Om din kommun/organisation inte prenumererar på LAFT Proff kommer du att kunna se knappar och funktioner associerade med LAFT Proff i dokumentarkivet, samt att kunna köra processer tills de gratis krediterna är slut. För att beställa LAFT Proff måste en administratör eller chef gå till Dokumentarkiv > LAFT Proff > Licens:

Här kan du läsa om villkoren och beställa LAFT Proff genom att kryssa i rutan längst ner på sidan (kom ihåg att ange en fakturareferens, om tillämpligt). När du har beställt får du ett e-postmeddelande som fungerar som ett kvitto för beställningen, där både villkor och kostnader sammanfattas.

LAFT Proff faktureras separat från andra prenumerationer du kan ha hos oss. Se prismodell under LAFT Proff > Licens.

• För kommuner prissätts den årliga licensen för LAFT Proff efter kommunens storlek.
• För privatpersoner prissätts LAFT Proff enligt antalet byggnader i portföljen.

Krediter (tokens) har införts för operationer som involverar bearbetning av dokument i dokumentarkivet, eftersom kostnader uppstår för oss av underleverantörer vid användning av artificiell intelligens.

Inte alla funktioner kräver användning av krediter!
Endast funktioner som bearbetar filer i dokumentarkivet gör detta. Här är en översikt:

Om du önskar en fullständig bearbetning av hela dokumentarkivet för alla byggnader kan du kontakta oss för en offert ( cs@laft.io ).

Innan du utför en operation som använder krediter kommer du först att se en avisering om hur många krediter det kommer att kosta . På så sätt riskerar du aldrig att plötsligt använda en massa krediter som du inte var beredd på.

Om du behöver fler krediter kan du enkelt beställa dem genom att gå till LAFT Proff > Köp krediter. Där hittar du också en översikt över priser. Endast administratörsrollen kan köpa krediter. Alla priser är exkl. moms.

Sammanfattningsvis:

• Ett fast pris: 2,00 NOK per kredit oavsett hur många du köper.
• En poäng per dokument per process, oavsett om det är klassificering, sammanfattning, checklistor, OCR, dokumentinsikt, sökning efter rutiner eller fullständig bearbetning vid uppladdning.

* Åtkomst kan anpassas per område. Kontakta oss om du behöver detta.

Resultatet av bearbetningen innebär till exempel att kunna läsa sammanfattningar/dokumentinsikter, se dokumenten i de olika klassificeringssystemen, skapa rutiner och checklistamallar som hittats etc.

Alla filer som bearbetas med funktionen ” Dokumentinsikt ” (beskrivs nedan) har också möjlighet att använda ” Smarta dokumentnamn ”. LAFT kommer då att försöka skapa en titel som är mer beskrivande än originalet, baserat på dokumentets innehåll:

För att bearbeta befintliga enskilda filer, till exempel de som redan finns i dokumentarkivet, högerklicka på filen och klicka på knappen LAFT Proff. Detta visar några alternativ:

1) Dokumentinsikter :
- Sammanfattar dokumentet och ger dig en kort version av filens innehåll.
- Härleder ett smart dokumentnamn.
- Leta efter fynd i dokumentet (avvikelser och rekommendationer som kan tas vidare som en arbetsorder om så önskas).

Du får en översikt med sammanfattning, dokumentdetaljer, avvikelser, rekommendationer, efterlevnad (krav på korrigering och myndighetsorder), samt en separat flik för Leverantörer (om sådan finns med kontaktuppgifter etc.):

Du hittar alla avvikelser och rekommendationer på en separat sida under ” Avvikelser och rekommendationer ”. Läs mer om detta längre ner i guiden.

2) Klassificering :
Här kan du antingen placera filen manuellt genom att själv välja klassificeringssystem och undermapp. Annars kan du klicka på "Sök efter klassificering", så gör LAFT detta åt dig. För att se resultatet av klassificeringen kan du antingen högerklicka på filen igen > LAFT Proff > Klassificering, eller välja Klassificeringssystem här: Dokumentarkivet kommer då att växla till en ny mappstruktur och visa filer i den mapp de har placerats i. Du kan enkelt växla tillbaka till ett "vanligt" dokumentarkiv genom att välja "Ingen". Om du tror att filen placerades felaktigt kan du antingen flytta den medan du är i klassificeringssystemet, eller högerklicka på filen > LAFT Proff > Klassificering. Detta visar alla system i rullgardinsmenyer, och du kan enkelt ändra dem.

