Kom i gang med LAFT: Renholdsmodul

I denne artikkelen går vi gjennom de nødvendige stegene for å komme i gang med renholdsmodulen i LAFT. Dersom du ikke abonnerer på denne i dag og ønsker mer informasjon kan du ta kontakt med oss på support@laft.io.

+ Vis flere

Table of Contents

Importering av romlister Hvordan redigere romliste i ettertid Frekvens og ytelse Markering av plantegninger Renholdsbeskrivelser Tildeling av renhold Innstillinger i renhold

For å starte å ta i bruk renholdsmodulen i LAFT er det 3 ting som må være på plass:

Brukere (Avdelingsleder renhold og renholdere)
Romlister
Tildeling av renhold

Opplastning og markering av plantegninger er ikke avgjørende for å kunne ta systemet i bruk, men gjør renholdsappen enklere og mer intuitiv å bruke.

Importering av romlister

Den beste og mest effektive måten å få lagt inn alle rommene som skal rengjøres i renholdsmodulen er ved å gjøre en import fra et Excel-ark. Du fyller ut én importmal per bygning. Det er viktig at denne malen fylles ut helt riktig for at importen skal fungere. Kontakt oss på support@laft.io for å få tilsendt siste oppdaterte mal, eller finn den her: Importmaler.

Når du har fått malen er det veldig viktig at du leser gjennom instruksjonene som står i det et eget ark i malen. MERK at du ikke skal redigere kolonnene i rødt. Når du har fylt ut malen følger du fremgangsmåten under for å importere den inn i renholdsmodulen:

Gå inn i Renholdsmodulen, enten fra startsiden eller menyen helt oppe i venstre hjørne når du er logget inn i LAFT.

I menyen til venstre, klikk på “Oppsett”, deretter velg “Bygningsoppsett”.
Velg Bygningen du skal importere romliste på og klikk “Importer”. Dersom bygningen ikke er lagt inn, kan du se her hvordan du gjør det.
Velg filen på pc-en din. Du bør huker av for “Tørrkjøring” før du trykker “Last opp” første gangen, slik at du kan se evt. feilmeldinger. Da blir ingenting lagret.

Merk at det nok vil komme opp at det er veldig mange feilmeldinger, ofte hundrevis. Dette fordi tørrkjøringsfunksjonen ikke er så smart enda, slik at den tror det er noe feil med tomme rader i malen. Det viktigste er å se på første linje i feilmeldingsoversikten, hvor det står hvor mange rom blir importert. Sjekk at det stemmer overens med antall linjer/rom i malen.
Deretter kan du scrolle nedover feilmeldingslisten, og se om du får varsel om duplikate rom o.l.
Feilmeldinger som sier “Mangler romnummer. Hopper over” kan du ignorere, da det er tomme linjer i malen din som ikke er fylt ut i det hele tatt.
Husk å rette evt. feil før du laster opp filen på nytt. Om du har gjort endringer siden siste tørrkjøring, anbefaler vi å ta en ny tørrkjøring til du er fornøyd.
Til slutt laster du opp filen på nytt uten å huke av for tørrkjøring og trykker på “Last opp”.

Resultatet av romimporten vil dukke opp i en tabell under (noen ganger må du oppdatere siden en gang). Dersom det er noe du ønsker å redigere på kan du gjøre det direkte i denne tabellen (for eksempel dersom du ønsker å redigere romnummer e.l.). Trykk på det du ønsker å redigere og så den blå haken.

Hvordan redigere romliste i ettertid

Dersom du ønsker å redigere flere rom i ettertid kan du eksportere ut romlisten igjen, redigere den og laste den inn på nytt. Imidlertid så kan du ikke oppdatere/endre romliste via import. Du må derfor slette alle rommene som allerede er i systemet før du laster inn den nye romlisten.

