Med integrasjonen kan dere sende dokumenter fra LAFT rett til Public 360, uten å laste ned og opp manuelt. Integrasjonen går via Fiks Arkiv fra KS, og fungerer på samme måte som integrasjonen mot andre arkivsystemet, f.eks. Acos WebSak.

Les mer om oppsett av integrasjonen her: Koble til kommunens arkiv (Fiks Arkiv)

Nøkkelfunksjoner

• Automatisk arkivering av signerte leieavtaler, kontrakter og dokumentmaler
• Arkivering av brevmaler og dokumentmaler
• Arkivering av dokumenter fra dokumentarkivet
• Arkivering av arbeidsordre

Hvordan fungerer integrasjonen (teknisk)?

LAFT og Public 360 snakker sammen gjennom Fiks Protokoll fra KS, med protokollen Fiks Arkiv. Kommunen kobler LAFT til arkivet sitt i Fiks Forvaltning. Public 360 må selv være satt opp med Fiks Arkiv. Det gjør kommunen sammen med Tietoevry.

Før vi slår på integrasjonen, avtaler vi arkiveringsreglene sammen med dere. Det gjelder blant annet:

• hvilken arkivdel og hvilke saker eller mapper dokumentene skal ligge i
• klassering og skjerming
• hvilke metadata som følger med, for eksempel tittel, status og dokumenttype

Arkivleder eller arkivaren deres bør være med på dette. Uten arkivregler vet ikke LAFT hvor dokumentene skal arkiveres.

Når alt er satt opp, sender vi et prøvedokument til arkivet for å bekrefte at koblingen fungerer.

Hva kan du gjøre med integrasjonen?

Automatisk arkivering av signerte leieavtaler og dokumentmaler

Signerte leiekontrakter og dokumentmaler sendes automatisk til Public 360 når alle parter har signert. Det gjelder kontrakter og dokumenter som administreres og signeres via leieforholdet. Filene havner der dere har avtalt i arkiveringsreglene. 
Les mer om elektronisk signering av dokumentmaler her. 

Arkivering av brevmaler og dokumentmaler

Du kan sende brev og dokumenter til arkivet fra disse sidene:

• Justering av pris på leieforhold: Huk av på leieforholdene du vil lage brev eller dokument for. Huk så av for at det også skal sendes til arkivet.
• Dokumentmaler > Opprett brev (LAFTs standard brevmaler): Huk av på leieforholdene, og huk av for at brevet skal sendes til arkivet.
• Dokumentmaler > Opprett dokument (egendefinerte dokumentmaler): Huk av på leieforholdene, og huk av for at dokumentet skal sendes til arkivet.

Arkivering av dokumenter

• I dokumentarkivet: Høyreklikk på filen du vil arkivere, og klikk Send til arkiv.
• Med LAFT Proff: Abonnerer dere på LAFT Proff, får dere en oversikt over arkivverdige dokumenter i dokumentarkivet. Der kan dere arkivere flere filer samtidig. Les mer om LAFT Proff her.

Arkivering av arbeidsordre

Når du behandler en arbeidsordre, klikker du på de tre strekene ved siden av Lagre-knappen. Velg så Send til arkiv.

Hvordan holde oversikt?

• I LAFT: Det står tydelig om et dokument er arkivert, og når. Brukerne ser status uten å slå opp i Public 360.
• I Public 360: Dere kan filtrere på kilde, sakstype eller andre metadata for å se hva som er sendt fra LAFT.
• Med LAFT Proff: Siden for arkivverdige dokumenter viser hvilke filer i dokumentarkivet som bør arkiveres, og hvor sikker vurderingen er.