Tips! Du kan använda filtret ”Oklassificerade dokument” för att enkelt visa filer som ännu inte har klassificerats.

3) Rutiner :
TIPS! Om du vill ha många frågor samlade i samma rutin rekommenderar vi att du söker efter checklistmallar. Se det separata avsnittet om detta längre ner i den här guiden.

Genom att klicka på "Sök efter rutiner" kommer LAFT att kontrollera om det finns några rutiner beskrivna i filen. När bearbetningen är klar kommer de att se ut så här:

Du kan välja att skapa rutiner i LAFT baserat på dessa förslag. För att göra detta, ange önskad kategori som rutinen ska skapas i i LAFT. Kom ihåg att skilja mellan kategorier i Brannbok och i "andra" rutiner (Generellt)!
Klicka sedan på de tre raderna > Skapa och hantera:

• Skapa och bearbeta: du kommer att skickas till bearbetningsläge för rutinen, så att du kan sätta en deadline och tilldela direkt. Läs mer om bearbetningsrutiner här .

4) Checklistor:
Du kan skapa checklistmallar direkt från filer i dokumentarkivet.
Ladda upp filen som vanligt > Högerklicka > LAFT Proff > Checklistor > Sök efter checklistor.
Du kommer då att se förslag på checklistor som har upptäckts i filen:

Klicka på namnet på den du vill använda. Detta tar dig till sidan för att hitta checklistan, där du kan klicka på namnet:
Nu kan du välja de frågor du vill inkludera i mallen, samt ändra de föreslagna svarsalternativen.

Klicka på Skapa och öppna checklistamall. Detta öppnar mallen och du kan redigera den ytterligare. Du kan också hitta mallen genom att gå till Checklistamodul > Checklistamallar > Hantera. Dessa kommer att ha Pro-märket på sig:

5) KI-status :
Ger dig en översikt över vilka processer som har utförts på filen:

Det finns tre olika statusar:

• Klar = Lyckad, rutin/klassificering/sammanfattning/checklista har upptäckts och har slutförts.
• Inga resultat = Ingen rutin/klassificering/sammanfattning/checklista hittades, eller inte relevant för filen
• Misslyckades = Sökning efter rutin/klassificering/sammanfattning/checklista kunde inte slutföras. Detta kan till exempel bero på ett fel hos en underleverantör. Försök igen, och om det misslyckas igen, vänligen kontakta support@laft.io så att vi kan kontrollera orsaken.

Förklaring av symbolerna:
Tryck på "spela upp"-knappen på Obearbetad för att starta bearbetningen.
Klicka på ikonen Lyckad för att gå till insamlingssidan för filer som har bearbetats och lyckats.
Om du vill prova tidigare filer där det inte fanns några resultat för bearbetning kan du klicka på omladdnings-/pilikonen vid Misslyckades och/eller Inga resultat .

• Lyckad - antal filer som tidigare har bearbetats och har haft ett lyckat resultat.
• Obearbetade - antal nya filer som inte har bearbetats tidigare.
• Inga resultat – filer som har bearbetats men inte har några resultat. Om du till exempel letar efter rutiner kan orsaken vara att det inte finns några rutiner i dokumentet.
• Misslyckades – processen har misslyckats. Detta beror vanligtvis på oförutsedda problem med vår underleverantör. Försök igen, och om det fortfarande inte fungerar, vänligen kontakta oss på support@laft.io så att vi kan felsöka.
•    603   - visar antalet tillgängliga poäng

• Dokumentinsikter i modulmappar , orange och blå mappar :
  Dokumentinsikter innehåller flera saker (för ungefär en kredit per dokument):
  • Sammanfattning av dokument
  • Smarta dokumentnamn
  • Sök efter avvikelser och rekommendationer
  • Sök efter annan viktig information i dokumentet
  • Sök efter information om leverantörer (t.ex. kontaktuppgifter, företagsnummer etc.)
    
