Oversikten er startsiden i samsvarsboken og gir deg en rask status på bygget. Her finner du nøkkelinformasjon, teknisk tilstand og en oversikt over hvilke områder som er ferdig utfylt og hvilke som krever oppfølging.
Siden fungerer som et kontrollpanel hvor du enkelt kan se om dokumentasjonen er komplett eller om det finnes avvik, manglende informasjon eller tiltak som bør følges opp.

Bytte bygg

Øverst på siden vises bygget du arbeider med. For å bytte bygg:

1. Klikk på navnet til bygget.
2. Søk etter ønsket bygg eller velg det fra listen.
3. Bygget åpnes automatisk.

All informasjon du registrerer lagres på bygget som er valgt.

Byggets nøkkelinformasjon

Øverst på siden vises en oppsummering av bygget. Her finner du blant annet:

• Adresse
• Areal (BTA)
• Antall etasjer
• Antall rom
• Byggeår
• Fyringssted

Dersom informasjon mangler, kan du endre dette på redigerer av bygget. Dette gjør du ved å gå inn på administrasjon→ Bygning→ tre streker og rediger.

Tilstandskort

Oversikten viser flere nøkkeltall som gir et bilde av byggets status. Eksempler er:

• Teknisk tilstand
• Dokumentasjon
• Viktigste tiltak
• Vektet tilstandsgrad (VTTG)

Kortene oppdateres automatisk når informasjon registreres eller endres. Dette er en oversikt over hva som står i resten av bokenUnder tilstandskortene finner du en oversikt over hvor komplett dokumentasjonen er.

Her vises blant annet:

• Åpne avvik
• Avviksalder
• Kjernefakta
• Ansvarlige
• Komponentoversikt
• Rutiner
• Dokumentasjon
• Nylig aktivitet

Disse indikatorene gjør det enkelt å identifisere hvilke områder som mangler informasjon.

Ansvarlige

I seksjonen Ansvarlige registrerer du personer med ansvar for bygget.

Du kan registrere:

• Brannansvarlig
• EL-ansvarlig
• HMS-ansvarlig
• Byggansvarlig

Legg til en ansvarlig

1. Velg ønsket rolle.
2. Fyll inn navn.
3. Registrer telefonnummer.
4. Registrer e-postadresse.
5. Legg eventuelt inn en kommentar.
6. Klikk Lagre.

Nylig aktivitet

Denne seksjonen viser den siste aktiviteten som er utført på bygget.

Eksempler kan være:

• oppdaterte opplysninger
• nye dokumenter
• utførte sjekklister
• registrerte arbeidsordrer
• nye kommentarer

Dette gjør det enkelt å se hva som nylig er endret.

Bygningsinformasjon

Bygningsinformasjon inneholder byggets grunnleggende informasjon. Disse opplysningene brukes flere steder i systemet og danner grunnlaget for rapporter, dokumentasjon og oversikter. Endringene blir tilgjengelige umiddelbart.

Registrere eller endre informasjon

1. Åpne Bygningsinformasjon.
2. Klikk i feltet du ønsker å oppdatere.
3. Registrer eller endre informasjon.
4. Lagre.

Opplysninger

Opplysninger brukes til å registrere informasjon som er spesifikk for den aktuelle samsvarsboken. Feltene kan variere mellom Brannbok, EL-bok og HMS-bok. Eksempler kan være:

• Interne opplysninger
• Tekniske data
• Beskrivelser
• Egendefinerte felter
• Annen dokumentasjon

Registrere opplysninger

1. Åpne Opplysninger.
2. Klikk på feltet som skal fylles ut.
3. Registrer informasjonen.
4. Lagre.

Komponenter

Komponenter brukes til å registrere tekniske installasjoner og utstyr som tilhører bygget.

Komponentene danner grunnlaget for vedlikehold, rutiner, arbeidsordrer og tilstandsvurderinger.

Legge til en komponent

1. Åpne Komponenter.
2. Klikk Ny komponent.
3. Velg komponenttype.
4. Registrer informasjon.
5. Lagre.

Kontakter

Kontakter brukes til å registrere personer og virksomheter med ansvar eller tilknytning til bygget.
Ved å samle kontaktinformasjon ett sted blir det enklere å finne riktig person ved service, kontroller eller tilsyn.

Legge til en kontakt

1. Åpne Kontakter.
2. Klikk Ny kontakt.
3. Registrer bruker.
4. Velg eventuell rolle eller firma.
5. Klikk Lagre.

Rutiner brukes til å planlegge faste oppgaver som skal utføres på bygget. Dette kan være lovpålagte kontroller, periodisk vedlikehold eller interne oppgaver som skal gjentas med faste intervaller. Når en rutine opprettes, kan systemet automatisk generere varslinger slik at oppgavene blir utført til riktig tid. I tillegg kan det opprettes arbeidsordre ved avvik, både automatisk og/eller manuelt. Les mer om avvikshåndtering her. 

Opprette en rutine

1. Gå til Drift & rutiner → Rutiner.
2. Klikk Ny rutine.
3. Registrer et navn som beskriver oppgaven
4. Legg til hvilken kategori den skal tilhøre.
5. Legg inn en beskrivelse dersom det er behov for ytterligere informasjon.
6. Angi hvor ofte rutinen skal utføres.
7. Velg ansvarlig bruker.
8. Knytt eventuelt en sjekklistemal til rutinen.
9. Klikk Lagre.

Rutinen blir nå aktiv og vil opprette arbeidsordrer i henhold til intervallet du har valgt.

