Bemanning

I Bemanning planlegger du hvem som skal gjøre hva, og når. Her ser du hvem som er på jobb, registrerer fravær, setter inn vikarer og tilpasser renholdet i ferier.

Med bemanningsmodulen kan du:

• se om du har nok renholdere til å dekke behovet
• finne renholdere som har for mye eller for lite å gjøre
• registrere fravær og sette inn vikar
• redusere eller stenge renholdet i ferier
• holde oversikt over renholdere, stillingsbrøk og timelønn
• registrere arbeid som ikke er vanlig renhold
• se alt som er planlagt, samlet i én kalender

Oversikt

Oversikten viser bemanningen samlet på ett sted.

Nøkkeltall

Under nøkkeltallene ligger en tabell over alle byggene, med beregnet behov, areal, årskostnad og kostnad per m². Du kan søke i tabellen og sortere på kolonnene.

Til høyre ser du Dagsoversikt, med hvem som er på jobb og hvem som er fraværende i dag.

Utnyttelsesgrad

Tabellen viser inneværende uke for hver renholder: tildelte timer, tilgjengelige timer, utnyttelsesgrad og antall rom i dag. Her ser du fort hvem som har for mye å gjøre, og hvem som har ledig tid.

Forbedringsforslag

Her samler systemet det som bør sjekkes. Forslagene er merket slik:

• OBS – noe bør rettes, for eksempel at en renholder har så mye arbeid at det er fare for overbelastning.
• TIPS – noe kan forbedres, for eksempel at en renholder har ledig kapasitet.

Hvert forslag har en knapp, for eksempel Se tildelinger eller Åpne innstillinger, som tar deg rett dit du kan rette det.

Fravær

I fanen Fravær registrerer du når en renholder er borte, enten fraværet er planlagt eller ikke.

Slik registrerer du fravær

1. Klikk på Registrer fravær.
2. Velg Renholder.
3. Velg Type: Syk, Ferie eller Personlig.
4. Fyll inn Fraværsgrad. 100 % betyr at renholderen er helt borte. Er renholderen delvis borte, skriver du et lavere tall.
5. Velg Periode (fra og til).
6. Skriv eventuelt et Notat.
7. Klikk på Opprett.

Fraværet vises i listen med renholder, type, periode, antall arbeidsdager, notat og hvem som registrerte det. Typen har egen farge, så du ser fort hva slags fravær det er.

Endre eller slette fravær: Klikk på ≡ til høyre på raden og velg Rediger eller Slett.

Sesonger

Bruk sesonger når renholdet skal være annerledes en periode, for eksempel i sommerferien, i skoleferier eller når et bygg er lite i bruk. Endringene gjelder automatisk både i renholdsappen og i renholdsplanen.

Slik oppretter du en sesong

1. Klikk på Ny sesong.
2. Gi sesongen et Navn, for eksempel «Sommerferie 2026».
3. Velg Bygning.
4. Velg Modus: Stengt eller Redusert (se tabellen under).
5. Velg Periode (fra og til).
6. Huk eventuelt av for Demp sensorvarsler hvis bygget ikke er i bruk.
7. Klikk på Opprett.

Når du har valgt bygning og periode, viser boksen Forventet påvirkning hva sesongen betyr for renholdet.

Redusert renhold

Velger du Redusert, får du opp listen Frekvensjustering pr. renholdsklasse. For hver renholdsklasse, for eksempel Daglig, Periodisk og Vindusvask, velger du ett av disse:

• Uendret – renholdet går som vanlig. Dette er standard.
• Hopp over – renholdsklassen utføres ikke i perioden.
• Reduser til – velg en lavere frekvens for perioden.

Vikariater

Med vikariater setter du inn en vikar når en renholder er borte. Listen viser fast renholder, vikar, bygning, antall rom, periode og status. Du kan søke, og filtrere på bygg eller renholder.