    Högerklicka på mappen > LAFT Proff > Dokumentinsikt.
    
    Ett modalfönster visas då där du kan filtrera efter den period du vill utföra dokumentinsikt för, och du kan välja ett av snabbfiltren.
    OBS! När du utför dokumentinsikt på hela mappar kan du bara köra processen på filer som laddades upp för mindre än 12 månader sedan . Detta för att undvika att använda krediter på gamla filer som troligtvis är föråldrade. Du kan fortfarande bearbeta "gamla" filer manuellt genom att högerklicka på den enskilda filen > LAFT Proff > Dokumentinsikt.
    Tryck på "spela upp"-knappen på Obearbetad för att starta processen.
    Om nya filer har laddats upp sedan den senaste bearbetningen kommer endast nya filer att förbli obearbetade och krediteringar kommer att användas på dem.
    
• Klassificering av modulmappar , orange och blå mappar :
  Högerklicka på den gröna modulmappen > LAFT Proff > Klassificering.
  Detta öppnar ett fönster där du kan välja mellan de fyra olika klassificeringssystemen i flikarna högst upp, samt se KI-status för filerna i modulmappen. I exemplet nedan har vi sju filer i modulmappen "Allmänt", och de är för närvarande obearbetade (ej klassificerade). Tryck på "spela upp"-knappen på Obearbetad för att starta bearbetningen.
  Om nya filer har laddats upp sedan den senaste bearbetningen kommer endast nya filer att förbli obearbetade och krediteringar kommer att användas på dem.
  
  
  När klassificeringen är klar visas antalet lyckade klassificeringar under statusen Lyckad. Du kan klicka på ikonen för att gå till klassificeringssystemet och se resultaten. Du kan också välja önskat klassificeringssystem här för att se resultatet: Dokumentarkivet växlar sedan till den nya mappstrukturen och visar filer i den mapp de har placerats i.
  Du kan enkelt växla tillbaka till det "vanliga" dokumentarkivet genom att välja "Ingen".
  Alternativt kan du gå till sidan Upptäckter i menyn. Se avsnittet om detta längre ner i den här guiden.
  
  
• Leta efter rutiner i modulmappar och orange / blå mappar :
  Högerklicka på mappen > LAFT Proff > Rutiner.
  Detta visar en modal där du kan se antalet filer i mappen, samt deras status (om du har försökt söka efter rutiner i mappen tidigare, kommer den att listas som x antal lyckade, x antal inga resultat, etc.).
  Om nya filer har laddats upp sedan den senaste bearbetningen kommer endast nya filer att förbli obearbetade och krediteringar kommer att användas på dem.
  Se avsnittet nedan om Resultat > Förslag på rutiner för hur du kan följa upp dessa rutinförslag.
  

Högerklicka på den mapp du vill ladda upp filer till och placera filerna i filväljaren. Vid uppladdning kan du välja att gå till fliken LAFT Proff och enkelt välja vilka processer du vill köra på de filer som ska laddas upp. Detta görs genom att markera rutan för önskad/önskade processer. Du kommer alltid att ha en översikt över både hur många krediter du har tillgängliga, samt hur många krediter som krävs för de processer du väljer. Om du inte har tillräckligt med krediter kommer du inte att kunna slutföra processen/processerna, och knappen Uppladdning kommer att inaktiveras. Du måste då välja färre processer tills knappen aktiveras igen och du har tillräckligt med krediter.

Efter uppladdning:
Du kan se vilka filer som bearbetades och vilka jobb som kördes genom att högerklicka på mappen de laddades upp till > LAFT Proff > KI-status. Du ser då om processerna lyckades.

Precis som när du klassificerar enskilda filer kan du även se resultatet av bearbetningen genom att högerklicka på de enskilda filerna efter uppladdning, eller genom att ändra klassificeringssystemet i det övre högra hörnet (t.ex. till NS3451).
Alternativt kan du gå till sidan Resultat > Behandlingsstatus i menyn. Se avsnittet om detta längre ner i den här guiden.

