Innmeldte saker og kommunikasjon med leietaker finner du i venstre menyfelt og under “Boligforvaltning”.

Da vil du komme inn på siden  Oppgaver. Du vil automatisk få opp alle oppgaver med status “Ny”. Hvis du ønsker å se flere statuser trykker du på filter-ikonet nederst i høyre hjørnet. Da kan du velge “under behandling”, “utført” og "avvist" også. 

På oppgavekortets forside ser du navnet på leieobjektet øverst, deretter bygget objektet er knyttet til. Videre ser du overskriften leietaker har laget til oppgaven, hvilken leietaker, når den er laget, og evt. om det er satt en frist. 
Øverst i høyre hjørne på oppgavene har du fire ikoner. Disse betyr: 

• Om det er et bilde lagt med
• Om det er en fil lagt med
• Om det er en sjekkliste lagt med
• Om det har kommet en ny kommentar fra leietaker (rød prikk ved siden av leieobjektets navn)

Nederst i høyre hjørnet på siden ser dere en rød trakt, når man trykker inn på denne vil dere få muligheten til å filtrere for å se de oppgavene dere ønsker. 

Du har også muligheten til å huke av på “kun uleste meldinger”. Da vil du få opp oppgavene som har uleste meldinger (kommentarer) skrevet av leietaker. 

• Alle oppgaver - Filtrer etter når oppgavene har frist
• Alle statuser - Filtrer etter status på oppgaven (ny, tildelt, under behandling og utført) 
• Alle prioriteter - Filtrer etter høy, middels og lav 

For å behandle oppgaven trykker du på oppgavekortet. 

Ved å trykke på “Tildelt:” kan du tildele oppgaven. Du kan også sette prioritet.

Hvis det er lagt inn kommentarer eller bilder av leietakeren vil det komme inn under “Kommentarer og bilder”. Hvis du skriver noe under den fanen vil leietaker få dette opp, og kunne svare igjen. 

For å utføre oppgaven trykker du på statusen, og kan bytte mellom “Under behandling” og “Utført”.

Videre kan du sette frist og tiltakstype ved å trykke på feltene for dette.

Hvis du trykker på navnet til “Utstedt av” og “Utførere” nederst på siden vil du få opp registrert e-post og telefonnummer på brukerne. 

For å finne oppgavene på web før utviklingen av en egen innboks i utleiemodulen er på plass, kan du gå inn i drift- og vedlikehold. Der finner du en innboks, med en egen fane som heter Utleie. Her vil alle oppgaver fra leietaker, inkludert bestillinger fra utleie til drift ligge. Hvordan jobbe i innboksen kan du lese mer om HER. 

Når oppgavene har en ansvarlig utfører vil de forsvinne fra innboksen. De vil da være å finne i arbeidsordreoversikten. Da vil du kunne lagre filter slik at du alltid får opp det du ønsker. Les om arbeidsordreoversikten  HER. 

Hjelpeartikkel på hvordan behandle en oppgave på web kan du se HER, og hvordan behandle i app kan du se HER. 

Opprette kunngjøring 

Nederst i menyfeltet på skjermen kan du trykke på fanen “Kunngjøringer”. Først velger du hvilken type kunngjøring: kritisk, advarsel, nyhet eller info. Disse blir fargekodet for både leietaker og forvaltere i oversiktssiden. 

BLÅ = Info
GUL = Advarsel
GRØNN = Nyhet
RØD = Kritisk 

Videre setter du en overskrift på hva kunngjøringen skal omhandle. Så kan du skrive selve kunngjøringen du ønsker å sende til leietakerne dine.

Velge hvem du skal sende kunngjøringen til, samt sette tid

Når du blar ned på siden kan du huke av på spesifikke bygg og/eller leieobjekter. Da vil alle leieforhold som er knyttet til bygget/leieobjektet bli automatisk avhuket. Hvis du trykker på pilen på høyre side av bygget, vil du få en liste over alle aktive leieforhold, og kan dermed fjerne hvis det er noen du ikke ønsker å sende kunngjøringen til. 

