Hvordan opprette en ny arbeidsordre på web
Table of Contents
En arbeidsordre er definert som en enkeltstående oppgave (uten intervall som rutiner har). Dersom du ønsker å opprette en rutine, må dette gjøres via rutiner-siden, eller fra brannboka (for rutiner som gjelder brann). Du har samme input-felter på arbeidsordre og rutiner, den eneste forskjellen er hvor du oppretter dem i systemet. Både arbeidsordre og rutiner behandles på samme måte. Se hvordan du behandler arbeidsordre.
Klikk på «Arbeidsordre» i hovedmenyen, og så «Opprett arbeidsordre». Du har også snarvei til å opprette ny arbeidsordre dersom du er inne på «Oversikt»-siden, eller fra Eiendomsstrukturen (Finn objektet og høyreklikk).
Når du oppretter en arbeidsordre ser du flere faner øverst. Du trenger ikke fylle ut informasjon på alle fanene, men må fylle ut felter som er merket med en rød stjerne.
Nedenfor kan du lese deg gjennom utfylling av hver fane.
Generelt
- Du må velge type før du kan velge det spesifikke objektet (f. eks en bygning eller et anlegg). Når du har valgt type, får du opp en ny nedtrekksmeny for å velge objekt. Når du oppretter en arbeidsordre kan du kun velge ett objekt, men du kan kopiere arbeidsordren over til flere objekter senere.
- Fyll inn oppgaveteksten.
- Velg utfører(e): under “Ansvarlig utfører” finner du interne brukere som er opprettet i LAFT, samt leverandører. Du kan bruke søkefeltet for å søke opp spesifikke brukere, og/eller leverandører. Søk f.eks. på “Leverandør” for å få opp alle leverandører.
Du kan velge én eller flere utførere, både blant interne og leverandører. Leverandører må være opprettet i forkant.- Verdt å merke seg ang. tildeling av arbeidsordre/rutiner til leverandører: Dersom både en intern bruker og en leverandør blir satt som utførere, vil den interne brukeren bli valgt som hovedansvarlig bruker. Dersom du tildeler en oppgave til flere leverandører, og ikke noen interne brukere, er det den første leverandøren du klikker på som blir satt som hovedansvarlig. Dette kan endres i etterkant.
- Dersom du ønsker å tildele oppgaven til noen som enda ikke har brukertilgang til LAFT, er det en egen knapp for å hurtigopprette brukere: “Inviter utfører+”. Klikker du her kan du fylle ut fornavn, etternavn, e-post, samt velge rolle. Ved opprettelse får vedkommende kun tilgang til objektet hen blir satt som utfører på, men tilganger kan enkelt endres ved å redigere brukeren i etterkant. Les mer om det her.
- “Privat oppgave” vil gjøre arbeidsordren synlig kun for deg som utsteder og den du tildeler den til.
-
Dersom du har opprettet sjekklister til bruk på arbeidsordre/rutiner velger du dette fra nedtreksmenyen “Legg ved sjekkliste”.
- Frist: Sett ønsket frist. Trykk på “Frist” for å få opp kalender og velg en dato.
Obs! Ønsker du repeterende oppgaver? Bruk heller rutiner til repeterende oppgaver. Da får du gruppert rutinene dine i kategorier.
- Prioritet står automatisk på lav. Huk av for høyere prioritet dersom ønskelig. Dette påvirker ikke varslinger for arbeidsordren e.l.
- Tiltakstyper: som ny kunde i systemet vil du ha noen standard tiltakstyper tilgjengelig. Du kan velge en av disse, eller en tiltakstype du selv har opprettet. Tiltakstyper lar deg gruppere oppgaver slik at du lettere kan få oversikt over hvor mange arbeidsordre som for eksempel havner i kategorien “Drift”, og hvor mange som havner i kategorien “Avvik”.
Bygningsdel
Dersom du ønsker å spesifisere nærmere hvor i et bygg arbeidsordren skal utføres kan du gjøre det her. Du kan velge bygningsdel fra nedtrekksmenyen, skrive inn et romnummer, og velge en komponentkode.
Varslinger
Under varsling kan du styre hva slags varslinger som skal bli sendt på e-post til utfører(e) og til deg som utsteder.
Følgende varslinger blir sendt som standard dersom du ikke huker av noen av disse boksene:
- Varsling til utfører om at de er blitt tildelt en arbeidsordre
- Oppdateringer på arbedsordren: Endring av ansvarlig utfører, gjenåpning av oppgaven, endring av prioritet eller frist
- Når det leveres inn en sjekkliste på oppgaven
- Når en arbeidsordre blir godkjent
- Påminnelse om oppgave dagen for fristen
Styring av varslinger på arbeidsordre/rutiner
- Deaktiver varsling til utfører: Dersom du huker av denne sendes ingen av varslingene i listen over til utfører
- Varsle utfører om oppdateringer: Denne boksen styrer om den du har satt som hovedansvarlig utfører skal varsles om oppdateringer.
- Varsle utsteder om oppdateringer: Denne styrer om du som utsteder av oppgaven skal motta varslinger om oppdateringer på oppgaven
- Varsle utsteder om ferdigstillelse: Huker du av denne får du beskjed når utfører har satt oppgaven som utført
- Send SMS-varsling til utfører: dette gir utfører varslinger på SMS. Merk at dette vil medføre en kostnad for kommunen for SMS-utsendelser
Annet
Dersom du har opprettet egendefinerte felter vil de ligge her. Her kan du også velge å tildele oppgaven til en fagspesialistrolle i stedet for å tildele den direkte til en utfører.
Denne fanen vil ikke være synlig dersom du ikke har opprettet noen fagspesialistroller, eller egendefinerte felter.
Klikk til slutt på «Opprett arbeidsordre». Du får da opp arbeidsordren, og kan velge å behandle den med en gang dersom det er aktuelt (hvis du for eksempel laget den til deg selv).
- Dersom du ønsker å legge ved bilder eller andre vedlegg til arbeidsordren kan du gjøre det nå som arbeidsordren er opprettet. I den øverste rekken med faner finner du «Kommentarer/bilde/vedlegg». Klikk her og last opp filer fra din datamaskin.
- Du kan også laste opp en plantegning med arbeidsordren. Dette er kun tilgjengelig for arbeidsordre på bygning, etasje og rom. Plantegningen må være lastet opp på en etasje i forkant.
- Dersom du ønsker å kopiere arbeidsordren du har laget til flere bygg, går du opp til menyen (grå boks med tre streker) øverst i høyre hjørne og klikker på «Kopier arbeidsordre». Da kan du velge et eller flere bygg å kopiere arbeidsordren til. Du kan også velge om du vil kopiere med utførere på oppgaven og eventuelle underoppgaver.