Krediter används inte på OCR.

Dokument som läses, även utan att man kontrollerar att de ska bearbetas med LAFT Proff, kommer automatiskt att OCR-läsas om dokumentet tolkas som ett skannat dokument.
Du kan också köra OCR på filer som redan finns i dokumentarkivet genom att högerklicka på filen > Fullständig OCR (skannad PDF).

Sedan kan alla LAFT Proff-processer tillämpas på dokumentet på vanligt sätt (klassificering, sökning efter avvikelser och rekommendationer, rutiner och checklistor).

Dubbelhantering använder inte krediter.

Om översikten över duplicerade dokument innehåller filer som du vill undanta helt från duplikathanteringen kan du styra detta på mappnivå i dokumentarkivet:

Den här sidan visar eventuella dubbletter du kan ha av filer i dokumentarkivet. Endast filer som har två eller fler kopior visas i den här tabellen. Du kan använda filterfunktionen högst upp för att filtrera efter dubbletter av olika objekttyper, byggnadstyper eller enskilda objekt.

Med knappen Visa till höger om tabellen kan du förhandsgranska filen.
Om du klickar på filnamnet kommer du till filen i dokumentarkivet på ett av objekten där den finns.
Genom att klicka på numret med antalet dubbletter får du en översikt över var filerna finns (där dubbletterna finns).

Detta tar dig till en lista där du kan se vilka byggnader och mappar filen finns i, och du kan välja vilka du vill behålla. Om du klickar på filnamnet i den här tabellen kommer du direkt till rätt fil i dokumentarkivet. För att radera, markera rutan till vänster i tabellen och klicka på knappen "Radera markerade".

Godkänn dubbletter:
Det kan vara så att vissa filer är avsedda att finnas på flera objekt, och att det därför är ”OK” att det finns dubbletter av den. Exempel på detta kan vara instruktioner för rutiner, som laddas upp till alla byggnader. Detta kommer, innan det eventuellt godkänns som en duplikat, att visas i tabellen för dubbletter. För att rensa upp i dina dubbletter kan du godkänna filer som du är medveten om att det finns flera kopior av, och där detta är OK.

När du klickar på knappen Godkänn försvinner filen från listan, men du hittar den under "Godkända dubbletter" i menyn, där du också kan ta bort godkännandet:

Det finns ett filter uppe till höger där du kan filtrera på objekttyper och objekt, samt den period då fynden gjordes. Det vill säga inte när dokumentet bearbetades i LAFT, utan det datum då fyndet beskrivs i själva dokumentet:


Översiktssidan har en instrumentpanel med de viktigaste resultaten i dokumentarkivet, baserat på filer som bearbetats med funktionen "Dokumentinsikter":

Sidan visar mätvärden för allvarliga avvikelser, fynd som kräver uppföljning, vad som har analyserats denna vecka och vad som har analyserats denna månad. Genom att klicka på mätvärdena kommer du till en förfiltrerad sida som visar urvalet.

Lite längre ner på sidan ser du ”Kräver uppföljning” och ”Nyligen analyserad”. Här ser du de viktigaste resultaten och du kan klicka på ”Visa alla” för att fortsätta.

På den här sidan ser du alla avvikelser och rekommendationer som har upptäckts via bearbetningen "Dokumentinsikt". Ovanför tabellen har du ett filter där du kan filtrera på många faktorer för att begränsa sökningen, med t.ex. typ (avvikelse/rekommendation), allvarlighetsgrad (låg, medel, hög), period, om det kräver uppföljning eller inte, riskdimension, dokumenterad period (baserat på dokumentets innehåll), funnen period (när processen körs i LAFT) och ämnesområde (Elsäkerhet, energi, HSE, brand etc.):

Du kan välja om du vill se resultaten i en listvy eller en kartvy. I listvyn ser du information om resultaten, och du har en knapp längst till höger i tabellen för att skapa en arbetsorder för avvikelsen. Om en arbetsorder redan har skapats syns detta, utöver dess aktuella status:

