Med fristående checklistor menar vi checklistor som fylls i och levereras utan att vara kopplade till en rutin i LAFT. Det vill säga via Checklista-modulen > Ifyllning. Du har tillgång till att göra detta både via webben och i LAFT-appen.

Checklistan fylls i och skickas in på vanligt sätt: Ifyllande av en checklista

När checklistan har skickats in, och om en eller flera avvikelser upptäcks, följ proceduren som beskrivs här: Skapa arbetsordrar från checklistor

Rutinen måste först skapas i LAFT, och det måste finnas en eller flera checklistor kopplade till rutinen:
Rutiner i LAFT

Rutinen bör ändra status från Tilldelad till Pågående . Detta är för att tala om för systemet (och loggen) att du har sett ärendet och börjat arbeta med det:
Hantera rutiner

Hitta sedan checklistan i rutinen, fyll i den och lämna in den på vanligt sätt:
Att fylla i en checklista

Om du upptäcker en eller flera avvikelser i checklistan, följ stegen för att skapa arbetsordrar (eller handlingsplaner) från checklistor:
Arbetsordrar och handlingsplaner från checklistor

När checklistan är ifylld och skickad, och arbetsordern med avvikelser har skapats (antingen manuellt eller automatiskt), ändra rutinens status till Slutförd .

När du manuellt skapar en arbetsorder från checklistan:
Det viktiga att göra när du skapar arbetsordern (avvikelse) är att ställa in åtgärdstypen "Avvikelse" på denna arbetsorder (eller en annan åtgärdstyp som du har definierat som en avvikelse). Läs mer om åtgärdstyper och hur man definierar avvikelser här .
Detta gör det enklare att följa upp avvikelserna i efterhand och säkerställa att de stängs inom tidsfristen. Om du definierar arbetsordern med en åtgärdstyp som representerar en avvikelse kan du få dem att visas på översiktssidan, här:

Dessutom kan du filtrera efter åtgärdstyper i uppgiftsöversikten via avancerad sökning:

Översikten uppdateras sedan med alla ärenden som har valt/valda åtgärdstyper enligt ditt filter. Du kan också ställa in filtret ytterligare, genom att t.ex. i fliken "Deadline", endast visa försenade arbetsordrar. Din översikt visar då om du har några avvikelser som har överskridit deadline.

Läs mer om att manuellt skapa arbetsordrar från checklistor här .

När du automatiskt skapar en arbetsorder från checklistan:
Om checklistmallen du fyller i har anpassats korrekt i förväg av administratören eller chefen, kommer allt detta att ske automatiskt, och allt du behöver göra är att skicka in checklistan. Arbetsordrar skapas då automatiskt för alla frågor du har besvarat som avvikelser, och rätt åtgärdstyp ställs in enligt inställningarna som definierats i checklistmallen.

Läs mer om automatiskt skapande av arbetsordrar från checklistor här .

Om du upptäcker en avvikelse i en rutin som inte har en checklista kopplad till sig kan du göra följande för att säkerställa att avvikelsen dokumenteras och följs upp:

• Skapa en deluppgift för rutinen:
  När du bearbetar rutinen klickar du på fliken Deluppgifter. Skriv en beskrivande uppgiftstext och klicka på ”Skapa deluppgift”.
  Deluppgiften kommer alltid att finnas under rutinen, så här:

Deluppgiften blir en separat arbetsuppgift, men är alltid associerad med huvuduppgiften (rutinen). Den bearbetas på samma sätt som alla andra arbetsuppgifter i LAFT; ange utförare, deadline, åtgärdstyp etc.:

Det är viktigt att ställa in åtgärdstypen "Avvikelse" på arbetsordrar som representerar en avvikelse för att säkerställa vidare uppföljning och rapportering. Läs mer om åtgärdstyper och hur man definierar avvikelser här .

Detta gör det enklare att följa upp avvikelserna i efterhand och säkerställa att de stängs inom tidsfristen. Om du definierar arbetsordern med en åtgärdstyp som representerar en avvikelse kan du få dem att visas på översiktssidan, här:

Dessutom kan du filtrera efter åtgärdstyper i arbetsorderöversikten via avancerad sökning:

Översikten uppdateras sedan med alla ärenden som har valt/valda åtgärdstyper enligt ditt filter. Du kan också ställa in filtret ytterligare, genom att t.ex. i fliken "Deadline", endast visa försenade arbetsordrar. Din översikt visar då om du har några avvikelser som har överskridit deadline.

• Alternativt kan du skapa en helt ny arbetsorder (inte en deluppgift) och referera till rutinen (antingen rutinens ID-nummer, uppgiftstext etc.). Följ sedan samma procedur som beskrivits tidigare; skriv en förklarande uppgiftstext, ange utförare, deadline, åtgärdstyp Avvikelse etc.

Detta gäller om du har upprättat en årscykel och arbetar med tillståndsbedömning via IK-bygg, d.v.s. via denna modul:

Per definition finns det en avvikelse i IK-bygg när en TG2 eller 3 sätts på en fråga. För att ta detta vidare kan den som upptäcker avvikelsen, eller andra som följer upp i IK-bygg, i praktiken bara uppdatera TG:n så snart avvikelsen har korrigerats. Det är viktigt att lägga in kommentarer, uppdatera kostnader etc. längs vägen, så att man får en så noggrann händelselogg som möjligt.

Om du däremot vill ha en mer dokumenterad avvikelsehantering, med möjlighet att sätta utförare, deadline och annat för avvikelsen, rekommenderar vi att du gör detta via LAFT:s DV-modul istället. Så här går du tillväga:

Klicka på ”Ny arbetsorder”. Den här knappen visas när du håller muspekaren över det markerade området:

Du kommer då att skickas till LAFT och skapa arbetsordern som vanligt. Det du däremot ska göra nu är att ställa in åtgärdstypen "Varians" på denna arbetsorder (eller en annan åtgärdstyp som du har definierat som en avvikelse). Läs mer om åtgärdstyper och hur man definierar avvikelser här .
Detta gör det enklare att följa upp avvikelserna i efterhand och säkerställa att de stängs inom deadline. Om du definierar arbetsordern med en åtgärdstyp som representerar en avvikelse kan du få dem att visas på översiktssidan.

Dessutom kan du filtrera efter Åtgärdstyper i uppgiftsöversikten via Avancerad sökning.

Översikten uppdateras sedan med alla ärenden som har valt/valda åtgärdstyper enligt ditt filter. Du kan också ställa in filtret ytterligare, genom att t.ex. i fliken "Deadline", endast visa försenade arbetsordrar. Din översikt visar då om du har några avvikelser som har överskridit deadline.