Se separata instruktioner om hur du fyller i checklistor här .
Om du vill se en video om hur avvikelsehantering kan göras hittar du den i vårt videobibliotek här .

När du har skickat in en checklista som innehåller en eller flera avvikelser är det en bra idé att gå vidare med detta omedelbart. Du kan sedan välja att manuellt skapa en arbetsorder från checklistan. Så här går du tillväga:

• Skicka in checklistan på vanligt sätt.
• Om du skickar in en checklista via en arbetsorder/rutin kommer du att skickas tillbaka till sidan för att behandla arbetsordern/rutinen när du skickar in checklistan. Det är en bra idé att först skapa arbetsordrarna (avvikelserna) i checklistan, innan du senare behandlar uppgiften som checklistan är kopplad till som slutförd och sätter den till statusen Slutförd.
  Scrolla ner till där du får en översikt över checklistan/checklistorna i ärendet och klicka på ögonikonen för att öppna checklistan igen:

Klicka på knappen Ny arbetsuppdrag på den fråga du vill göra detta på:

Det kommer då att synas omedelbart att en arbetsorder har skapats, och du kan klicka på den för att fortsätta med bearbetningen:

När arbetsordern bearbetas ser det ut så här:

Under ”Inloggad via” står det checklista. Den här knappen är klickbar, så du går direkt till checklistan som uppgiften hämtades från.

Du hittar alla arbetsord (avvikelser) som gjorts i frågan på flera ställen. Det beror på vilken roll du har:

• I själva checklistan , antingen genom att klicka på knappen "X arbetsorder" eller på loggikonen:

← ID-numret är klickbart här och tar dig direkt till arbetsordern.

• I inkorgen i LAFT (inuti DV-modulen, under fliken ”Övrigt”. På så sätt kan du (eller andra) följa upp ärendena kontinuerligt.

Om checklistan skickas in via en rutin, kom ihåg att ändra statusen för arbetsordern/rutinen från vilken du öppnade checklistan till "Slutförd" när du är klar med bearbetningen (såvida du inte valde att slutföra rutinen när du skickade in checklistan).

Bearbeta och hämta arbetsordrar från checklistor senare:
Alla obehandlade ärenden i LAFT (där en deadline och/eller en implementatör saknas) finns alltid i Inkorgen i DV-modulen. Ärenden som kommer in från checklistor finns i fliken ”Övrigt” och behandlas på samma sätt som alla andra ärenden; de måste tilldelas rätt implementatör, en deadline sätts etc. Det är också en bra idé att ange en åtgärdstyp som du har definierat som en avvikelse. Se separat vägledning om att ”flagga” åtgärdstyper , så att de representerar en avvikelse.

När du har angett åtgärdstypen på arbetsordern och sparat den, kommer det/de ärenden som du definierar som en avvikelse att visualiseras på översiktssidan i DV-modulen:

Och i Insights-modulen (med rätt roll):

Arbetsordrar som har skapats automatiskt från checklistor (läs mer om detta i nästa avsnitt) har också sina egna mätvärden:

Observera att tabellen du kommer till när du klickar på dessa visar alla ärenden med en åtgärdstyp som representerar en avvikelse. Detta beror på att vi ännu inte har någon egen filtrering på plats för dessa arbetsordrar (detta kommer naturligtvis att läggas till kontinuerligt). Du kan dock lösa detta genom att även skriva "Avvikelse på checklista" i sökfältet, eftersom alla dessa ärenden kommer att ha detta som en del av sin uppgiftstext:

I den här delen av guiden förklarar vi hur arbetsordrar kan skapas automatiskt från checklistor. Se separat guide om hur du fyller i checklistor här . Om du vill se en video om hur du hanterar avvikelser hittar du den i vårt videobibliotek, här .

För att en arbetsorder automatiskt ska skapas från en checklista när en (eller flera) avvikelser registreras måste checklistamallen först anpassas.
Så här går du tillväga (tillgängligt för rollerna administratör, fastighetsförvaltare, verksamhetschef och chef):
I checklistamodulen > Checklistamallar > Hantera checklistor

Hitta (eller skapa) checklistamallen du vill anpassa i översikten. För att anpassa en befintlig checklistamall, klicka på dess namn för att gå in i redigeringsläge.

Hitta/lägg till frågor och lägg till svarsalternativ Tillståndsnivå eller Tillståndsnivå från IK-Bygg:

• Du kommer då att se att du kan välja åtgärdstyper. Du måste tidigare ha ställt in dessa för att representera en avvikelse ( läs mer om åtgärdstyper här ). Om du väljer "Ingen" här kommer inga arbetsordrar att skapas automatiskt senare. Det kommer fortfarande att vara möjligt att skapa AO:er manuellt :

• Klicka på Spara längst ner på sidan när du är klar.
• När du fyller i formuläret kommer följande text att visas på frågor med TG som svarsalternativ: "Generera arbetsorder vid avvikelse":

När checklistan levereras skapas arbetsordrar automatiskt för frågor med TG2 och/eller TG3, både för anpassade frågor och för frågor från IK-Bygg. Du kommer att kunna hitta alla arbetsordrar (avvikelser) som skapats för frågan på flera ställen. Detta beror på vilken roll du har:

• I själva checklistan , antingen genom att klicka på knappen "X arbetsorder" eller på loggikonen:

← ID-numret är klickbart här och tar dig direkt till arbetsordern.