Du har mulighet til å sende kunngjøringen umiddelbart, eller sette en dato og klokkeslett fem i tid. Deretter kan du sette utløpsdato på kunngjøringen, eller velge at du manuelt arkiverer den når du ønsker. 

Tilslutt sender du kunngjøringen ved å trykke på den blå pilen øverst i høyre hjørne. 

Oppfølging av kunngjøringene 

Inne i fanen “Kunngjøringer” vil du få en oversikt over alle dine aktive og kommende kunngjøringer.

Ved å trykke på de ulike kunngjøringene øverst filtrer du, slik at du bare kan se hva du har aktivt som eksempelvis er kritisk og nyhet.

Ved å trykke på en kunngjøring vil du kunne se informasjon om kunngjøringen. 

Den grønne prikken indikerer når den er sendt ut, eventuelt når den skal sendes ut. Den røde prikken indikerer når kunngjøringen er ferdig, hvis du har satt en sluttdato. 

Øverst i hjørnet har du også muligheten til å arkivere kunngjøringen. Alle arkiverte og utgåtte kunngjøringer vil du finne igjen her.

Videre nedover kan du se hvilke av leietakerne som har lest, når de har lest, og hvem som ikke har lest oppgaven. Den vil bli registrert som lest når leietaker trykker for å åpne kunngjøringen i appen sin (Leietakerportalen). Du vil ha muligheten til å purre på leietakere som ikke har lest kunngjøringen. Da vil de få tilsendt en mail. 

Inne i modulen «Boligforvaltning» finner du fanen «Leieobjekter» nederst til høyre. Her får du en oversikt over alle leieobjektene deres.

I samme hjørne finner du også et filterikon (trakt). Her kan du filtrere listen for å se spesifikke leieobjekter, eller bruke søkefeltet for raskt å finne objektet du leter etter.

Når du trykker deg inn på et leieobjekt, vil du også se det om det er aktive leieforhold på objektet. Her kan du sende inn bestilling, gjøre inn- og utsjekk av leieforholdet og befaring av leieobjektet. 

Under Bestillinger kan du opprette en oppgave ved å skrive en beskrivelse, legge til bilder eller vedlegg, samt sette frist og ansvarlig utfører.

Hvis du ikke velger en utfører, vil oppgaven automatisk havne i Innboksen hos Drift og vedlikehold under fanen Utleie.

Bestillingen vil også være tilgjengelig på web, under Leieobjekt → Bestillinger.

Når det gjelder befaring og inn- og utsjekk, må det være registrert en sjekkliste for at den skal vises her. Dette settes opp i Utleiemodulen på web under Innstillinger → Skjemaer. Her kan du velge hvilken sjekkliste som skal brukes for hver av dem.

Hvis dere ikke har opprettet sjekklister ennå, kan dette gjøres i Sjekklistemodulen under Administrer sjekklister. Les mer om hvordan du gjør dette HER. Dersom dere ikke har egne sjekklister, har LAFT flere maler tilgjengelig. Ta kontakt med kundekontakten deres eller support, så kan vi sende disse til dere.

Ved å trykke på en av sjekklistene får du opp en oversikt over alle mellomlagrede og innleverte sjekklister for dette leieobjektet.

Nederst på siden finner du et plussikon (+). Ved å trykke på dette kan du utføre en ny sjekkliste. Du fyller ut, og svarer på sjekklisten som vanlig ved å huke av eller legge inn svar.

I en innlevert sjekkliste kan du også opprette oppgaver fra TG-spørsmålene, med å trykke opprett oppgaver nederst. Her vil det være en hyperlenke til oppgaven, slik at du kan behandle den hvis du ønsker, hvis ikke havner den in innboksen til drift. Hvis TG-svaret senere blir revidert i den opprettede arbeidsordren, kan du nederst i sjekklisten bytte mellom å se de opprinnelige (innleverte) svarene og de reviderte svarene.

Du kan trykke øverst i hjørnet på «Innlevert». Da får du opp en liste over alle spørsmålene i sjekklisten. Hvis sjekklisten er lang, kan du bruke denne listen til å navigere i sjekklisten. Når du trykker på et spørsmål, blir du ført direkte til det aktuelle spørsmålet.