Oppsett

For å overføre riktig fakturagrunnlag til Visma via flatfil må følgende informasjon legges inn i LAFT:

• Oppdragsgiver-ID
• Produktkoder (varenummer) for husleie og evt. leietillegg
• MVA-koder for husleie og evt. leietillegg
• Fullstendig fødselsnummer på alle leietakere

Alle disse må samsvare med eksisterende oppsett i Visma.

For å få lagt inn all denne informasjonen i LAFT blir du tilsendt en av våre importfiler fra din kontaktperson. Dersom du skulle ha behov for å legge til noe manuelt i ettertid kan du nedenfor lese hvordan du gjør det:

Oppdragsgiver-ID:

For å legge til oppdragsiver-ID går du inn i Innstillinger i utleiemodulen og velger fanen «Fakturering». Deretter scroller du deg helt nederst på siden til «Her kan du opprette nye oppdragsgiver-IDer». Fyll inn ID og beksrivelse og klikk på «Legg til ny».

Produktkoder

Produktkoder ligger også i fanen «Fakturering» inne på Innstillinger i utleiemodulen. Scroller du deg litt ned på siden får du oversikt over alle produktkoder som allerede er lagt inn i systemet, og kan legge til nye under denne tabellen. Legg inn produktkoden som samsvarer med varenummer i Visma samt en beskrivelse, for eksempel «Strøm». Klikk så på «Legg til ny». Når du skal bruke denne produktkoden som et tillegg på et leieforhold, så må du først redigere leieobjektet og hente det opp der, før du legger det til på det aktuelle leieforholdet.

Kontoplaner og MVA-koder kan kun opprettes via importfil, eller support hos oss. Ta kontakt på support@laft.io dersom du trenger å opprette dette.

Bruk:

Når du har lagt inn all nødvendig informasjon fra Visma i LAFT er du klar til å begynne å sende over fakturagrunnlag. Se her hvordan du fakturerer.

For deg som ønsker å ta i bruk Web Service, så må du bestille denne pakken også fra Visma. Har du ikke dette henvender du deg til Visma og ber om tilbud på «ws_fakturagrunnlag». Det vil da settes opp møte med din kommune, representanter fra Visma og representanter fra LAFT som setter opp integrasjonen.

For å overføre riktig fakturagrunnlag til Visma via Web Service må følgende informasjon legges inn i LAFT:

På leieobjekter:

• Oppdragsgiver-ID
• Produktkoder (varenummer) for husleie og evt. leietillegg
• MVA-koder for husleie og evt. leietillegg

På leietakere:

• Fullstendig fødselsnummer på alle leietakere
• Org.nummer på organisasjoner

Alle disse må samsvare med eksisterende oppsett i Visma.

For Visma Web Service kan du i tillegg legge inn kontoplaner. Hver kontoplan representerer en konteringsdimensjon. Konteringsdimensjon må være unik.
OBS! Du trenger kun å legge inn dette dersom du ønsker at fakturagrunnlaget fra LAFT skal overstyre oppsettet dere har på leietaker og/eller produktkoden i Visma.

For å få lagt inn all denne informasjonen i LAFT blir du tilsendt en av våre importfiler fra din kontaktperson. Dersom du skulle ha behov for å legge til noe manuelt i ettertid har vi veiledninger på dette her.

Bruk:

Les gjennom denne brukerveiledningen for hvordan du oppretter fakturagrunnlag.

Varseltrekanter på fakturagrunnlag:

Dersom fakturagrunnlag er markert med en rød varseltrekant betyr det at det mangler informasjon på leieforholdet s0m betyr at det ikke vil kunne overføres til Visma. Holder du musepekeren over denne trekanten får du opp informasjon om hva som mangler, og dersom du klikker på den får du mulighet til å legge inn den manglende informasjonen. Når du har gjort dette vil varseltrekanten forsvinne og fakturagrunnlaget er klart for overføring.

Dersom du skulle forsøke å overføre fakturagrunnlag og disse av en eller annen årsak feiler, finner du dem under «Fakturagrunnlag med feilmeldinger». Her kan du se årsaken til at de feilet. Når dette er rettet opp i kan du opprette fakturagrunnlag på disse på nytt og overføre igjen. Merk at du da burde opprette fakturagrunnlag inne på hvert enkelt leieforhold slik at du ikke oppretter for alle leieforhold på ditt område på nytt.

Under «Tidligere overføringer» kan du se rapporter på fakturagrunnlag som er blitt sendt over til Visma.