Om du väljer kartvy kan du klicka på markören för att visa en klickbar lista över resultaten:

Om du skapar en arbetsorder skickas du för att behandla arbetsordern. Arbetsordern tilldelas automatiskt åtgärdstypen "Avvikelse". Det finns alltid spårbarhet tillbaka till det dokument som fyndet kommer ifrån, genom att klicka på knappen LAFT Proff i arbetsordern. Dessutom läggs filen till som en bilaga i fliken "Kommentarer och filer":

På den här sidan ser du en översikt över alla filer som har bearbetats med ”Dokumentinsikt” och som kan vara arkivvärdiga. Du ser dokumentets namn, vilket objekt det finns på, graden av tillförlitlighet (hur troligt det är att dokumentet är arkivvärt) och datum för bedömningen (när bearbetningen gjordes).

Du kan kontrollera filerna och markera dem som "Ej arkiverbara" om du vill ta bort dem från översikten.
För de som har Acos-integration kan ni klicka på knappen ”Arkiv” för att överföra dokumentet till Acos.

• Detta är en samlingssida som ger dig en översikt över alla rutiner som har upptäckts genom LAFT Proff och AI-bearbetning. Du kan använda sökfältet för att söka efter filnamn, byggnader etc., eller filtret högst upp för att hitta rutiner som hittats på enskilda objekt eller objekttyper.
  
  Du kan välja att ta bort föreslagna rutiner genom att markera rutan till vänster i tabellen och klicka på knappen "Ta bort valda".
  Du kan enkelt se om en rutin redan har skapats från den här sidan. Om så är fallet kommer tid och datum att listas i kolumnen "Skapad".
  
  Om du vill skapa en rutin kan du klicka på rutinens namn/beskrivning. Detta visar en modal där du kan placera rutinen i rätt kategori (kom ihåg att skilja mellan kategorier i Eldboken och "andra" rutiner (Allmänt)):
  
  När du är redo klickar du på de tre raderna till höger > Skapa och hantera . Om du klickar här kommer du till rutinens hanteringsläge, så att du kan sätta en deadline och tilldela direkt. Läs mer om att hantera rutiner här .

Samlingssida för alla checklistamallar som upptäckts via AI-bearbetning och LAFT Proff. Du kan klicka på checklistan i kolumnen Beskrivning:

Du kan sedan välja de frågor du vill inkludera i checklistamallen, samt ändra de föreslagna svarsalternativen.

Klicka på Skapa och öppna checklistamall. Detta öppnar mallen och du kan redigera den ytterligare . Du kan också hitta mallen genom att gå till Checklistamodul > Checklistamallar > Hantera. Dessa kommer att ha Pro-märket på sig:

• På den här sidan får du en översikt över statusen för de olika processer som pågår i LAFT Proff. Du kan använda sökfältet för att söka efter filnamn, byggnader, status etc. Du kan också använda filtren högst upp på sidan för att filtrera efter status, processtyp, objekttyp och objekt.
  Om du till exempel enkelt vill se resultaten av det du just har klassificerat kan du filtrera efter typ "Klassificering" och sedan sortera efter kolumnen "Startad". Då kommer de senaste klassificeringarna att visas högst upp i tabellen:
  
  Det finns tre olika statusar:
  • Klart = Lyckat, rutiner och checklistor har upptäckts, sammanfattning och klassificering har utförts smidigt.
  • Inga resultat = Inga rutiner/checklistmallar hittades, och/eller sammanfattning och klassificering är inte relevanta för filen.
  • Misslyckades = Sökning efter rutiner, checklistamallar och/eller sammanfattning och klassificering kunde inte slutföras. Detta kan till exempel bero på ett fel hos en underleverantör. Försök igen, och om det misslyckas igen, vänligen kontakta support@laft.io så att vi kan kontrollera orsaken.

I dokumentarkivet finns en separat översiktssida som visar dig användbar information, både om dokumentarkivet i allmänhet, men även om LAFT Proff i synnerhet. Mätvärden som är relevanta för LAFT Proff är taggade med PROFF- ikonen:

Du kommer också att kunna få en överblick över detta via Insikter-modulen här: