Opprett et nøkkelskap

Det første du må gjøre er å opprette et nøkkelskap. Det gjøres på følgende måte:

1. Klikk deg inn i Utleiemodulen
2. Klikk på Nøkler i sidemenyen til venstre, deretter klikk Nøkkelskap, og til slutt Nytt nøkkelskap.
3. Gi et navn til nøkkelskapet og skriv tall på første posisjon og siste posisjon (tallene mellom blir lagt inn automatisk). Klikk Opprett nøkkelskap.

Når du har laget et nøkkelskap kan du begynne å legge inn nøkler.

1. Klikk deg inn på Nøkler, deretter på Oversikt. Du kan velge i fanene om du vil se oversikt over alle nøkler, opprette nye, se utlånte nøkler som er gått over frist, eller utlånte nøkler for avsluttede leieforhold.
2. Trykk på Opprett nøkler. Velg hvilket leieobjekt nøkkelen tilhører, ID på nøkkelen, hvilken nøkkeltype det er og hvilken posisjon det har i nøkkelskapet. Du kan også legge til eventuell annen merknad.
    

Utlån av nøkler

Det er tre ulike måter å låne ut nøkler på, og uansett hvilken løsning du velger vil siden for nøkkeladministrasjon bli oppdatert korrekt, så lenge du følger riktig fremgangsmåte som beskrevet under.

1. Registrer et utlån til en leietaker via Nøkler-siden i menyen
   Gå til oversiktssiden for nøkler, og klikk på leieobjektet. Gå til fane Aktive leieforhold, og klikk på tannhjulet. Velg Nøkkeladministrasjon. Under fanen Nytt utlån velger du nøkkelen som skal lånes ut, og leietakeren. Du kan også sette en innleveringsfrist. Trykk til slutt på Registrer. 
   OBS ! Dersom du huker av på “Registrer ut automatisk”, vil nøkkelens status i nøkkelskapet bli oppdatert til “utlånt”, og vise leietakers navn som innehaver av nøkkelen. Huker du ikke av på dette, vil ikke nøkkelen faktisk være registrert på leietaker enda. Da må du gjøre følgende for å oppdatere nøkkelens status til utlånt: Gå tilbake til oversiktssiden for Nøkler. Som du ser, vil statusen fremdeles stå som “Ikke utlånt”. Klikk på de tre strekene til høyre på linjen til leieobjektet, og “Registrer ut”. Da vil status endre seg til å vise leietakers navn, som indikerer at det er de som er innehaver av nøkkelen.
2. Registrer et utlån til en leietaker via leieforholdet 
   Finn leieforholdet du vil låne ut en nøkkel på. Klikk på tannhjulet, og Nøkkeladministrasjon. Under fanen Nytt utlån velger du nøkkelen som skal lånes ut, og leietakeren. Du kan også sette en innleveringsfrist. Trykk til slutt på Registrer. 
   OBS! Dersom du huker av på “Registrer ut automatisk”, vil nøkkelens status i nøkkelskapet bli oppdatert til “utlånt”, og vise leietakers navn som innehaver av nøkkelen automatisk. Huker du ikke av på dette, vil ikke nøkkelen faktisk være registrert på leietaker enda. Da må du gjøre følgende for å oppdatere nøkkelens status til utlånt: Gå tilbake til oversiktssiden for Nøkler. Som du ser, vil statusen fremdeles stå som “Ikke utlånt”. Klikk på de tre strekene til høyre på linjen til leieobjektet, og “Registrer ut”. Da vil status endre seg til å vise leietakers navn, som indikerer at det er de som er innehaver av nøkkelen nå. Denne funksjonen er nyttig å bruke dersom en nøkkel skal leies ut til en intern bruker (f.eks. en utfører som skal gjøre vedlikehold på leieobjektet).
3. Registrer et utlån på et leieobjekt.
   Gå inn på leieobjektet du skal låne ut nøkkel på. Det trenger ikke være et aktivt leieforhold på leieobjektet. Trykk på menyen til høyre og klikk Nøkkeladministrasjon.
   Følg samme fremgangsmåte som når du skal låne ut en nøkkel på et leieforhold. Forskjellen er at på leieobjekt kan du velge mellom alle brukere i systemet som låntaker.
    

Registrere en nøkkel inn i nøkkelskapet etter utlån

Når leietaker flytter, eller av andre årsaker leverer nøkkelen tilbake, kan du registrere det på 2 ulike måter:

• Via siden for nøkkeladminstrasjon

Klikk på de tre strekene på linjen til leieobjektet. Velg “Registrer inn” for å registrere nøkkelen tilbake inn i nøkkelskapet. Husk å evt. laste ned skjema for innkvittering.

• Via siden for leieforhold

Naviger deg frem til leieforholdet, og klikk på Tannhjulet. Velg nøkkeladministrasjon, og pass på å bytte til fane “Utlånte nøkler”. Klikk så på den grønne knappen “Registrer inn”. Ønsker du å laste ned skjema for innkvittering må du huke av på boksen til høyre, for så å klikke på “Skjema for utkvittering”-knappen nederst på siden. 
Følger du disse stegene vil nøkkelen få riktig status, ”Ikke utlånt”, i nøkkeloversikten.

Valgmuligheter i oversikten på utlånte/ledige nøkler

Under Nøkler > Oversikt har du oversikt over alle nøkler som er utlånt/innlevert. Ved å klikke på hamburgermenyen til høyre på en nøkkel i oversikten, får du flere alternativer for nøkkeladministrasjonen:

• Registrer ut (dersom nøkkelen ikke er utlånt enda): ved å klikke her vil nøkkelen få status Utlånt.
• Skjema for ut- og innkvittering: her kan du laste ned et skjema som kan fylles ut og signeres av både leietaker og utleier.
• Rediger: her kan du redigere nøkkelen. Funksjonen lar deg endre ID, nøkkeltype, posisjon i nøkkelskap samt legge til eventuelle merknader/notater.
• Historikk: her kan du se all historikk som har med nøkkelen og gjøre. Du får full oversikt over hvem som har lånt nøkkelen til hvilke tidspunkter, om den er meldt tapt osv.

I tillegg har du ulike knapper øverst i oversikten:

• Vis/skjul kolonner: lar deg tilpasse hvilke du ser i oversikten
• Excel/PDF: lar deg ta eksport av oversikten i ønsket format
• Print: gir deg en side som er utskriftsvennlig

Elektronisk signering for utlån av nøkler

Dette gjøres på tilnærmet lik måte som elektronisk signering av leiekontrakter.

Gå til leieforholdet > Tannhjul > Nøkkeladministrasjon:

Gå til fane for Elektronisk signering. Deretter velger du riktig nøkkel fra nedtrekksmenyen, og klikker på Signer-knappen:

På Valg-knappen øverst til høyre kan du forhåndsvise signeringsdokument, eller slette dersom det ble feil.

Klikker du på Send til signering-knappen blir det sendt en e-post til begge parter, hvor de klikker på en link og signerer med signatur/bankID.
Klikker du på Signer nå-knappen kan du gå rett til signering for begge parter, så dette er supert å gjøre dersom du står sammen med leietaker og skal signere med en gang.

Utover det gjøres selve signeringen på samme måte som leiekontrakter.