Redigere en rutine

For å endre en eksisterende rutine:

1. Åpne rutinen fra oversikten.
2. Oppdater ønskede opplysninger.
3. Klikk Lagre.

Les mer om hvordan du lager en rutine HER

Sjekklister

Under punktet sjekklister havner alle innleverte sjekklister som tilhører rutiner som er lagt i boka. Her vil du enkelt kunne forhåndsvise, laste ned, eller trykke deg videre inn for å se rutinen den er koblet til.

Arbeidsordrer

Under fanen arbeidsordre vil du kunne knytte til oppgave. Dette gjøres med å bruke søkefeltet og tilknytt. Det kan være enkelt oppgaver som ikke er lagt inn i boken fra før av, men du ønsker at de skal være tilknyttet. 

Du kan også tilknytte de med å gå inn i en oppgave, bla nedover til det står tilknytt, velge hvilken bok av HMS, EL og Brann du skal knytte oppgaven til

Kommentarer

I fanen for kommentarer kommer alle kommentarer og bilder som er vedlagt på oppgaver i boken opp. 

Avvik

Under avvik vil alle avvik som er registrert på sjekklister i boken komme opp. Dette gjør det enklere å se om du har aktive avvik som må følges opp, de vil fjernes etter at TG blir endret bort fra TG2 og TG3

Aktivitet

Aktivitetsloggen viser en kronologisk oversikt over hendelser knyttet til bygget og samsvarsboken. Alle viktige endringer registreres automatisk, slik at du enkelt kan se hva som er gjort, når det ble gjort og hvem som utførte handlingen.

Aktivitetsloggen kan ikke redigeres og fungerer som dokumentasjon ved internkontroll, revisjoner og tilsyn.

Egne sider/kapitler gir deg mulighet til å utvide samsvarsboken med informasjon som er spesifikk for din virksomhet. Her kan du opprette egne kapitler og delkapitler for å dokumentere rutiner, instrukser, beskrivelser eller annen informasjon som ikke dekkes av standardkapitlene.

Du kan velge om en side skal være:

• Bygningsspesifikk – siden opprettes kun på det valgte bygget.
• Standard – siden opprettes som et felles kapittel og kan brukes på flere bygg. 

Opprette en ny side

Du oppretter nye sider fra menyen Egne sider.

1. Gå til ønsket samsvarsbok.
2. Velg bygget du ønsker å arbeide på.
3. Åpne Egne sider.
4. Velg om siden skal gjelde Dette bygget eller Alle bygg.
5. Klikk Ny side (+).
6. Skriv inn navnet på siden.
7. Lagre.

Den nye siden blir lagt til i menyen og kan åpnes umiddelbart. Det du skriver av innhold vil lagres på siden og blir tilgjengelige for alle brukere med tilgang til bygget.

Underkapitler 

Du kan lage så mange underkapitler du ønsker. Dette gjør du ved å trykke på de tre strekene ved ønsket kapittel, og trykke opprett.

Tiltak

Under tiltak vil tiltak som er opprettet av sjekklister som er tilknyttet en rutine i boken komme opp. Her vil du da ha oversikt over relevante tiltak til den boken du er inne i. Hvis du trykker deg inn blir du videreført til tiltakssiden inne i drift og vedlikehold. Les mer om hvordan du jobber med tiltak HER.

Dokumentarkiv

Dokumentarkivet er det samme arkivet du har ellers i systemet, men her kan du plukke ut enkelt dokumenter for å sette på frist på de. Ved å koble på et dokument kan du velge dato beviset er tatt, dato det går ut, samt hvor mange dager før det går ut du skal ha varsel. Det er noen standard felter som du bare kan legge inn dokumentene dine, men nederst på siden kan du opprette nye og så mange du ønsker. 

Rapporter

1. Gå til Planlegging & arkiv → Rapporter.
2. Trykk på last ned PDF

PDF-en vil være en rapport over hele boken, denne kan du sende til eksempelvis tilsyn, hvis du ikke ønsker å gi de tilgang til systemet.

Revisjon samler funksjonene som brukes for å dokumentere endringer, dele samsvarsboken med eksterne og styre hvordan innholdet vises. Dette gjør det enklere å følge historikken på bygget, samarbeide med eksterne aktører og sikre at informasjonen presenteres på riktig måte.

Endringslogg

Endringsloggen gir en oversikt over endringer som er gjort i samsvarsboken. Hver endring registreres automatisk og gjør det mulig å se hva som er endret, når endringen ble gjort og hvem som utførte den.

Endringsloggen kan brukes som dokumentasjon ved internkontroll, revisjoner og tilsyn

Tilsynsdeling

Tilsynsdeling brukes når du ønsker å gi eksterne personer eller virksomheter tilgang til samsvarsboken i forbindelse med et tilsyn, en revisjon eller en kontroll.

Ved å dele tilsyn får mottakeren tilgang til nødvendig dokumentasjon uten å måtte opprette en ordinær bruker i systemet.

Opprette en tilsynsdeling

1. Gå til Revisjon → Tilsynsdeling.
2. Klikk Ny tilsynsdeling.
3. Velg hvem tilsynet skal deles med.
4. Angi hvor lenge tilgangen skal være gyldig.
5. Velg eventuelle begrensninger for hva mottakeren skal kunne se.
6. Klikk Opprett.

Systemet oppretter en delt tilgang som kan sendes til mottakeren.

Administrere delinger

Fra oversikten kan du:

• se aktive delinger
• avslutte en deling
• opprette en ny deling
• kontrollere hvilke bygg som er delt

Dette gjør det enkelt å holde oversikt over hvem som har tilgang til dokumentasjonen