Hvordan opprette en sjekklistemal

1. Klikk deg inn på Sjekklistemaler > Administrer sjekklister:

2. Klikk på “+Ny sjekklistemal” øverst i høyre hjørne

3. Gi et navn til sjekklisten, og velg hva sjekklisten skal leveres på. Her kan du også velge om en kopi av den innleverte sjekklisten skal legge seg i dokumentarkivet (til objektet sjekklisten er levert på) ved innlevering.
Du velger isåfall hvilken hovedmappe den utfylte sjekklisten skal havne i, og gir undermappen for sjekklistemaler ønsket navn:

• Sjekklister: lar deg fylle ut og levere sjekklister på alle objekter via sjekklistemodulen.
• Drift og vedlikehold: lar deg legge ved sjekklister på arbeidsordrer/rutiner.
• Utleie: sjekklisten vil bli tilgjengelig i utleiemodulen, under Innstillinger > Skjemaer. Brukes hvis du skal lage en sjekkliste på f.eks. inn- og utsjekk, og/eller tilstandsvurdering av et leieobjekt

4. Klikk på “Legg til nytt spørsmål”. Da åpnes et felt hvor du kan tilpasse spørsmålet og svaralternativene slik du vil. Her kan du skrive spørsmålet i fritekst, og velge ulike svaralternativer ved å klikke på “Legg til svar”:

• Nedtrekksmeny: her legger du en beskrivelse av svaret (flere alternativer skilles med semikolon), og legger til svaralternativer. Du kan også velge å huke av på om brukeren skal kunne velge flere alternativer, og om spørsmålet skal være obligatorisk eller ikke.
• Radioknapper: her legger du en beskrivelse av svaret (flere alternativer skilles med semikolon), og legger til svaralternativer. Du kan også velge å huke av på om spørsmålet skal være obligatorisk eller ikke.
• Tekstlinje: lar bruker skrive en linje i fritekst.
• Tekstavsnitt: lar bruker skrive et avsnitt i fritekst.
• Tilstandsgrad: lar bruker sette tilstandsgrad – B (besvares ikke), 0, 1, 2 eller 3. Dette svaralternativet må benyttes dersom dere ønsker mulighet for automatisk opprettelse av arbeidsordre ved avvik (når sjekklisten blir levert med TG2 og/eller TG3). Les mer om opprettelse av arbeidsordre fra sjekklister her. Dersom du ønsker denne automatikken må du i tillegg velge hvilken tiltakstype som skal settes på arbeidsordren(e) som opprettes når sjekklisten blir levert (les mer om tiltakstyper her).

• Tilstandsgrad fra IK-Bygg: lar bruker sette tilstandsgrad på valgt spørsmål fra IK-Bygg – B (besvares ikke), 0, 1, 2 eller 3. Forskjellen på denne og vanlig tilstandsgrad er at man her velger hvilken brukerrolle som svaret skal registreres på (forvalter, eier, bruker eller utfører), samt at man i tillegg knytter spørsmålet til et internkontrollspørsmål. Når sjekklisten leveres vil IK-Bygg også bli oppdatert.
  Dette svaralternativet må benyttes dersom dere ønsker mulighet for automatisk opprettelse av arbeidsordre ved avvik (når sjekklisten blir levert med TG2 og/eller TG3). Les mer om opprettelse av arbeidsordre fra sjekklister her.
  Dersom du ønsker denne automatikken må du i tillegg velge hvilken tiltakstype som skal settes på arbeidsordren(e) som opprettes når sjekklisten blir levert (les mer om tiltakstyper her).
• Tall: lar bruker svare ved å sette inn et tall.
• Dato: lar bruker svare ved å sette en dato i kalenderen.
• Vedlegg: lar bruker laste opp vedlegg. Her får man opp en nedtrekksmeny som viser en oversikt over mappene i dokumentarkivet, slik at vedlegget kan lastes opp dit.
• Det er mulig å legge til underspørsmål, og det gjøres ved å klikke på “Legg til nytt underspørsmål”.
• Husk å klikke på Lagre-knappen på hvert spørsmål. For å se hvordan resultatet vil se ut kan du bruke “Forhåndsvis”-knappen nederst. Du kan også enkelt endre rekkefølgen på spørsmålene, ved å klikke og dra på -symbolet til venstre for spørsmålet.

Husk å klikke på Lagre-knappen når du er ferdig. Du kan da finne sjekklisten under Sjekklistemaler > Administrer sjekklister i menyen til venstre.
For å deaktivere spørsmål: huk av på “Deaktiver spørsmål”, og klikk Lagre. Da vil spørsmålet bli grått. For å aktivere igjen huker du bort avhukingsboksen igjen, og klikker Lagre.

Opprette rutine med en sjekklistemal

Når en sjekklistemal er opprettet, kan du opprette en rutine med den for å sette på frist, intervall, samt tildele til riktig person(er) - direkte fra sjekklistemodulen! Det gjøres fra oversiktssiden over sjekklistemaler eller inne i redigeringsmodus på en sjekklistemal. 
Obs! Sjekklistemalen må være tilgjengelig i modul Drift og vedlikehold for å ha denne muligheten.
Admin og forvalter har tilgang til dette.

Når du klikker på “Opprett rutine” får du opp en modal hvor du må velge objekttype rutinen skal opprettes for (eiendom, bygning..), samt hvilken av kategoriene deres rutinen skal legge seg i (i Brannbok eller Rutiner):

Når du så går til behandling av rutinen vil det komme tydelig frem at den er opprettet via Sjekklistemal-funksjonen:

Hvordan deaktivere/slette en sjekklistemal

Merk at det kun er mulig å deaktivere sjekklister som har blitt levert, ikke slette fullstendig. Dette er for å bevare historikken.

Gå til Sjekklistemodulen > Sjekklistemaler > Administrer sjekklister.
For å slette/deaktivere en sjekkliste klikker du enten på de tre prikkene til høyre på ønsket sjekkliste, eller, dersom du er inne og redigerer en sjekkliste, på “Deaktiver sjekklistemal” øverst på siden.

Deaktiverte sjekklister vil fortsatt være å finne i oversikten, men det vil stå “(Deaktivert)” foran navnet på sjekklisten.
For å aktivere en deaktivert sjekkliste, klikker du på de tre prikkene til høyre på ønsket spørsmål > Aktiver.