Varslinger - regler og oppsett
I denne artikkelen går vi gjennom alle varslinger i LAFT, hvor du kan administrere de ulike former for varslinger, samt hva reglene er for varslinger.
Table of Contents
Varslinger på bruker
Det er mulig å skru av/på varslinger fullstendig for en bruker.
Det gjøres ved å gå til Administrasjon > Brukere > finn brukeren > Rediger:
Her kan du huke av på om brukeren skal kunne:
-
Motta varslinger på spørsmål fra Internkontrollen (IK-bygg). Her henvises det til evt. årshjul dere har satt opp i IK-bygg, altså her:
I IK-bygg mottar man nemlig varslinger basert på hvilken rolle man har. Har du tilgang til bygget, og har en rolle som skal svare på spørsmålet, mottar du varsling. For å endre hvilke roller skal skal svare på de ulike spørsmålene kan du gå til Administrasjon > Internkontrollen > Spørsmålsfiltre
-
Motta varsling om oppdatering på arbeidsordre:
- Dersom denne er valgt, får man varsling når man tildeles en ny arbeidsordre/rutine, samt når fristen nærmer seg. Se egne avsnitt om varsling på arbeidsordre/rutiner, samt regler for varslinger under.
Oppsett av varslinger på arbeidsordre/rutiner
Når en arbeidsordre/rutine opprettes er det en egen fane hvor man kan administrere varslinger. Oppsettet her vil kun gjelde for den enkelte saken:
Som nevnt over får man varsling når man tildeles en ny sak, samt når fristen nærmer seg. Utover dette kan man tilpasse her.
For å endre dette oppsettet i etterkant kan man behandle arbeidsordren/rutinen, og klikke på Annen informasjon (merk at det ikke er alle roller i LAFT som har tilgang til dette):
Regler for varslinger ved fornyelse av rutiner
Påminnelse om en rutine varierer utifra intervallet på rutinen:
- < 7 dager til forfall (daglig rutine): Ingen påminnelse.
- 7 til 13 dager til forfall (ukentlig rutine): Påminnelse DAGEN FØR.
- 14 til 29 dager til forfall (halv-ukentlig rutine): Påminnelse 2 DAGER FØR.
- Øvrig: Påminnelse 1 UKE FØR.
- Hvis forhåndsdefinert kalender (flaggdager o.l.): Påminnelse 1 DAG FØR
Påminnelse blir alltid sendt pr epost kl. 07:00.
Når fornyes en rutine?
Når en rutine blir utført, vil den stå som grønn/utført fram til den satte fristen på rutinen. Den vil først bli fornyet (altså få ny frist og få status “tildelt” igjen) kl. 22:00 samme dag som fristen går ut.
Det betyr at dersom du utfører en årlig rutine en uke før fristen, blir den stående som utført helt til dagen for den opprinnelige fristen.
Varslinger på saker fra MittBygg (innmeldingsløsning for rollen Bruker)
Administrator/forvalter kan endre oppsett av varslinger på saker som kommer fra MittBygg (innmeldingsløsning). Det gjøres ved å gå til DV-modulen > Administrasjon > Varslinger.
Her kan du velge om brukeren skal motta varslinger når det kommer inn en ny sak via MittBygg. Brukeren vil da motta varsling om det kommer inn en sak fra et bygg personen har tilgang til. Saken vil fremdeles ligge i Innboksen > fane MittBygg, som alle ubehandlede saker (uten frist og/eller utfører).
Dersom dere har fått satt opp innmelding via e-post kan man også velge om brukeren skal motta varsling på nye e-poster som har kommet inn. Se veiledning: Innboksen i drift og vedlikehold > E-post og SMS
For å sette opp automatisk tildeling av saker fra MittBygg, gå til DV-modulen > Administrasjon > Ansvarlige utførere.
Varslinger i utleiemodulen
Gå til utleiemodulen > Innstillinger > Varslinger. Her kan du administrere varslinger på følgende:
Varsling internt:
- Ved utløp av leieforhold. Du kan velge å skru på at det automatisk opprettes en arbeidsordre ved utløp av et leieforhold. Arbeidsordren vil legge seg i Innboksen i DV-modulen, i fane Utleie (Innboksen i DV-modulen).
Dersom dere ønsker at en fast person skal få tildelt disse sakene, og slippe at de havner i innboksen, kan dere også velge hvem som skal bli satt som utfører på disse sakene her.
Disse arbeidsordrene behandles på samme måte som andre: Hvordan behandle arbeidsordre
Dere kan f.eks. legge ved en sjekkliste i arbeidsordren, for befaring av leieobjektet eller inn/utsjekk
- Loggføring av nedlastning av brevmaler. Her kan dere velge om, og i så fall hvilken, bruker som skal få varsling ved nedlastning av brevmaler (varsel om indeksregulering o.l.).
Varsler til leietaker:
- Ved utløp av leieforhold, og ved utløpg av sikkerhet/garanti. Her kan du sette opp antall dager eller måneder leietaker skal varsles før leieforholdet utløper. For at dette skal fungere må leietaker ligge inn med telefonnummer, da disse varslingene sendes pr. SMS.
Innholdet i SMS´en kan tilpasses ved å endre på feltet “Egendefinert SMS”.
Oversikt over tilgjengelige variabler:
Husk å klikke på “Lagre innstillinger” nederst på siden.