Slik oppretter du et vikariat

1. Klikk på Nytt vikariat.
2. Velg Fraværende renholder. Systemet finner da automatisk alle rommene renholderen har.
3. Under Bygg og tildelinger velger du hva vikaren skal ta. Alt er valgt fra start. Klikk på Vis tildelinger hvis du bare vil velge noen rom eller soner.
4. Velg Vikar.
5. Velg Periode (fra og til).
6. Klikk på Opprett dekning.

Felles vikariat

Skal én person ta alt renholdet i ett eller flere bygg, huker du av for Felles vikariat – dekk alle renholdere i valgte bygg. Da opprettes ett vikariat for hver aktiv renholder i byggene. Dette er nyttig ved ferie, sommerstengte bygg eller når én person skal dekke alt.

Endre eller slette vikariat: Bruk blyanten for å redigere og søppelkassen for å slette.

Renholdere

Under Renholdere ser du alle som jobber med renhold, med navn, e-post, rolle, timelønn, stilling, antall bygninger og status.

Stillingsbrøk som varierer gjennom året

Har en renholder ulik stilling i ulike perioder, for eksempel i skoleåret og om sommeren, kan du legge inn perioder:

1. Klikk på kalender-ikonet ved siden av stillingsprosenten.
2. Fyll inn Fra, Til og Stillingsbrøk. Skriv eventuelt et Notat, for eksempel «Skoleåret 2026/27».
3. Klikk på Legg til periode.

Legg inn én periode for hver del av året. For dager uten periode brukes stillingsbrøken som gjelder hele året.

Aktiviteter

Aktiviteter er arbeid som ikke er vanlig renhold, for eksempel vaskeritjeneste, vedlikeholdsrunder eller kontroller. Tiden regnes med i stillingsbrøken og i bemanningen, slik at du ser om bygget trenger flere renholdere.

Aktivitetstyper

En aktivitetstype er en mal du lager én gang og kan bruke på mange aktiviteter. Klikk på Ny type for å lage en ny.

Slik oppretter du en aktivitet

1. Klikk på Ny aktivitet.
2. Velg Aktivitetstype, eller klikk på Opprett ny aktivitetstype.
3. Velg Tilknytning:
   • Frittstående – et eget oppdrag.
   • Knyttet til underoppgave – aktiviteten hører til en oppgave som allerede finnes i en sjekkliste.
4. Velg Omfang:
   • Bygning – aktiviteten gjelder ett bygg.
   • Område – aktiviteten gjelder alle byggene i området.
   • Gjelder den et bygg som ikke ligger i LAFT, klikker du på Ekstern bygning (fritekst).
5. Fyll inn Tidsbruk (se tabellen under).
6. Velg Tildelte renholdere. Du kan velge flere, hvis de bytter på aktiviteten.
7. Fyll eventuelt inn Egen timepris. Står feltet tomt, brukes standard timepris for området.
8. Klikk på Opprett.

Velg én måte å registrere tidsbruk på:

Under Avanserte innstillinger kan du notere hvor tidsestimatet kommer fra (Estimatkilde). Dette er bare til intern dokumentasjon, og påvirker ikke beregningene.

Driftskalender

I driftskalenderen ser du alt som er planlagt for et bygg: renhold, sesonger, aktiviteter, fravær og vikariater.

Slik bruker du driftskalenderen

1. Velg Bygg. Kalenderen vises først når du har valgt bygg.
2. Filtrer eventuelt på Renholdsklasse, Aktivitetstype eller Renholder.
3. Velg visning øverst til høyre: År, Kvartal eller Måned.
4. Bruk knappene I dag, Denne måneden, Neste måned og Året for å hoppe i tid.

Over kalenderen står antallet av hver type: Planlagt renhold, Behovsrenhold, Sesonger, Aktiviteter, Fravær og Vikariater.

Se detaljer for en dag

Klikk på en dag for å åpne en større kalender. Du kan velge måneds- eller ukesvisning og se alt renholdet som er planlagt hver dag. Til venstre ser du hvilke renholdere som er mest belastede i perioden.

Interaktiv veiledning

Første gang du åpner Bemanning, får du en kort gjennomgang av alle fanene. Du kan åpne den igjen når som helst fra ikonet øverst til høyre på Oversikt-fanen.