Fyll ut importmalen til utleiemodulen (kommune)
I denne veiledningen går vi gjennom de vanligste spørsmålene/utfordringene som dukker opp i forbindelse med utfylling av importfilen for utleiemodulen.
Table of Contents
Det er mulig å opprette både leieobjekter, leietakere og leieforhold manuelt i LAFT, men den enkleste og vanligste måten å registrere utleieobjektene, leietakere og leieforhold på er via en excel-import. I malen fyller man inn informasjonen på ett sted, for deretter å sende filen til support@laft.io.
Når du skal importere data er det viktig at du benytter deg av den nyeste versjonen av importmalen vår. Kontakt support@laft.io for å få tilsendt denne, evt. finn den på denne siden: Importmaler.
Når utleiemalen så skal importeres av oss inn i LAFT er det viktig at all informasjonen som er fylt ut i malen er korrekt, og at det er fylt ut etter malens krav og forklaringer.
Det er kun kolonnene for navn på leieobjekt som er obligatorisk å fylle ut (og ID på bygning dersom du vil knytte leieobjektet til et eksisterende bygg i LAFT).
Det er to ulike måter å gjøre dette på, basert på om du allerede har bygninger i LAFT som du vil knytte leieobjekter til (alternativ 2 under), eller om du i tillegg til leieobjekter vil opprette nye bygg (alternativ 1 under).
Et leieobjekt må uansett være knyttet til en bygning. Du kan knytte flere leieobjekter til ett bygg, eller ha et leieobjekt per bygg. Dersom du abonnerer på IK-Bygg (Internkontrollen) og vil utføre tilstandsanalyse på leieobjekter, må et bygg tilsvare et leieobjekt (alternativ 1), da det kun er konsept for bygninger i IK-Bygg. Vi jobber med å lage en løsning som lar dere bruke IK-bygg-spørsmål på alle objekttyper i LAFT, og målet er at dette skal være ferdig ila. tredje kvartal i 2025.
Alternativ 1: Opprette hvert leieobjekt som et eget bygg
Dette er ideelt dersom deres eiendomsavdeling vil gjennomføre internkontroll/tilstandsvurdering på hvert leieobjekt (leilighet o.l.). Dersom dere ønsker dette, lar dere kolonne A i malen stå blank. Da vil det ved import opprettes et helt nytt bygg i LAFT for dette leieobjektet.
NB! Som nevnt over jobber vi med en løsning som lar dere gjennomføre tilstandsvurdering med IK-bygg spørsmål på alle objekttyper. Arbeidet skal etter planen ferdigstilles ila. tredje kvartal 2025.
De gule og de grønne kolonnene er informasjon som blir lagret på henholdsvis leieobjektene og leietakerne i utleiemodulen, mens de røde omhandler leieforholdet.
Alternativ 2: Ha flere leieobjekter tilknyttet ett bygg
NB! Som nevnt over jobber vi med en løsning som lar dere gjennomføre tilstandsvurdering med IK-bygg spørsmål på alle objekttyper. Arbeidet skal etter planen ferdigstilles ila. første tredje 2025.
Med dette alternativet, vil man kun kunne utføre internkontroll/tilstandsvurdering på bygget i sin helhet (hovedbygget). Dersom bygningen som leieobjektene tilhører allerede eksisterer i LAFT, legger du inn ID-nummeret på bygningen i kolonne A på alle leieobjektene som skal tilknyttes dette bygget. ID-nummeret finner du i bygningsoversikten under Innstillinger > Bygninger > Oversikt. Er ikke bygget lagt inn i LAFT gjør du dette først, og skriver så inn ID-nummeret i malen.
Eksempel: Bygget Eksempelgata 123 eksisterer allerede i LAFT, og har ID 43932
Ved å følge dette eksempelet vil altså alle leieobjektene bli tilknyttet Eksempelgata 123.
Det er også viktig å merke seg at teksten man skriver i kolonnen "Navn på leieobjekt" er det som vil være synlig for boligforvalter i alle oversikter i systemet, så det er viktig at denne inneholder adresse + leilighetsnummer, eller annet som gjør at dere enkelt kjenner igjen leieobjektet.
Når det er tatt en avgjørelse på om man velger alternativ 1 eller 2, kan man gå videre med utfyllingen av malen.
I en del av de gule kolonnene som omhandler leieobjektet, er det nedtrekksmenyer hvor du må velge blant alternativene i den. Nedtrekksmenyene kommer opp ved å klikke på pilene i cellen, og forklaringer til alternativene står i ark 2 i malen, “Data”.
I kolonne “Leietaker” er det også viktig å merke seg hvordan man skal skrive navnet til leietaker. Ved å holde musen over feltet, vil det komme opp en forklaring.
For at navnet til leietaker skal se riktig ut i utleiemodulen, må det separeres med komma og skrives på denne måten: "Etternavn, Fornavn". Bor det flere personer i samme leieobjekt kan det skilles med kolon slik: "Normann, Ola:Nordmann, Kari".
Kolonne for fødselsnummer bør også fylles ut, og er påkrevd dersom dere skal ha integrasjon mot fakturasystem (f.eks. Visma). D-nummer godtas også her. Bor det flere personer i samme leieobjekt, og begge skal ha med fødselsnummer kan det skilles med kolon slik: "1234512345:9876598765".
Dersom dere ønsker å ha med annen informasjon om leietaker som mangler i malen, som f.eks. e-post til leietaker, er det mulig å legge til egne kolonner.
Kolonner for leieforholdets periode må også fylles ut. "Leieperiode fra" indikerer innflyttings/overtakelsesdato, og hvis leieforholdet er løpende (uten sluttdato) kan man la kolonne for “Leieperiode til” stå blank.
Kolonner for siste reguleringsdato må også fylles ut. Er du usikker på når leieobjektet sist ble regulert, bør du sette leieforholdets startdato. Eventuelt kan du sette dagens dato. Da vil regulering fremover bli korrekt.