timeregistrering eller kostnadsregistrering) har følgende informasjon: 

• Produktkode/varenummer - må eksistere og være identisk som i økonomisystem
• MVA-kode - må eksistere og være identisk som i økonomisystem
• Registrert dato
• Antall
• Enhetspris
  • For timeregistrering vil dette være avgjort av timeprisen til brukeren som registrerte arbeidsordren. Dette legges inn per bruker (Timespriser for ansatte).
• Egendefinerte felter: det er mulig å velge at egendefinerte felter dere har opprettet i arbeidsordre, skal følge med i fakturagrunnlaget. Det velges i DV-modulen > Innstillinger > Egendefinerte felter. Les mer om egendefinerte felter her.

3. Fakturering på arbeidsordrer deles i fire faser:

1. Opprett grunnlag (timer og kostnader)
2. Opprett faktura basert på grunnlag
3. Kontrollér at resultatet blir riktig
4. Overfør fakturagrunnlag til økonomisystem

Fase 1: Opprett grunnlag 

Her vil brukerne måtte registrere timer og kostnader som normalt - dette skjer under “Behandle arbeidsordre” i fanene Timeregistrering og Kostnader. 

Tips! For å gjøre det enkelt å navigere deg frem til saker med førte timer og/eller kostnader, kan man opprette egendefinerte felter på arbeidsordre. Man kan f.eks. lage et felt som heter "Førte timer" og et annet som henter Første kostnader", som bruker kan føre inn "Ja" når de har lagt inn noe her. Da vil du nemlig kunne visualisere i arbeidsordreoversikten om det er ført timer/kostnader eller ikke. 

F.eks. kan man også lage et egendefinert felt som heter "Ferdig fakturert", som den som oppretter grunnlaget kan fylle ut når man har gjort det.  

Fase 2: Opprett faktura basert på grunnlag 

Bruker velger hvilke grunnlag som skal inkluderes, og oppretter fakturagrunnlag. Det er ikke mulig å opprette et fakturagrunnlag dersom ingen timer eller kostnader er valgt/registrert. Bruker kan filtrere på registrert dato, både for timeregistreringer og kostnader. Det kan være nyttig bl.a. ifm. fakturering av rutiner (“fakturér alt som ble registrert i september”). Når et grunnlag har blitt inkludert i en faktura, er det ikke mulig å velge samme grunnlaget i en ny faktura. Dette er for å hindre at man fakturerer samme tingen flere ganger. Dersom et fakturagrunnlag blir feil eller må oppdateres, kan man slette fakturaen og opprette den på nytt. Da vil grunnlagene som ble valgt i den slettede fakturaen kunne velges på nytt. 

Merk: Faktura blir ikke automatisk overført til økonomisystem med en gang de blir opprettet. Dette er fordi man skal ha mulighet til å kontrollere grunnlaget før det overføres, og fordi man ikke nødvendigvis vil la de samme brukerne som kan lage fakturagrunnlag overføre dette rett inn i økonomisystem. 

Fase 3: Kontrollér resultat 

Per nå kan man se totalt antall timekostnader og andre kostnader i tabellene for fakturagrunnlag per arbeidsordre og i tabellene for utestående fakturagrunnlag og historikk. 

Fase 4: Overfør fakturagrunnlag til økonomisystem 

Her går man inn på oversikten over utestående fakturagrunnlag, velger de fakturagrunnlagene man ønsker å overføre, og trykke på knappen “Overfør valgte”. 

4. Filtrering/bruk av tabell

• Søkefeltet lar deg søke på ID, fakturamottaker, totale timekostnader og andre kostnader
• Funksjon for sletting av fakturagrunnlag
• Fakturagrunnlag uten feil viser ikke varseltrekant i tabellen
  • Varseltrekant vises dersom grunnlaget mangler info. Klikk på varseltrekanten for å fikse feil, egen modal dukker opp hvor man kan rette opp det som er feil:
    • Man kan fikse problemer knyttet til timeregistreringer: mangler produktkode, mangler obligatoriske kontoplaner, mangler MVA-kode når kontoplaner er valgt
    • Man kan fikse problemer knyttet til kostnadsregistreringer: mangler produktkode, mangler obligatoriske kontoplaner, mangler MVA-kode når kontoplaner er valgt

5. Overføring til økonomisystem

• Hvis man forsøker å overføre et utvalg av fakturagrunnlag hvor en eller flere av radene har mangler, får man beskjed om at man må rette feilene først.
• Hvis man forsøker å overføre et utvalg av fakturagrunnlag som ikke inneholder noen mangler, overføres grunnlagene i bakgrunnen.
• Mulighet til å laste ned, åpne og inspisere rapporter for overførte fakturagrunnlag (side for "Tidligere overføringer").
• Epost-varsling om fullført overføring om ønskelig.

5.1 Regler for standardverdier av kontering 

Verdier for produktkode, kontoplanverdier og MVA-koder velges etter "nærhetsprinsippet" - verdien som er "nærmest" en gitt fakturalinje (timeregistrering eller kostnadsregistrering) blir valgt. Dvs. at:

• Produktkode hentes fra bygg hvis ikke registrert på time/kostnad
• MVA-kode hentes fra produktkode, bygg, produktkode på bygg (i den rekkefølgen) hvis ikke registrert på time/kostnad
• Kontoplanverdi for konteringsdimensjon hentes fra produktkode, bygg, produktkode på bygg (i den rekkefølgen) hvis ikke registrert på time/kostnad. Kontoplanverdier for forskjellige konteringsdimensjoner kan hentes fra forskjellige ledd.

Hvis produktkode/mva-kode/kontoplanverdi er registrert i ett av disse leddene, vil ikke denne regnes som "manglende" i tabellen. 

6. Opprette fakturagrunnlag - Forslag arbeidsflyt

• Etter at utfører har registrert timer og/eller kostnader på arbeidsordren/rutinen, vil det vises inne på saken i fane for dette.
• Klikk fane Fakturering inne på arbeidsordren/rutinen:
  • Pass på at Fakturamottaker og Oppdragsgiver er korrekt
• Klikk på Lag fakturagrunnlag, og huk av på timerne/kostnadene du ønsker å inkludere:
• Gå til Fakturering i menyen til venstre > Fakturagrunnlag. Her vises alle fakturagrunnlag du har opprettet, som ikke er overført enda
• Huk av på fakturagrunnlagene du ønsker å overføre > Klikke på Overfør valgte:
• Da vil det legge seg under Historikk i menyen (oversikt over historiske fakturagrunnlag), og Tidligere overføringer (kan ta ut rapporter her).