• Få forslag til rutiner basert på dokumenter i dokumentarkivet
• Automatisk klassifisering av dokumenter i (i første omgang) 4 klassifiseringssystemer:
  • NS3451 (Bygningsdelstabellen)
  • NS3456 (Informasjonstyper)
  • Brannbok
  • Fasenormen "Neste Steg" av Bygg21
• Få oversikt over duplikate dokumenter i dokumentarkivet og mulighet til å rydde i disse
• Få KI-oppsummering av dokumenter
• Søkbare bilder vha. OCR
• Opprette tekst-dokumenter fra scannede dokumenter (vha. OCR)
• ... og flere funksjoner vil komme etterhvert! 

Felles for alle prosesser som gjøres med LAFT Proff er at det kan ta noen sekunder, da disse kjøres i bakgrunnen. Oppdater gjerne siden og sjekk resultatet på nytt.   
 

Det er (foreløpig) 3 knapper i menyen du kan trykke på. Under går vi gjennom hver av dem:

Dokumentarkivet:

Du kan klassifisere både enkeltfiler og modulmapper (de grønne mappene) med LAFT Proff. Rutiner og oppsummering er tilgjengelig ved opplastning, og ved prosessering av enkeltfiler. For prosessering av hele dokumentarkivet, eller hele bygninger, må dere ta kontakt med oss i forkant (cs@laft.io).

Eksisterende enkeltfiler og LAFT Proff:

For å prosessere enkeltfiler som allerede ligger i dokumentarkivet med LAFT Proff høyreklikker du på filen, og klikker på LAFT Proff-knappen. Da får du opp noen valg: 
 

1) Oppsummering: Oppsummerer dokumentet, slik at man får en kortversjon av innholdet i filen. 

2) Klassifisering: Her kan du enten plassere filen manuelt ved å velge klassifiseringssystem og undermappe selv. Ellers kan du klikke på "Søk etter klassifisering", så vil LAFT gjøre dette for deg. For å se resultatet av klassifiseringen kan du enten høyreklikke på filen på nytt > LAFT Proff > Klassifisering, eller velge Klassifiseringssystem her: 
Da vil dokumentarkivet bytte over til ny mappestruktur, og vise filer i mappen de har blitt plassert i. Du kan enkelt bytte tilbake til "vanlig" dokumentarkiv ved å velge "Ingen". Dersom du syns filen ble plassert feil, kan du enten flytte den mens du er i klassifiseringssystemet, eller høyreklikke på filen > LAFT Proff > Klassifisering. Da får du opp alle systemene i nedtrekksmenyer, og kan enkelt endre på dem. 

3) Rutiner: Ved å klikke på "Søk etter rutiner", vil LAFT sjekke om det finnes rutiner som er beskrevet inne i filen. Når prosesseringen er ferdig vil de dukke opp slik, med (dersom mulig) forslag til intervall:

 Du kan velge å opprette rutiner i LAFT basert på disse forslagene. For å gjøre dette sjekker du først at intervallet er riktig, evt, endrer på det, samt velger ønsket kategori. Husk å skille på kategorier i Brannbok, og i "andre" rutiner (Generelt)! 
Klikk så på de tre strekene. Da får du opp to valg; "Opprett" & "Opprett og behandle": 

• Opprett: rutinen vil legge seg i valgt kategori i bakgrunnen. Du kan senere gå inn i DV-modulen > Rutiner/Brannbok > Finn rutinen > Sett frist og tildele til riktig utfører(e).
• Opprett og behandle: du vil sendes til behandlingsmodus på rutinen, slik at du kan sette frist og tildele med en gang. Les mer om behandling av rutiner her. 

4) KI-status: Gir deg en oversikt over hvilke prosesser som har blitt gjort på filen: 

Det finnes tre ulike statuser: 

• Ferdig = Vellykket, rutiner har blitt oppdaget, og oppsummering og klassifisering har glitt gjort
• Ingen resultater = Ingen rutiner å finne, og/eller oppsummering og klassifisering ikke relevant for filen
• Feilet = Leting etter rutiner og/eller oppsummering og klassifisering kunne ikke gjennomføres. Dette kan f.eks. skyldes en feil hos underleverandør. Forsøk igjen, og dersom det feiler på nytt kan du ta kontakt med support@laft.io, så kan vi sjekke årsaken.   

For å klassifisere modulmapper (de grønne mappene), kan du høyreklikke på mappen > LAFT Proff > Klassifiser modul. Da vil alle filer innenfor modulen bli klassifisert i de ulike klassifiseringssystemene. 

