Se egen veiledning om hvordan man fyller ut sjekklister her. 
Ønsker du å se en video om hvordan avvikshåndtering kan gjøres, finner du det i videobiblioteket vårt, her.

Når du har levert en sjekkliste som inneholder et eller flere avvik, er det lurt å ta dette videre med en gang. Da kan du velge å manuelt opprette en arbeidsordre fra sjekklisten. Slik går du frem:

• Lever sjekklisten på vanlig måte.
• Dersom du leverer en sjekkliste via en arbeidsordre/rutine, vil du i dét du leverer sjekklisten sendes tilbake til siden for å behandle arbeidsordren/rutinen. Det er lurt å håndtere avvikene i sjekklisten først, før du senere behandler saken ferdig og setter den til status Utført. 
  Scroll deg ned til der du får oversikt over sjekklisten(e) i saken, og klikk på øyeikonet for å åpne sjekklisten igjen:

• Klikk på Opprett arbeidsordre-knappen øverst på siden: 

• Finn spørsmålet som inneholder avvik, og klikk på det slik at det bli gråmarkert/kommer en grønn markering rundt spørsmålet. Ønsker du å knytte flere av spørsmålene med avvik (om det er flere) til samme arbeidsordre, kan du opprette dem som underoppgaver nå. Da klikker du på alle spørsmålene du ønsker å ha med som underoppgaver. 
  “Hoved”arbeidsordren vil da være spørsmålet du klikket på først, mens de andre spørsmålene vil opprettes som underoppgaver til denne.
• Ved behandling av arbeidsordren vil det se slik ut: 

• Under “Meldt inn via” står det sjekkliste. Denne knappen er klikkbar, slik at du kommer direkte inn i sjekklisten som arbeidsoppgaven er hentet fra.
• Når du har valgt ut spørsmål(ene), scroller du nederst på siden, og klikker på den grønne Opprett arbeidsordre med x underoppgaver-knappen. Da får du opp følgende boks: 

• Har du flere spørsmål med avvik, og ønsker å opprette separate arbeidsordre for alle (ikke opprette 1 arbeidsordre med flere underoppgaver som beskrevet over), klikker du på Opprett flere arbeidsordrer, og gjentar operasjonen i de første punktene så mange ganger som nødvendig. Når du er ferdig kan du enten klikke på “Gå til behandling av arbeidsordre”-knappen, eller gå tilbake og følge opp sakene senere. Du vil alltid finne alle arbeidsordene (avvikene) du nå har laget i Innboksen i LAFT (inne i DV-modulen, i fanen “Andre” saker. På den måten kan du (eller andre) følge opp sakene fortløpende.
• Husk å endre status på arbeidsordren/rutinen som du åpnet sjekklisten fra til Utført når du er ferdig å behandle den (dersom du ikke valgte å ferdigstille rutinen ved innlevering av sjekklisten).
• Behandle arbeidsordre fra sjekklister: Alle ubehandlede saker i LAFT (der det mangler frist og/eller utfører) finner du alltid i Innboksen i DV-modulen. Sakene som kommer inn fra sjekklister finner du i “Andre”-fanen, og behandles på samme måte som alle andre saker; de må tildeles rett utfører, settes frist på osv. Det er i tillegg lurt å sette en tiltakstype som dere har definert som avvik. Se egen veiledning om flagging” av tiltakstyper, slik at de representerer et avvik. 
  Når dere har satt tiltakstype og lagret, vil sakene som dere definerer som avvik visualiseres på oversiktssiden: 
  

I denne delen av veiledningen forklarer vi hvordan opprettelse av arbeidsordre fra sjekklister kan skje automatisk: Se egen veiledning om hvordan man fyller ut sjekklister her. Ønsker du å se en video om hvordan avvikshåndtering kan gjøres, finner du det i videobiblioteket vårt, her. For at det automatisk skal bli opprettet en arbeidsordre fra en sjekkliste når det registreres et (eller flere) avvik, må sjekklistemalen tilpasses først. Slik går du frem: 
I sjekklistemodulen > Sjekklistemaler > Administrer sjekklister 

Finn i oversikten (eller opprett..) sjekklistemalen du ønsker å tilpasse. Vil du tilpasse en eksisterende sjekklistemal klikker du på navnet på den for å starte redigeringsmodus.

Finn/legg til spørsmål, og legg til svaralternativ Tilstandsgrad eller Tilstandsgrad fra IK-Bygg:

• Da vil du se at du kan velge tiltakstyper. Disse må du på forhånd ha gjort slik at de representerer et avvik (les mer om tiltakstyper her). Velger du "Ingen" her, vil det ikke bli opprettet noen arbeidsordre automatisk senere:

• Klikk Lagre når du er ferdig
• Ved utfylling vil det da komme opp følgende tekst på spørsmål med TG som svaralternativ: "Generer arbeidsordre ved avvik"

• Når sjekklisten blir levert, vil det automatisk opprettes arbeidsordre på spørsmål med TG2 og/eller TG3, både på egendefinerte spørsmål og på spørsmål fra IK-Bygg. Du vil kunne finne igjen arbeidsordrene i Innboksen i LAFT, inne i DV-modulen, i fanen "Andre" saker. På den måten kan du (eller andre) følge opp sakene fortløpende

• Når du har satt frist og/eller utfører vil saken forsvinne fra Innboksen. Men du vil enkelt kunne finne dem igjen i arbeidsordreoversikten, ved å søke på teksten "Avvik på sjekkliste":

 Du kan også filtrere på tiltakstyper, dersom du har flere ulike tiltakstyper som representerer avvik.    

Etter innlevering av sjekkliste:

• Husk å endre status på arbeidsordren/rutinen som sjekklisten ble levert i til Utført når du er ferdig å behandle den (dersom du ikke valgte å ferdigstille rutinen ved innlevering av sjekklisten).

Sakene som defineres som åpne avvik visualiseres på oversiktssiden i DV-modulen:  

Og i Innsiktsmodulen:  Arbeidsordre som har blitt opprettet automatisk fra sjekklister har også en egen metrikk: 

Vær obs på at tabellen du kommer til når du klikker på denne, vil vise deg alle saker med tiltakstype som representerer avvik. Dette fordi vi ikke har på plass egen filtrering på disse arbeidsordrene enda (dette vil selvsagt komme fortløpende). Men dette kan du løse ved å i tillegg skrive "Avvik på sjekkliste" i søkefeltet, da alle disse sakene vil få dette som en del av oppgaveteksten sin: