Innboksen i drift og vedlikehold
I innboksen havner alle saker som har status «ny», som vil si at de ikke er tildelt en utfører og/eller har en frist. Fra innboksen kan du tildele dem, sette frist og få lagt inn all den informasjonen du ellers kan legge inn på arbeidsordre. Innboksen er delt inn i ulike faner basert på hvor sakene er meldt inn fra.
Trykk på pilene under for å lese mer om de ulike fanene:
Andre:
Her finner du arbeidsordre som har blitt opprettet via “Ny arbeidsordre” i drift og vedlikeholdsmodulen, men som ikke er blitt tildelt noen utfører, og/eller mangler frist. Saker som opprettes i Byggdrift-appen uten frist og utfører havner også i denne fanen.
MittBygg
MittBygg er løsningen for innmelding av saker fra brukere på eiendommer, bygg, leieobjekter osv. Disse sakene må settes frist på, og tildeles til en eller flere utførere for at de skal bli omgjort til arbeidsordre. Dette kan enten gjøres manuelt eller automatisk. Dersom du ønsker å slippe å manuelt sende disse sakene videre til en utfører kan du sette opp automatisk tildeling (ansvarlig utfører). Du kan også velge om utførere og forvaltere skal får varslinger når det kommer inn nye saker i innboksen fra MittBygg. Du har flere alternativer når du skal gjøre om en sak til en arbeidsordre. Du kan redigere feltene direkte i tabellen, eller du kan bruke menyen lengst til høyre (de tre strekene).
Dersom du i menyen (de tre strekene til høyre) klikker på «Behandle» åpnes saken som en arbeidsordre og du kan legge inn like mye informasjon som når du oppretter en ny arbeidsordre på vanlig måte. Dersom du ikke har behov for å legge til mye utfyllende informasjon kan du klikke «Opprett» og velge en utfører og/eller sette frist.
MERK: Da opprettes saken som en arbeidsordre, men husk å sette frist på arbeidsordren i tabellen først. Hvis ikke vil ikke arbeidsordren være synlig i appen for utfører. Det anbefales derfor at du enten fyller ut alle feltene direkte i tabellen eller benytter deg av «Behandle».
E-post og SMS
E-post og SMS er ikke standardløsninger, men et alternativ til MittBygg-løsningen. Det kan settes opp en e-postadresse med din kommunes e-postdomene som er knyttet opp mot innboksen (f.eks. laft@test-kommune.no), slik at alle eposter som sendes til denne adressen kommer inn i innboksen i LAFT. På samme måte kan det settes opp et telefonnummer hvor alle SMS-er kommer inn i innboksen. Merk at SMS-løsningen er en kostnadsbelagt tjeneste hvor din organisasjon/kommune betaler per SMS (0,90,- pr. sms).
Saker som blir meldt inn via E-post og SMS er ikke tilknyttet noe objekt (bygning e.l.), så det må settes av admin/forvalter før saken kan opprettes som arbeidsordre. Dette gjøres ved å klikke på “Velg objekt arbeidsordren skal utføres på”.
Renhold
Dersom din kommune/organisasjon abonnerer på renholdsmodulen i LAFT, har renholdere og avdelingsleder renhold mulighet til å melde inn avvik som skal sendes til drift. Dette kan for eksempel være skader de oppdager på et bygg/rom. Disse sakene havner her.
Utleie
Dersom din kommune abonnerer på utleiemodulen, kan boligforvaltere opprette saker på leieobjekter og sende dem til drift. Disse sakene havner her. Les mer om hvordan dette gjøres i denne veiledningen.
Sensor
Sensor er en tilleggstjeneste hvor Innboksen kan integreres mot en sensor-leverandør (f.eks. Airthings). Dette fungerer slik at dersom man har sensorer fra Airthings kan man sette opp terskelverdier på disse, og dersom terskelverdiene overskrides sendes det automatisk en melding inn i LAFT-innboksen slik at avviket kan behandles. Les mer om Airthings-integrasjonen her.
Ta kontakt med oss på support@laft.io dersom du ønsker å høre mer om denne integrasjonen.