Aviseringar – regler och inställningar
I den här artikeln går vi igenom alla aviseringar i LAFT, där du kan hantera de olika typerna av aviseringar, samt vilka regler som gäller för aviseringar.
Table of Contents
Aviseringar till användaren
Det är möjligt att stänga av/på aviseringar helt för en användare.
Detta görs genom att gå till Administration > Användare > hitta användaren > Redigera:
Här kan du kontrollera om användaren ska kunna:
- Få meddelanden om frågor från Internkontroll (IK-bygg). Här kan du hänvisa till valfri årskalender som du har ställt in i IK-bygg, t.ex. här:
I IK-bygg får du aviseringar baserat på din roll. Om du har tillgång till byggnaden och har en roll som ska besvara frågan får du en avisering. För att ändra vilka roller som ska besvara de olika frågorna kan du gå till Administration > Intern kontroll > Frågefilter.
- Få meddelanden om uppdateringar av arbetsordrar:
- Om detta väljs får du ett meddelande när du tilldelas en ny arbetsuppgift/rutin, och när deadline närmar sig. Se separata avsnitt om meddelanden för arbetsuppgifter/rutiner, samt regler för meddelanden nedan.
Ställa in aviseringar för arbetsordrar/rutiner
När en arbetsorder/rutin skapas finns det en separat flik där du kan hantera aviseringar. Inställningarna här gäller endast för det enskilda ärendet:
Som nämnts ovan får du meddelanden när du tilldelas ett nytt ärende, samt när deadline närmar sig. Utöver detta kan du anpassa här.
För att ändra denna inställning i efterhand kan du bearbeta arbetsordern/rutinen och klicka på Övrig information (observera att inte alla roller i LAFT har åtkomst till detta):
Regler för aviseringar vid förnyelse av rutiner
Påminnelsen för en rutin varierar beroende på rutinens intervall:
- < 7 dagar till förfallodatum (daglig rutin): Ingen påminnelse.
- 7 till 13 dagar till förfallodatum (veckorutin): Påminnelse DAGEN FÖRE.
- 14 till 29 dagar till förfallodatum (halvveckovis rutin): Påminnelse 2 DAGAR FÖRE.
- Övrigt: Påminnelse 1 VECKA FÖRE.
- Om fördefinierad kalender (flaggdagar etc.): Påminnelse 1 DAG FÖRE
Påminnelse skickas alltid via e-post klockan 07:00.
När förnyas en rutin?
När en rutin körs markeras den som grön/körd fram till den tidsfrist som satts för rutinen. Den förnyas först (dvs. ges en ny tidsfrist och får statusen "tilldelad" igen) klockan 22:00 samma dag som tidsfristen löper ut.
Det betyder att om du utför en årlig rutin en vecka före deadline, kommer den att förbli som utförd fram till den ursprungliga deadline-dagen.
Notifieringar om ärenden från MittBygg (inloggningslösning för användarrollen)
Administratörer/chefer kan ändra inställningarna för aviseringar för ärenden som kommer från MittBygg (registreringslösning). Detta görs genom att gå till DV-modulen > Administration > Aviseringar.
Här kan du välja om användaren ska få aviseringar när ett nytt ärende tas emot via MittBygg. Användaren får då en avisering om ett ärende tas emot från en byggnad som personen har tillträde till. Ärendet kommer fortfarande att finnas i Inkorgen > fliken MittBygg, liksom alla obehandlade ärenden (utan deadline och/eller utförande).
Om du har konfigurerat e-postregistrering kan du också välja om användaren ska få meddelanden om nya e-postmeddelanden som har kommit in. Se instruktioner: Inkorg i drift och underhåll > E-post och SMS
För att ställa in automatisk tilldelning av ärenden från MittBygg, gå till DV-modulen > Administration > Ansvariga utförare.
Aviseringar i hyresmodulen
Gå till Uthyrningsmodulen > Inställningar > Aviseringar. Här kan du hantera aviseringar för följande:
Intern anmälan:
- Vid utgång av ett leasingavtal. Du kan välja att aktivera automatiskt skapande av en arbetsorder vid utgången av ett leasingavtal. Arbetsordern placeras i inkorgen i DV-modulen, på fliken Uthyrning ( Inkorgen i DV-modulen ).
Om du vill att en permanent person ska tilldelas dessa ärenden, och att de inte hamnar i inkorgen, kan du också välja vem som ska tilldelas att hantera dessa ärenden här.
Dessa arbetsordrar behandlas på samma sätt som andra: Så här behandlar du arbetsordrar
Du kan till exempel bifoga en checklista till arbetsordern för inspektion av hyresfastigheten eller in-/utcheckning.
- Loggning av nedladdningar av brevmallar. Här kan du välja om, och i så fall vilken, användaren ska få en avisering när brevmallar laddas ner (avisering om indexering etc.).
Meddelanden till hyresgästen:
- Vid hyresavtalets utgång, och vid utgången av säkerheten/garantin. Här kan du ställa in antalet dagar eller månader som hyresgästen ska meddelas innan hyresavtalet löper ut. För att detta ska fungera måste hyresgästen ange ett telefonnummer, eftersom dessa meddelanden skickas via SMS.
Innehållet i SMS:et kan anpassas genom att ändra fältet "Anpassat SMS".
Översikt över tillgängliga variabler:
Kom ihåg att klicka på " Spara inställningar " längst ner på sidan.