For å slette rom, går du til Oppsett > Bygningsoppsett. Velg riktig bygg og etasje, og klikk på Romliste. Huk av alle rommene og klikk på det røde søppelkasse-ikonet. Merk at dersom det allerede er utført renhold på rommet kan det ikke slettes. Da må du redigere rommene manuelt. Dette gjør du ved å klikke direkte på de ulike feltene i tabellen som beskrev i punkt 4 ovenfor.

Frekvens og ytelse

Alle romtyper i LAFT utenom “F-Rom” og “Teknisk rom” har forhåndsdefinert både frekvens og ytelse. Teknisk rom har ytelse, men ikke frekvens, mens F-rom er rom som ikke skal rengjøres så der følger det hverken med ytelse eller frekvens.

Når du fyller ut importmalen for romlister må du velge en av romtypene som allerede eksisterer i LAFT, og du kan ikke endre på frekvens eller ytelse ved import. Derimot kan du endre på dette etter at rommene er importert.

Det er 3 ulike nivåer som kan sette ytelse på et rom:

Erfaringsprofil
Romtypekategori
Romtype

Frekvens kan settes på romtypekategori, romtyper og på individuelle rom.
Alle rom bortsett fra F-rom og Teknisk rom har en erfaringsprofil.

Erfaringsprofil kan ikke redigeres, men du kan redigere ytelse og frekvens på både romtypekategori og romtype. Det laveste nivået overstyrer de over. Altså; setter du frekvens på en romtype overstyrer det frekvens som står på romtypekategori.

Kun renholdsklassen “Daglig” har forhåndsdefinerte frekvenser. For å sette frekvens på andre renholdsklasser må du gjøre dette i renholdsmodulen > Oppsett > Renholdsfrekvenser.

Se her hvordan du kan endre frekvens og ytelser

Markering av plantegninger

Det er ikke påkrevd å laste opp plantegninger for å ta i bruk renholdsmodulen og appen, men det vil ofte oppleves som enklere og mer intuitivt i appen dersom plantegninger er lastet opp og markert.

Se her hvordan du laster opp og markerer plantegninger

Renholdsbeskrivelser

Dersom du ønsker å gi instrukser til renholderne på hvordan en romtype eller et enkeltrom skal rengjøres, eller andre ting de må huske på så kan du legge inn renholdsbeskrivelser.

For romtyper gjør du følgende:

Gå inn i renholdsmodulen, og klikk så på “Oppsett” og så “Romtyper”.
Her ser du alle romtypene som finnes i LAFT. I søkeboksen til høyre over tabellen kan du søke opp romtypen du ønsker å legge inn en beskrivelse på.
Trykk på de tre strekene helt til høyre på romtypen, og så Renholdsbeskrivelse. Det dukker da opp en boks øverst på siden hvor du kan velge hvilken renholdsklasse beskrivelsen skal gjelde for, og skrive inn ønsket instruks. Du ser også en oversikt over eventuelle eksisterende beskrivelser.

For enkeltrom gjør du følgende:

Gå til Bygningsoppsett > finn rommet i filteret øverst > Behandle > Renholdsbeskrivelser:

Renholdsbeskrivelsene vil være tilgjengelig for renholderne i renholdsappen.

Tildeling av renhold

Når du har importert romlister og er fornøyd med frekvensen som er satt kan du tildele renholdet til renholderne.

Gå til “Oppsett” og så “Tildeling av renhold”. Du tildeler renhold på ett bygg av gangen, men kan velge om du vil tildele enkeltrom eller hele etasjesoner.
Huk av rommene/sonene du ønsker å tildele til en renholder. Scroll så ned på siden til du kommer til “Tidsplan”. Det er mulig å tildele renhold til brukere med rollen Avdelingsleder renhold, Fagleder renhold og Renholder.

Velg først brukeren du ønsker å tildele rommene/sonene til.
På “Velg dager” kan du enten bruke en av standardfrekvensene eller trykke på “Tilpasset tidsplan” for å lage din egen frekvens. Det du i praksis gjør her er å fortelle systemet hvilke dager renholder er tilgjengelig.

