Ska du fylla i en checklista via en arbetsorder/rutin? Se instruktioner: Bearbeta en arbetsorder/rutin på webben

Fylla i en checklista i checklistamodulen

Klicka på fyll i i sidomenyn. Här kan du först välja vilken checklista du ska leverera, sedan välja vilket objekt den ska levereras till. PS: Om det finns en checklista med IK-Bygg-frågor kommer denna endast att vara tillgänglig på objekttypen ”Byggnad”.

När du har valt objekttyp visas en rullgardinsmeny som visar de objekt du har åtkomst till. Markera önskat objekt och tryck på ”Gå till ifyllning av checklistan”.

En checklista kan bestå av flera frågor med olika typer av svarsalternativ:

Rullgardinsmeny
Välj ett (eller flera om det är tillåtet) av alternativen i listan.

Tillståndsnivå
Här ställer du in villkorsnivå IU (ej granskad), 1 (alla ok), 2 (anmärkning) eller 3 (avvikelse). Om din kommun/organisation prenumererar på IK-Bygg kan en fråga i checklistan vara kopplad till en fråga från Internkontrollen. Det du fyller i i checklistan kommer då att synkroniseras med internkontrollen. Detta gäller både själva villkorsnivån, samt kostnad, bilder/bilagor och kommentarer. En fråga kan också ha villkorsnivå som svarsalternativ utan att vara kopplad till IK-Bygg, som i exempelbilden nedan.

Fri textrad
Det här är en rad där du kan skriva vad du vill.

Fritt textfält
Detta är ett större fält där du kan ange vad du vill.

Radioknappar
Radioknappar är till för att markera ett (eller flera om det är tillåtet) svarsalternativ.

Antal
Det här är en rad där du bara kan ange siffror. Ingenting kommer att visas om du försöker skriva text här.

Datum
Här väljer du ett datum från en kalender.

Bilder och bilagor
En fråga kan också ha flera olika svarsalternativ. Det kan också finnas fält för att ladda upp bilder och andra bilagor, antingen relaterade till en specifik fråga, eller som en enskild fråga i sig. Vid uppladdning kan du ladda upp flera bilder och dokument samtidigt från webben genom att markera dem. Om du håller ner shift-knappen på tangentbordet kan du markera flera filer samtidigt. Du kan också hålla ner CTRL/Command-knappen om filerna inte är i ordning. Om du ska ta bilder från en mobiltelefon kommer det bara att vara möjligt att ta en bild åt gången. Lösningen blir då att avsluta Checklistan, öppna kameran och ta bilder, sedan öppna Checklistan/Webbläsaren (Checklistor öppnas i webbläsaren) igen och ladda upp bilderna enligt beskrivningen ovan.

Obligatoriska frågor/svar:
Personen som skapade checklistan kan ha valt att vissa av frågorna ska vara obligatoriska, och du måste besvara dem för att kunna skicka in. Dessa frågor kommer att markeras med en röd asterisk ( * ).

Hur ska man leverera checklistan?

För att slutföra en checklista, fyll i de olika svarsalternativen för frågorna i listan. Om du vill slutföra en del av checklistan och sedan fortsätta med den senare, använd knappen "Tillfälligt spara" som finns både högst upp och längst ner på sidan. För att fortsätta med en tillfälligt sparad checklista, klicka på knappen Redigera när du är redo att fortsätta.

Om du vill se en logg över hur frågan har besvarats tidigare kan du klicka på pilikonen längst upp till höger (endast för frågor med TG som svarsalternativ):

Detta visar loggen över de senaste svaren på frågan, samt om villkoret har reviderats, både via checklistor/IK-Bygg, via handlingsplaner och/eller via arbetsordrar. Du kan därför se här om TG har ändrats i ett nytt svar på checklistan eller via en handlingsplan/AO efter att den föregående checklistan skickades in:

När du är klar med att fylla i en checklista klickar du på knappen Skicka högst upp eller längst ner på sidan.
När du klickar på Leverera på en checklista som är kopplad till en rutin får du möjlighet att även slutföra rutinen:

Om du klickar på "Skicka och slutför" kommer själva rutinens status att ändras till Slutförd så att du inte behöver göra det själv efteråt. Detta är bra att använda om du inte behöver göra något annat efter att checklistan har skickats in (inga avvikelser, inga kommentarer eller bilder att lägga till..). Rutinen stängs då samtidigt som du skickar in checklistan, och öppnas sedan igen innan nästa deadline. Om du slutför efter deadline får du möjlighet att slutföra för föregående deadline, hoppa över den deadline som har passerat, eller slutföra för nästa deadline.

Om du klickar på ”Skicka” måste du komma ihåg att ändra statusen för själva rutinen till Slutförd efteråt. Det är en bra idé att använda det här alternativet om du till exempel ska lägga till kommentarer, ladda upp bilder etc. till arbetsordern/rutinen, efter att du har skickat in checklistan.

Skapa arbetsordrar från checklistor

Om TG är inställt som svarsalternativ i checklistamallen kommer det att vara möjligt att aktivera automatiskt skapande av arbetsordrar vid avvikelser (när checklistan levereras med TG2 och/eller TG3). Om denna inställning är aktiverad av personen som skapade mallen kommer det att indikeras som visas på bilden nedan när den fylls i. Läs mer om att skapa arbetsordrar från checklistor här - både automatiskt och manuellt.

Skapa handlingsplaner från checklistor

Du kommer också att ha möjlighet att skapa handlingsplaner direkt från frågan i checklistan efter att den har skickats in. Detta bestäms av personen som skapade checklistamallen. I det här fallet kommer följande knapp att visas längst ner till höger om frågan efter att checklistan har skickats in:

Om du klickar här kan du gå direkt till att bearbeta mätningen (om du har en roll som tillåter detta):
Läs mer om handlingsplaner här

Fanns det några avvikelser i checklistan? Se vägledning: Skapa arbetsordrar och handlingsplaner från checklistor