Tiltaksplaner
Tiltaksplaner bruker du for å planlegge og følge opp større vedlikeholdsarbeid på dine objekter. Tiltaksplaner kan opprettes på alle objekttyper i LAFT; eiendom, bygning, etasje, rom, leieobjekt, uteområde og anlegg.
Table of Contents
Tiltaksplaner finner du i hovedmenyen til venstre inne i drift- og vedlikeholdsmodulen.
Opprette et tiltak
Klikk på Lag nytt tiltak-knappen øverst til høyre på siden.
Du kan opprette tiltaksplaner på tre måter:
- Egendefinert tiltak: lar deg opprette en tiltaksplan på ett eller flere objekter. Kun fritekst og budsjett, som ikke er knyttet til noe avvik/annet i systemet.
- Tilstandsgrad på IK-byggspørsmål: lar deg opprette en tiltaksplan på én bygning om gangen, på IK-byggspørsmål hvor det er satt TG2 og/eller TG3.
- Annen tilstandsgrad fra sjekkliste: lar deg opprette tiltaksplaner på egenopprettede spørsmål fra sjekklister hvor TG er satt som svaralternativ, og det er svart ut TG2 og/eller TG3.
Egendefinert tiltak
Først velger du hvilken objekttype tiltaksplanen skal gjelde for. Her kan du velge mellom alle typene i eiendomsstrukturen: Eiendommer, bygninger, etasjer, leieobjekter, rom, anlegg og uteområder. Når du har valgt type, velger du selve objektet/objektene i feltet nedenfor. Du kan velge én eller flere objekter om ønskelig.
I feltet Tiltak* skriver du en overskrift for tiltaket, mens i feltet for beskrivelse skriver du mer utdypende. Du kan velge å knytte tiltaksplanen til en konto, sette status, ressurs, samt prioritet.
På Budsjett, fyller du ut ønsket årrekke, altså perioden tiltaksplanen skal gjelde for, og fordeler kostnadene utover denne.
Husk å klikke på Opprett tiltak-knappen nederst på siden når du er ferdig.
Da kommer du til den opprettede tiltaksplanen, og du har oversikt over aktivitet (endringslogg), samt et eget dokumentarkiv for tiltaksplanen.
Tilstandsgrad på IK-bygg spørsmål
Dersom du abonnerer på IK-bygg kan du opprette et tiltak knyttet til spørsmål fra internkontrollen. En slik tiltaksplan får man kun opprettet på objekttype Bygning, da IK-bygg kun har støtte for dette. Støtte for IK-bygg-spørsmål på andre objekttyper vil etter planen komme ila. første halvdel i 2025.
Her får du kun valgt ett bygg om gangen, da avviket jo er tilknyttet kun ett bygg. Du kan også filtrere på om du kun ønsker å få opp TG2/3, ansvarsområde o.l. i tabellen.
Huk av på spørsmålet/spørsmålene du ønsker å knytte til tiltaksplanen. Deretter er det samme fremgangsmåte når du oppretter en egendefinert tiltaksplan.
- På budsjett legger du inn kostnad fordelt på år. Du kan velge hvilken årrekke som inngår i budsjettperioden.
OBS: Kostnad er i tusen, så dersom du vil legge inn 20.000 skriver du 20. Dersom du senere redigerer tiltaksplanen og justerer på årrekken, vil du få opp et varsel før du fjerner år som inneholder en kostnad. - Beskriv tiltaket, for eksempel «Vannlekkasje må fikses».
- Under beskrivelse kan du legge til eventuell tilleggsinformasjon.
- På «konto» velger du hvilken budsjettkonto tiltaket legges på. For å opprette kontoer går du til «Kontoer» i hovedmenyen til venstre.
- Velg status, ressurs og prioritet for tiltaket og skriv inn eventuelle emneknagger. Alle disse kan du filtrere på i oversikten.
- Klikk på «Opprett tiltak». Da kommer du tilbake til siden for opprettelse av tiltaksplan for IK-byggspørsmål, og kan opprette flere om du vil. For å finne tiltaket du nettopp laget, kan du gå tilbake til oversiktssiden.
Annen tilstandsgrad fra sjekkliste
Først velger du objekttype. Her kan du velge mellom alle typer som er tilgjengelig i eiendomsstrukturen. Deretter kan du velge ett eller flere objekter du ønsker å få opp avvik for i tabellen under. Du kan også filtrere på sjekklister, brukere (som har levert sjekklisten), avvik (tilstandsgrad 2 eller 3), samt om tiltak er opprettet allerede. Du vil også se dato og klokkeslett for når avviket er blitt registrert (altså når sjekklisten er levert).
Ellers er fremgangsmåten og punkter du kan fylle ut lik som for egendefinerte tiltak og tiltaksplaner fra IK-bygg.
Når tiltaksplanen er opprettet er det flere faner du kan bytte mellom: Generelt, Aktivitet, Dokumentarkiv og Kilde:
Aktivitet lar deg se i endringsloggen samt se og/eller legge til kommentarer. Alle endringer i f.eks. budsjett blir loggført. I tilleg har alle tiltaksplaner sitt eget dokumentarkivet hvor dere kan laste opp nødvendige filer og dokumenter, bilder, kontrakter, avtaler etc.
Kilden viser hvor avviket/avvikene i tiltaksplanen stammer fra (hvilken sjekkliste, hvem som har levert den, når o.l.):
Bruk oversikten
I oversikten kan du velge om du vil se allerede opprettede tiltaksplaner for ett eller flere objekter, samt hvilken budsjettperiode du vil se i oversikten nedenfor. Velger du en periode som inneholder tiltaksplaner som ikke er en del av hele perioden i filteret, vil det synliggjøres i oversikten ved at årene er blanke, og ikke lar seg redigere via oversikten, slik:
I filteret kan du spesifisere nærmere hva slags tiltak du ønsker å se i oversikten.
Du kan også filtrere på Variant; altså om du ønsker å se egendefinerte tiltaksplaner, tiltaksplaner fra IK-bygg, eller tiltaksplaner fra egendefinerte spørsmål i sjekklister.
«Hent oppdaterte data fra IK-Bygg»-knappen henter kostnader og tilstandsgrad fra Internkontrollen, slik at du slipper å koordinere disse manuelt. Over tabellen har du mulighet til å ta en eksport av tiltaksplanene til PDF eller Excel, og du kan velge hvilke kolonner du vil se/skjule.
Flere av kolonnene lar seg redigere direkte i tabellen, slik at du ikke trenger å gå inn og redigere hele tiltaksplanen. Det gjelder følgende: Status, ressurs, bygningsdel, prioritet og kostnader (i budsjettet/årrekken).
Opprett kontoer
I hovedmenyen på venstre side, trykk på «Kontoer». Her har du en oversikt over de kontoene som allerede er opprettet, og du kan opprette nye. Disse burde gjenspeile de faktiske budsjettkontoene i din kommune eller organisasjon.