De samme prosessene som nevnt for prosessering av enkeltfiler (rutiner, oppsummering etc.) vil komme på modulnivå fortløpende. 

Når prosesseringen er gjennomført, uansett om det er gjort på eksisterende filer eller ved opplastning, kan du klikke på "Status KI-prosessering". Da vil du få opp antall dokumenter som er/ikke er prosessert, samt status for disse:  

For å se resultatet av klassifiseringen kan du velge ønsket klassifiseringssystem her:  
 
Da vil dokumentarkivet bytte over til ny mappestruktur, og vise filer i mappen de har blitt plassert i.  
Du kan enkelt bytte tilbake til "vanlig" dokumentarkiv ved å velge "Ingen".   
 

Nye filer og LAFT Proff:

Høyreklikk på mappen du ønsker å laste opp filer i. Ved opplasting kan du huke av for å behandle med LAFT Proff. Da vil filene både klassifiseres, oppsummeres, samt bli sjekket for om det finnes rutiner i filene du laster opp. 

På samme måte som ved klassifisering av enkeltfiler, vil du kunne se resultatet av prosesseringen ved å høyreklikke på enkeltfilen, eller ved å bytte klassifiseringssystem oppe i høyre hjørne (f.eks. til NS3451).

Duplikate dokumenter:

Denne siden er laget for å vise eventuelle duplikater dere måtte ha av filer i dokumentarkivet. Det er kun filer det finnes to eller flere eksemplarer av som vil dukke opp i denne tabellen. Vis-knappen til høyre i tabellen lar deg forhåndsvise filen. For å undersøke og behandle videre, klikker du på filnavnet: 

 Da kommer du til en liste hvor du ser hvilke bygg og mapper filen ligger i, og du kan velge hvilke du ønsker å beholde. Klikker du på filnavnet i denne tabellen, blir du sendt rett til riktig fil i dokumentarkivet. 

For å slette, huker du av i boksen til venstre i tabellen, og klikker på "Slett valgte"-knappen.  

Oppdagelser:

• Rutiner: Dette er en samleside for å gi deg en oversikt over alle rutiner som har blitt oppdaget gjennom LAFT Proff og KI-prosessering. Du kan bruke søkefeltet til å søke på filnavn, bygninger osv. Du kan velge å slette forslag til rutiner ved å huke av i boksen til venstre i tabellen, og klikke på "Slett valgte"-knappen.  
  Du kan enkelt se om det allerede er opprettet en rutine fra denne siden. Isåfall vil det stå tid og dato i kolonnen som heter "Opprettet".  
  Ønsker du å opprette en rutine, kan du klikke på navnet på rutinen/beskrivelsen. Da får du opp en modal med (om mulig) forslag til intervall, i tillegg til at du kan plassere rutinen i riktig kategori (husk å skille mellom kategorier i Brannboken og "andre" rutiner (Generelt): 

  
Når du er klar, klikker du på de tre strekene til høyre. Da får du opp to valg; "Opprett" & "Opprett og behandle":

• Opprett: rutinen vil legge seg i valgt kategori i bakgrunnen. Du kan senere gå inn i DV-modulen > Rutiner/Brannbok > Finn rutinen > Sett frist og tildele til riktig utfører(e). Ellers vil du alltid finne alle saker uten frist og/eller utfører i innboksen.
• Opprett og behandle: du vil sendes til behandlingsmodus på rutinen, slik at du kan sette frist og tildele med en gang. Les mer om behandling av rutiner her.
• Behandling - status: På denne siden får du oversikt over status på de ulike prosessene som gjøres i LAFT Proff. Du kan bruke søkefeltet til å søke på filnavn, bygninger, status osv. Du kan også søke på f.eks. "Rutiner", om du kun ønsker å se status på rutiner.  
  Det finnes tre ulike statuser:
  • Ferdig = Vellykket, rutiner har blitt oppdaget, og oppsummering og klassifisering har glitt gjort
  • Ingen resultater = Ingen rutiner å finne, og/eller oppsummering og klassifisering ikke relevant for filen
  • Feilet = Leting etter rutiner og/eller oppsummering og klassifisering kunne ikke gjennomføres. Dette kan f.eks. skyldes en feil hos underleverandør. Forsøk igjen, og dersom det feiler på nytt kan du ta kontakt med support@laft.io, så kan vi sjekke årsaken.