Ta kontakt med cs@laft.io, så hjelper vi deg i gang! Det vil være et etableringsgebyr + et tillegg til den årlige lisensen deres (pris etter avtale).

For å aktivere integrasjonen i LAFT må dere så ta kontakt med ACOS og bestille integrasjonen hos dem + be om at det settes opp et integrasjonsmøte. På dette møtet må både representanter fra LAFT, kunde og ACOS delta. Dette for å sikre at integrasjonen blir satt opp ihht. ønsket struktur. Les mer om hvordan integrasjonen fungerer i eget avsnitt for dette nedenfor. 

LAFT må få tilsendt ACOS URL og API-nøkkel, slik at vi kan legge inn dette på området deres i LAFT. Dette bør oversendes i forkant av integrasjonsmøtet. Det ser slik ut, og er noe dere vil få av ACOS:

Når vi setter opp integrasjonen mot ACOS Websak starter vi med å avklare reglene for arkivering i samarbeid med ACOS og kunden. Dette innebærer å definere hvilke saker eller mapper dokumentene skal plasseres i, og hvilke metadata som skal følge dokumentene videre i arkiveringsprosessen. Metadataene kan omfatte informasjon som status, tittel, skjerming, dokumenttype, oppbygging av tittel og eventuelle andre felt som er nødvendige for å sikre at dokumentene kan gjenfinnes og behandles på riktig måte. 

Selve metadataene sendes fra LAFT til Websak i XML-format. Denne XML-strukturen blir utarbeidet og avtalt i fellesskap mellom LAFT, ACOS og kunden, slik at den både ivaretar kundens behov og følger de tekniske kravene til Websak. I denne prosessen avklares også regler for skjerming av dokumenter, plassering i mappestruktur og hvordan ulike metadatafelt skal fylles ut. 

For å sikre oversikt over hva som er arkivert, kan man i Websak filtrere dokumenter basert på kilde, sakstype eller andre metadatafelt for å se hvilke dokumenter som er sendt fra LAFT.

Automatisk arkivering av signerte leieavtaler/kontrakter/dokumentmaler

Signerte leiekontrakter og dokumentmaler vil automatisk overføres til ACOS i henhold til avtalt oppsett i integrasjonsmøtet. Det gjelder altså kontrakter og dokumenter som administreres via leieforholdet, og signeres via løsningene under:

Filene vil sendes over til ACOS når de er signert av alle parter, og legge seg i ønsket plassering i ACOS i henhold til oppsettet som avklares i integrasjonsmøtet. 
Les mer om elektronisk signering av dokumentmaler her.
Les mer om elektronisk signering av kontrakter her.

Arkivering av brevmaler og dokumentmaler

Du kan overføre brevmaler og dokumentmaler fra alle sider i systemet som har disse løsningene:

• På side Justering av pris på leieforhold - Huk av på leieforholdene du vil generere og laste ned brev/dokument for, og huk av på om det i tillegg skal sendes til ACOS. Filene vil legge seg i ønsket plassering i ACOS, i henhold til oppsettet som avklares i integrasjonsmøtet.
• På side Dokumentmaler > Opprett brev (LAFT´s standard brevmaler) - Huk av på leieforholdene du vil generere og laste ned brev/dokument for, og huk av på om det i tillegg skal sendes til ACOS. Filene vil legge seg i ønsket plassering i ACOS, i henhold til oppsettet som avklares i integrasjonsmøtet.
• På side Dokumentmaler > Opprett dokument (egendefinerte dokumentmaler) - Huk av på leieforholdene du vil generere og laste ned brev/dokument for, og huk av på om det i tillegg skal sendes til ACOS. Filene vil legge seg i ønsket plassering i ACOS, i henhold til oppsettet som avklares i integrasjonsmøtet:

Arkivering av dokumenter

• I dokumentarkivet: Høyreklikk på fil du vil sende til ACOS, og klikk på Send til ACOS-knappen. Filen vil legge seg i ønsket plassering i Acos, i henhold til oppsettet som avklares i integrasjonsmøtet. 
  
   
• Med LAFT Proff: Dersom dere abonnerer på LAFT Proff kan dere få oversikt over arkivverdige dokumenter som finnes i dokumentarkivet deres. Les mer om dette her.
  

Arkivering av arbeidsordre

• Ved behandling av arbeidsordre: Klikk på de tre strekene ved siden av Lagre-knappen > Send til ACOS. Filen vil legge seg i ønsket plassering i ACOS, i henhold til oppsettet som avklares i integrasjonsmøtet.

For å sikre oversikt over hva som er arkivert, kan man i Websak filtrere dokumenter basert på kilde, sakstype eller andre metadatafelt for å se hvilke dokumenter som er sendt fra LAFT. I tillegg indikerer vi i LAFT tydelig om et dokument er arkivert samt når det er arkivert, slik at brukerne enkelt kan se status uten å måtte slå opp i Websak. 

I tillegg er det en egen metrikk for Acos i Innsiktsmodulen ….

Det er også en egen side for arkivverdige dokumenter i Dokumentarkivet, dersom din kommune eller organasjon abonnerer på LAFT Proff. Her vil du få oversikt over arkivverdige filer som ligger i dokumentarkivet, samt grad av pålitelighet, og kunne overføre dem til Acos:

Vi tar gjerne i mot innspill til videreutvikling av integrasjonen. Du kan sende oss forslag og ønsker til cs@laft.io