Översikten är startsidan för regelboken och ger dig en snabb statusöversikt över byggnaden. Här hittar du viktig information, tekniskt skick och en översikt över vilka områden som har slutförts och vilka som kräver uppföljning.
Sidan fungerar som en kontrollpanel där du enkelt kan se om dokumentationen är komplett eller om det finns avvikelser, saknad information eller åtgärder som bör följas upp.

Byt byggnad

Överst på sidan visas den version du arbetar med. Så här byter du version:

1. Klicka på byggnadens namn.
2. Sök efter önskad byggnad eller välj den från listan.
3. Byggnaden öppnas automatiskt.

All information du registrerar lagras i den valda byggnaden.

Viktig byggnadsinformation

Högst upp på sidan ser du en sammanfattning av byggnaden. Här hittar du bland annat:

• Adress
• Område (BTA)
• Antal våningar
• Antal rum
• Byggår
• Eldplats

Om information saknas kan du ändra detta i byggnadsredigeraren. Du gör detta genom att gå till administration → Byggnad → tre rader och redigera.

Villkorskort

Översikten visar flera nyckeltal som ger en bild av byggnadens status. Exempel är:

• Tekniskt skick
• Dokumentation
• De viktigaste åtgärderna
• Viktat tillståndsgrad (VTTG)

Korten uppdateras automatiskt när information registreras eller ändras. Detta är en översikt över vad som finns i resten av boken. Under villkorskorten hittar du en översikt över hur fullständig dokumentationen är.

Visas här bland annat:

• Öppna avvikelser
• Avvikelseålder
• Kärnfakta
• Ansvarig
• Komponentöversikt
• Rutiner
• Dokumentation
• Senaste aktivitet

Dessa indikatorer gör det enkelt att identifiera vilka områden som saknar information.

Ansvarig

I avsnittet Ansvariga personer registrerar du personer som är ansvariga för byggnaden.

Du kan registrera dig:

• Brandman
• Elchef
• HMS-chef
• Byggchef

Lägg till en ansvarig person

1. Välj önskad roll.
2. Fyll i ditt namn.
3. Registrera telefonnummer.
4. Registrera e-postadress.
5. Lägg gärna till en kommentar om det behövs.
6. Klicka på Spara .

Senaste aktivitet

Det här avsnittet visar den senaste aktiviteten som utförts på byggnaden.

Exempel kan vara:

• uppdaterad information
• nya dokument
• ifyllda checklistor
• registrerade arbetsordrar
• nya kommentarer

Detta gör det enkelt att se vad som nyligen har ändrats.

Byggnadsinformation

Byggnadsinformation innehåller byggnadens grundläggande information. Denna information används på flera ställen i systemet och utgör grunden för rapporter, dokumentation och översikter. Ändringar är tillgängliga omedelbart.

Registrera eller ändra information

1. Öppna byggnadsinformation .
2. Klicka i fältet du vill uppdatera.
3. Registrera eller ändra information.
4. Spara.

Information

Information används för att registrera information som är specifik för den relevanta regelboken. Fälten kan variera mellan brandbok, elbok och arbetsmiljöbok. Exempel kan vara:

• Intern information
• Tekniska data
• Beskrivningar
• Anpassade fält
• Annan dokumentation

Registrera information

1. Öppna detaljer .
2. Klicka på fältet som ska fyllas i.
3. Registrera informationen.
4. Spara.

Komponenter

Komponenter används för att registrera tekniska installationer och utrustning som tillhör byggnaden.

Komponenterna utgör grunden för underhåll, rutiner, arbetsordrar och tillståndsbedömningar.

Lägga till en komponent

1. Öppna komponenter .
2. Klicka på Ny komponent .
3. Välj komponenttyp.
4. Registrera information.
5. Spara.

Kontakter

Kontakter används för att registrera personer och företag med ansvar eller koppling till byggnaden.
Genom att samla kontaktuppgifter på ett ställe blir det enklare att hitta rätt person för service, kontroller eller tillsyn.

Lägga till en kontakt

1. Öppna Kontakter .
2. Klicka på Ny kontakt .
3. Registrera användare.
4. Välj valfri roll eller företag.
5. Klicka på Spara .

Rutiner används för att schemalägga regelbundna uppgifter som ska utföras på byggnaden. Det kan vara lagstadgade inspektioner, periodiskt underhåll eller interna uppgifter som måste upprepas med fasta intervall. När en rutin skapas kan systemet automatiskt generera aviseringar så att uppgifterna utförs vid rätt tidpunkt. Dessutom kan arbetsordrar skapas vid avvikelser, både automatiskt och/eller manuellt. Läs mer om avvikelsehantering här .

Skapa en rutin

1. Gå till Drift och rutiner → Rutiner .
2. Klicka på Ny rutin .
3. Registrera ett namn som beskriver uppgiften
4. Lägg till vilken kategori den ska tillhöra.
5. Ange en beskrivning om ytterligare information behövs.
6. Ange hur ofta rutinen ska utföras.
7. Välj den ansvariga användaren.
8. Om det behövs, bifoga en checklistamall till rutinen.
9. Klicka på Spara .

Rutinen blir nu aktiv och skapar arbetsordrar enligt det intervall du har valt.

