Oversikt

Sikri Elements er lagt til som ekstern arkivleverandør i LAFT. Arkiveringsfunksjonene er gjort leverandørnøytrale. Det vil si at samme «Send til arkiv»-handling i LAFT brukes uansett om området ditt er satt opp mot ACOS eller Sikri Elements. Du ser også «Sist arkivert»-status flere steder. Bare én arkivleverandør kan være aktiv på et område om gangen.

Denne veiledningen dekker:

• Oppsett av Sikri Elements (hva må gjøres av LAFT, og hva må gjøres av kunden)
• Test av tilkobling
• Arkivering fra Dokumentarkivet (enkeltfil og fra «Arkivverdig?»)
• Arkivering fra Utleie (kontrakt, maler for ett leieforhold, og batch)
• Regulering: nedlasting og arkivering
• Arkivering av arbeidsordre

Hvor finner du det

• Kundeoppsett og tilkoblingstest: Administrasjon → Integrasjoner → Elements. Les mer om oppsettet her også.
• Dokumentarkiv: Dokumentarkivet → Dokumenter eller Dokumentarkivet → Arkivverdig?
• Utleie (per leieforhold): Utleie → Leieforhold → [Velg leieforhold] → Leiekontrakt / Dokumentmaler / Brevmaler
• Utleie (batch): Utleie → Dokumentmaler → Opprett dokument og Utleie → Brevmaler → Batch nedlasting
• Regulering: Regulering → Leieforhold
• Arbeidsordre: Drift og vedlikehold → Arbeidsordre → Behandle

Forutsetninger

Området må ha en aktiv ekstern arkivintegrasjon (ACOS eller Sikri). For Sikri kreves blant annet:

• Host og autentisering (Basic med brukernavn/passord eller Bearer-token)
• Journalposttype
• Anbefalt: Arkivdel og Tilgangskode (uten disse havner dokumenter lett i fordelingssaken, og navn skjermes ikke) 

Nødvendige moduler som må være aktivert på området til kunden i LAFT:

• Dokumentarkiv for dokumentflytene
• Utleie for leiekontrakter og maler
• Drift og vedlikehold for arbeidsordre
• Du må ha nødvendige tilganger til sidene og handlingene (riktig LAFT-rolle)

Sette opp integrasjonen

For å sette opp dette går du til Utleiemodulen > Innstillinger > Integrasjoner > Arkivkoblig (KS Fiks Arkiv). Les mer her.

Oppdater Sikri-innstillinger og overstyr per dokumenttype

Må gjøres av en bruker med rolle administrator i LAFT.

Gå til Administrasjon → Integrasjoner → Sikri Elements. Les også mer om oppsettet her.
Fyll inn Arkivdel, Tilgangskode, Journalposttype, status, Saksansvarlig og Administrativ enhet. Klikk Lagre.

Kunde: Sikri-innstillinger (arkivdel, tilgangskode m.m.)

Rull til «Per dokumenttype». Overstyr Arkivdel/Tilgangskode/Journalposttype for aktuelle typer ved behov. Klikk Lagre.

Kunde: Overstyr per dokumenttype

Test tilkobling til Sikri Elements

Gå til Admin → Integrasjoner → Sikri Elements og klikk «Test tilkobling» (merket med grønt).

Kunde: Test tilkobling til Sikri Elements

Se resultatet av testen (OK/feil og versjon ved OK).

Send dokument i dokumentarkivet til ekstern arkiv

Gå til Dokumentarkivet → Dokumenter. Høyreklikk ønsket dokument og velg «Send til arkiv». Du kan også sende på nytt; pekeren viser «Sist arkivert»-tid som hint når tilgjengelig.

Arkiver utvalgte dokumenter fra «Arkivverdig?»

Gå til Dokumentarkivet → Arkivverdig?. Marker radene du vil arkivere, og klikk «Arkiver» (merket med grønt).

Dokumentarkivet: «Arkivverdig?» – arkiver utvalgte

Send leiekontrakt til ekstern arkiv

Gå til Utleie → Leieforhold → [Velg leieforhold] → Leiekontrakt. Klikk «Send til arkiv». Siden viser «Sist arkivert» når tilgjengelig.

Send dokumentmal for ett leieforhold til arkiv

Gå til Utleie → Leieforhold → [Velg leieforhold] → Dokumentmaler. Velg mal og klikk «Send til arkiv». «Sist arkivert» vises per mal når tilgjengelig.

Send brevmal for ett leieforhold til arkiv

Gå til Utleie → Leieforhold → [Velg leieforhold] → Brevmaler. Velg mal og klikk «Send til arkiv». «Sist arkivert» vises per mal når tilgjengelig.

Opprett og send dokumentmaler (mange leieforhold) til arkiv

Gå til Utleie → Dokumentmaler → Opprett dokument. Velg mal og leieforholdene. Opprett/last opp dokumenter. Klikk «Send til arkiv». «Sist arkivert» vises på mal-valget der det finnes historikk.

Utleie → Dokumentmaler (batch): Send til arkiv

Send brevmaler (mange leieforhold) til arkiv

Gå til Utleie → Brevmaler → Batch nedlasting. Velg mal og leieforhold. Huk av «Send til arkiv» (merket med grønt) for å arkivere i samme løp.

Regulering: Last ned og send brev/dokumenter til arkiv

Gå til Regulering → Leieforhold. Velg mal og leieforhold. Klikk «Last ned brev for valgte leieforhold». Huk av «Send til arkiv» om tilgjengelig, eller bruk «Send til arkiv»-handlingen der den vises.

Regulering → Leieforhold: Last ned og «Send til arkiv»

Send arbeidsordre til ekstern arkiv

Fremgangsmåte
Gå til Drift og vedlikehold → Arbeidsordre → Behandle. Klikk «Send til arkiv». Du får bekreftelse når kølegging er vellykket.

Viktig å vite

• Leverandørnøytralt: Knapper og tekster nevner ikke leverandør. «Send til arkiv» fungerer uansett valgt leverandør.
• Én leverandør om gangen: ACOS og Sikri kan ikke aktiveres samtidig. Skjemaet hindrer dette.
• «Sist arkivert»: Vises flere steder etter første arkivering. Historikken beholdes ved et eventuelt leverandørbytte (fra ACOS til Elements eller vice versa).
• Tilkoblingstest: Finnes kun under Admin → Integrasjoner → Sikri Elements.
• Anbefalt oppsett i Sikri: Sett Arkivdel og Tilgangskode for å unngå fordelingssaken og for å skjerme tittel/avsender der det kreves.
• Dialogvindu fjernet: Eldre «arkiveringsdialog» er fjernet. Arkivering skjer via knapper/menyvalg.

Mangler underlag

• Enkelte menytekster kan variere noe mellom moduler. Hvis lenken ikke finnes i din meny, naviger via modulen til tilsvarende side slik den er beskrevet over.