• I inkorgen i LAFT (inuti DV-modulen, under fliken ”Övrigt”. På så sätt kan du (eller andra) följa upp ärendena kontinuerligt.

När en deadline har satts och/eller arbetsordern har utförts försvinner den från inkorgen. Du kan dock enkelt hitta den igen i arbetsorderöversikten genom att söka efter texten "Avvikelse på checklista":

Du kan också filtrera efter måtttyper i Avancerad sökning, om du har flera olika måtttyper som representerar avvikelser.

Bearbeta och hämta arbetsordrar från checklistor senare:
Alla obehandlade ärenden i LAFT (där en deadline och/eller en implementatör saknas) finns alltid i Inkorgen i DV-modulen. Ärenden som kommer in från checklistor finns i fliken ”Övrigt” och behandlas på samma sätt som alla andra ärenden; de måste tilldelas rätt implementatör, en deadline sätts etc. Det är också en bra idé att ange en åtgärdstyp som du har definierat som en avvikelse. Se separat vägledning om att ”flagga” åtgärdstyper , så att de representerar en avvikelse.

När du har angett åtgärdstypen på arbetsordern och sparat den, kommer det/de ärenden som du definierar som en avvikelse att visualiseras på översiktssidan i DV-modulen:

Och i Insights-modulen (med rätt roll):

Arbetsordrar som har skapats automatiskt från checklistor har också sina egna mätvärden:

Observera att tabellen du kommer till när du klickar på dessa visar alla ärenden med en åtgärdstyp som representerar en avvikelse. Detta beror på att vi ännu inte har någon egen filtrering på plats för dessa arbetsordrar (detta kommer naturligtvis att läggas till kontinuerligt). Du kan dock lösa detta genom att även skriva "Avvikelse på checklista" i sökfältet, eftersom alla dessa ärenden kommer att ha detta som en del av sin uppgiftstext:

Om en arbetsorder skapas från en checklista, och svarsalternativet för frågan är villkorsnivå, är det möjligt att revidera villkorsnivån på frågan i arbetsordern. Detta är möjligt för både IK-Bygg-frågor och anpassade frågor. Ändringar som görs i villkorsnivån på arbetsordern loggas och är synliga för nästa person som fyller i checklistan. Så här fungerar det:

• Arbetsordrar skapas först från checklistan, antingen manuellt eller automatiskt (se separata avsnitt för detta ovan).
• TG ställde frågan, och all annan information om frågan, såsom uppgiftstexten + eventuella kommentarer, ingår i arbetsordern.

Om arbetsordern skapades från en checklista syns den på flera sätt. Du kan se detta genom orden "Skapad från checklista" ovanför informationen om arbetsordern.
Det syns också genom att det står ”Checklista” (med en länk till inlämningen) i fältet Rapporterad via, under Information om arbetsorder.

Själva arbetsordern behandlas på samma sätt som andra uppgifter i LAFT, genom att ändra status, lägga till kommentarer, ladda upp bilder etc.

Om frågan som arbetsordern härrör från har villkorsnivå som svarsalternativ i checklistan, har du dock även möjlighet att revidera fälten för villkorsnivå, samt kommentar och kostnad – direkt i arbetsordern.
Om du ändrar något här kommer det att synas i checklistan, både i den inskickade versionen och som en del av loggen nästa gång checklistan fylls i:

I den inskickade versionen:

Genom att klicka på pilikonen längst upp till höger kan du öppna själva loggen och filtrera på "Uppdaterad i arbetsorder". Detta visar alla gånger som tillståndsbedömningen för denna fråga har reviderats via en arbetsorder.

Nästa gång checklistan ska fyllas i:

Den senast inställda TG:n (som i det här fallet är TG-1 och ställdes in via en arbetsorder) är redo att fyllas i, men kan ändras vid behov. Markera Kontrollera villkor om du vill behålla den nuvarande villkorsnivån.
Här kan du också klicka på pilikonen längst upp till höger under kortet ”Senaste uppdatering” för att öppna själva loggen och filtrera på ”Uppdaterad i arbetsorder”. Detta visar alla gånger statusnivån för den här frågan har reviderats via en arbetsorder.

Om inställningen "Kan skapa åtgärder" är aktiverad i checklistamallen har du möjlighet att skapa handlingsplaner direkt från frågan i checklistan efter att den har skickats in. Detta är bra att göra på frågor som bör inkluderas i en mer långsiktig underhållsplan , där du kan sätta en budget etc.
I det här fallet visas följande knapp längst ner till höger om frågan efter att checklistan har skickats in:

Om du klickar här kan du gå direkt till att bearbeta mätningen (om du har en roll som tillåter detta):
Läs mer om handlingsplaner här .