Redigera en rutin

Så här ändrar du en befintlig rutin:

1. Öppna rutinen från översikten.
2. Uppdatera önskad information.
3. Klicka på Spara .

Läs mer om hur du skapar en rutin HÄR

Checklistor

Under checklistorna hittar du alla inskickade checklistor som tillhör rutiner som har lagts till i boken. Här kan du enkelt förhandsgranska, ladda ner eller se vilken rutine den är länkad till.

Arbetsordrar

Under fliken arbetsorder kan du länka till en uppgift. Detta görs genom att använda sökfältet och länken. Det kan finnas enkla uppgifter som inte har skrivits in i boken tidigare, men som du vill länka till.

Du kan också länka dem genom att gå in i en uppgift, scrolla ner tills det står länkad och välja vilken bok från HSE, EL och Brann du ska länka uppgiften till.

Kommentarer

I kommentarsfliken visas alla kommentarer och bilder som är bifogade till uppgifter i boken.

Avvikelse

Under avvikelser visas alla avvikelser som registrerats på checklistor i boken. Detta gör det enklare att se om du har aktiva avvikelser som behöver följas upp, de kommer att tas bort efter att TG ändrats från TG2 och TG3.

Aktivitet

Aktivitetsloggen visar en kronologisk översikt över händelser relaterade till byggnaden och regelboken. Alla viktiga ändringar registreras automatiskt, så att du enkelt kan se vad som gjordes, när det gjordes och vem som utförde åtgärden.

Aktivitetsloggen kan inte redigeras och fungerar som dokumentation för intern kontroll, revisioner och tillsyn.

Anpassade sidor/kapitel låter dig utöka regelboken med information specifik för din verksamhet. Här kan du skapa egna kapitel och underkapitel för att dokumentera rutiner, instruktioner, beskrivningar eller annan information som inte täcks av standardkapitlen.

Du kan välja om en sida ska vara:

• Byggnadsspecifik – sidan skapas endast för den valda byggnaden.
• Standard – sidan skapas som ett gemensamt kapitel och kan användas på flera byggnader.

Skapa en ny sida

Du skapar nya sidor från menyn Mina sidor .

1. Gå till önskad tändsticksbok.
2. Välj den byggnad du vill arbeta med.
3. Öppna Mina Sidor .
4. Välj om sidan ska gälla för Den här byggnaden eller Alla byggnader .
5. Klicka på Ny sida (+).
6. Ange sidans namn.
7. Spara.

Den nya sidan läggs till i menyn och kan öppnas direkt. Allt innehåll du skriver sparas på sidan och är tillgängligt för alla användare med åtkomst till byggnaden.

Underkapitel

Du kan skapa så många underkapitel som du vill. Du gör detta genom att trycka på de tre raderna bredvid önskat kapitel och sedan trycka på skapa.

Åtgärder

Under mått visas mått skapade av checklistor som är kopplade till en rutin i boken. Här får du sedan en översikt över relevanta mått för den bok du befinner dig i. Om du trycker på enter kommer du till måttsidan i drift och underhåll. Läs mer om hur du arbetar med mått HÄR .

Dokumentarkiv

Dokumentarkivet är samma arkiv som du har på andra ställen i systemet, men här kan du välja enskilda dokument för att ställa in en deadline för dem. Genom att länka till ett dokument kan du välja datum då certifikatet togs, datumet det går ut och hur många dagar innan det går ut du ska få ett meddelande. Det finns några standardfält där du bara kan ange dina dokument, men längst ner på sidan kan du skapa nya och så många du vill.

Rapportera

1. Gå till Planering och arkiv → Rapporter .
2. Tryck på Ladda ner PDF

PDF-filen blir en rapport över hela boken, som du kan skicka till till exempel handledningen, om du inte vill ge dem tillgång till systemet.

Revision sammanför funktioner som används för att dokumentera ändringar, dela efterlevnadsboken med externa parter och kontrollera hur innehåll visas. Detta gör det enklare att spåra byggnadens historia, samarbeta med externa intressenter och säkerställa att informationen presenteras korrekt.

Ändringslogg

Ändringsloggen ger en översikt över ändringar som gjorts i regelverket. Varje ändring registreras automatiskt och gör det möjligt att se vad som ändrades, när ändringen gjordes och vem som gjorde den.

Ändringsloggen kan användas som dokumentation för intern kontroll, revisioner och tillsyn.

Delning av tillsyn

Tillsynsdelning används när du vill ge externa personer eller företag åtkomst till complianceboken i samband med en inspektion, revision eller kontroll.

Genom att dela övervakning får mottagaren tillgång till nödvändig dokumentation utan att behöva skapa en vanlig användare i systemet.

Skapa en övervakningsdelning

1. Gå till Granskning → Granskningsdelning .
2. Klicka på Ny övervakningsdelning .
3. Välj vem du vill dela granskningen med.
4. Ange hur länge åtkomsten ska vara giltig.
5. Välj eventuella begränsningar för vad mottagaren kan se.
6. Klicka på Skapa .

Systemet skapar en delad åtkomst som kan skickas till mottagaren.

Hantera delningar

Från översikten kan du:

• se aktiva delningar
• avsluta en delning
• skapa en ny delning
• kontrollera vilka byggnader som delas

Detta gör det enkelt att hålla reda på vem som har tillgång till dokumentationen.