Ønsker du å ha ulik frekvens i for eksempel partalls- og oddetallsuker? Da bruker du “Tilpasset tidsplan”, velger de dagene du ønsker å ha i den første uken, og så velger “hver 2 uke”. Sett så en startdato i partallsuken. Klikk så på “Legg til ny tidsplan”. Gjør så det samme, men velg dagene for oddetallsuker, og sett startdato i oddetallsuken.

Du ser tildelingen du har gjort når du scroller opp til tabellen igjen. I kolonnen “Renholder” ser du renholderen du valgte, og i kolonnen “Tildelt renhold” den tidsplanen du har satt opp. Tildelingene du gjør gjelder for alle renholdsklasser. Øverst på siden kan du også gå til fane for “Eksisterende tildelinger” for å redigere tildelinger du har gjort. Her kan du også slette tildelinger. Fane “Deaktiverte tildelinger” viser tildelinger hvor sluttdato (dersom dette er utfylt) har passert.

OBS! Ser du ikke brukeren i nedtrekksmenyen ved tildeling? Da er brukeren mest sannsynlig medlem av en bygningsgruppe, og bygget du tildeler på nå er ikke med i denne gruppen. Bygningsgruppe-medlemmer administreres i Renholdsmodulen > Innstillinger > Bygningsgruppe-medlemmer.

Innstillinger i renhold

Under generelt i innstillinger i renhold har vi flere faktorer dere kan redigere:

Tilleggstid og gangtid:

Dersom renholdere ila. dagen bruker tid på andre ting enn renhold kan man legge inn dette her.

Med gangtid menes antall sekunder renholder trenger på seg for å forflytte seg mellom rom. Vår anbefaling er å heller inkludere dette som en del av tilleggstiden.
Med tilleggstid menes antall minutter renholder bruker på andre oppgaver/gjøremål ila. dagen. Dette kan f.eks. være påfylling av toalettpapir, vanning av planter, kjøre mellom ulike bygninger osv.
Merk at man på første side kan sette tider for nye bygninger. Ønsker du å legge inn gang- og tilleggstid for eksisterende bygninger, må du velge fane “Renholdsinnstillinger per bygg”.
Standard minimumstid:
Dersom man ikke setter dette noe her, vil det på små rom stå at renholdet tar under ett minutt. På f.eks. toaletter er det umulig å gjennomføre renhold på under ett minutt, selv om rommet er lite, så vår anbefaling er at man setter minimum 3 minutter her.

Modifikatorer:

Modifikatorene endrer beregnet ytelse per renholdsklasse.

For eksempel:

Periodisk renhold: i ytelsestallene i LAFT ligger det allerede periodisk renhold 4 ganger i året. Dersom man allikevel setter opp periodisk renhold i systemet, er derfor vår anbefaling at man setter modifikatoren på Periodisk renholdsklasse til 0,01. Da vil ytelsen på renholdsklassen økes til maks.

Tilsynsrenhold: denne typen renhold tar ikke så lang tid å gjennomføre, da det gjerne bare er å kontrollere at alt ser OK ut, evt. tømme søppel osv. Dermed kan man justere ytelsen på rommet opp i forhold til daglig renholdsklasse, da det daglige renholdet tar lenger tid å utføre. Setter man 0,35 vil det tilsi at man utfører tilsynsrenhold på 1/3 av tiden ifht. daglig renholdsklasse.

Lønn og stillingsbrøk:

Administreres i menyen til renholdsmodulen > Innstillinger > Renholdere.

Timelønnen er basert årslønn for renholdspersonell med fagbrev (tarifflønn, 16 års ansiennitet). Den tar ikke hensyn til driftskostnader, sosiale kostnader, sykefravær og vikarbruk. Her kan dere også legge inn renholderes stillingsbrøk.

rengjøring start