Boligtildeling

Boligtildeling bruker du til å behandle søknader om kommunal bolig – fra søknaden kommer inn til kontrakten er signert. Modulen holder styr på saksgang, lovpålagte svarfrister (fvl. § 11 a) og all kommunikasjon med søkeren, slik at ingen frister glipper og alt er dokumentert på saken.

Modulen er under utvikling, men vil være ferdig iløpet av 2026.

Oversikt over modulen 

Boligtildeling finner du i venstremenyen, under utleiemodulen for kommune. Her ligger to faner du bruker daglig:

• Min dag – det du og teamet bør følge opp akkurat nå: saker med lovfrist eller forfalt svarfrist øverst, deretter saker med frist denne uka, kommende leieforhold som utløper, og innflyttinger de neste 14 dagene. Du kan bytte mellom «Mine saker» og «Hele kontoret» øverst i venstre hjørne.

• Saker – full oversikt over alle boligsaker, med filtrering på steg, saksbehandler, frist og sakstype. Du kan bytte mellom liste- og kortvisning, lagre egne visninger, eksportere til Excel og skrive ut søknadsskjema.

I tillegg ligger Innboks (brev og meldinger knyttet til boligsaker) og Utsendinger (brev som venter på godkjenning før de går ut via SvarUt) i samme toppmeny – mer om disse i lenger ned, eller i hjelpeartikkel HER

Sette opp boligtildeling 

Før kommunen kan ta imot søknader, går dere gjennom et oppsett i sju steg (Oppsett øverst til høyre viser hvor langt dere har kommet):

1. Ansvarsområdene er satt opp – deler leieobjektene i grupper som saksbehandlerne kan filtrere på.
2. Velg hvem som ser sensitive opplysninger – hvem som kan se helseopplysninger, vernehensyn og fullt fødselsnummer.
3. Tildelingsreglene er gjennomgått.
4. Brevene har kommunens kontaktinfo.
5. Koble til registre og digital post (blant annet KRR).
6. Søknadsskjemaet er publisert – dette er skjemaet søkerne fyller ut i søkerportalen.
7. Første søknad er blitt en sak.

Stegene krysses av automatisk etter hvert som dere fullfører dem. Vil dere øve dere først, kan dere utforske et eget prøveområde med eksempeldata – ingenting sendes til ekte søkere der.

Motta og registrer en søknad

De fleste søkere sender søknaden digitalt gjennom kommunens egen søknadsportal for bolig. Får dere i stedet en søknad på papir eller over telefon, registrerer dere den selv:

1. Gå til Min dag → Registrer søknad (eller Saker → Ny sak).
2. Fyll ut samme skjema som søkeren ville sett i portalen: mottatt dato, fødselsnummer eller D-nummer, hva søknaden gjelder, kontaktopplysninger og husstandsmedlemmer.
3. Lagre. Saken opprettes automatisk i steget Søknad med riktig sakstype (f.eks. «Ny bolig»).

Fødselsnummeret lagres bare som en kode på saken, slik at søkeren selv kan finne igjen søknaden sin på Min side i portalen.

Saksgangen - fra søknad til kontrakt

Hver boligsak går gjennom seks faste steg, vist som en stegviser øverst på saken: Søknad → Vurdering → Godkjenning → Leieobjekt → Tilbud → Kontrakt.

1. Søknad – saken er mottatt og registrert.
2. Vurdering – saksbehandler kartlegger søknaden (se punkt 4) og vurderer behovet.
3. Godkjenning – saken sendes til godkjenning.
4. Leieobjekt – en konkret bolig knyttes til saken.
5. Tilbud – søkeren får tilbud om leieobjektet.
6. Kontrakt – leiekontrakten opprettes, og saken er ferdigbehandlet. Herfra følger dere opp leieforholdet som vanlig.

Uansett steg kan en sak også havne i et av to sideløp: Klage (søkeren klager på vedtaket) eller Avslått eller kansellert (søknaden avslås, trekkes eller kanselleres).

Du ser alltid hvilket steg en sak står i, og hvor lenge den har stått der, øverst på saken.

Kartlegging av søknaden 

I steget Vurdering fylles søknaden ut i ni deler:

• S0 Digital søknad
• S1 Personalia og husstand
• S2 Nåværende bosituasjon
• S3 Helse og sosiale forhold (skjult – krever egen tilgang til sensitive opplysninger)
• S4 Økonomisk situasjon
• S5 Risikovurdering
• S6 Boligbehov
• S7 Annet
• S8 Oppsummering

Fremdriften vises med en linje øverst («X av 9 deler er ferdige»), og delene som trenger arbeid listes først. Mangler søknaden dokumentasjon – for eksempel skattemelding, lønnsslipp eller leiekontrakt – vises dette under Mangler i søknaden; trykk Etterspør for å be søkeren ettersende det som mangler. Bruk Saksnotater til å skrive interne vurderingsnotater underveis – disse ser aldri søkeren.

Svarfrister og § 11 a i forvaltningsloven

Etter forvaltningsloven § 11 a skal søkeren ha et foreløpig svar dersom saken ikke kan avgjøres innen én måned. Boligtildeling holder styr på denne fristen for deg og varsler på Min dag:

• Lovfrist – svarfristen går ut i dag eller er nettopp passert. Dette er det mest alvorlige varselet og vises øverst på Min dag.
• Forfalt – svarfristen er passert uten at foreløpig svar er sendt.

Fra selve saken trykker du Skriv foreløpig svar for å sende et ferdig utformet svar (malen tar hensyn til forventet behandlingstid), eller Send til godkjenning når saken er klar for neste steg.

Listen på Min dag er sortert etter alvor: lovfrist først, så forfalt, frist i dag og saker uten frist – og innenfor hver gruppe videre etter søkerens alder, slik at de mest tidskritiske sakene alltid ligger øverst.

Kommunisere med søkeren

Under fanen Kommunikasjon på saken ser du all korrespondanse med søkeren, og kan filtrere på meldinger, brev og mottatt post. Her kan du:

• Svare søkeren direkte, eller sette inn en ferdig Mal.
• Se hvordan dere når søkeren – digital post via Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR), mobil eller e-post.
• Legge til interne notater og kolleger som følgere på saken under Internt – dette ser søkeren aldri.

Skriv aldri personopplysninger i feltet for interne meldinger til kolleger – det er ment for korte avklaringer, ikke saksinnhold.

Innboks og utsendinger

Innboks samler alt som krever en handling: brev som er kommet inn digitalt og må kobles til riktig sak, søknader, meldinger og interne tråder. Bruk Ferdig, Utsett eller Mer … på hver post, og filtrene i venstremenyen (Søknader, Brev, Meldinger, Internt) for å finne fram raskere.

Utsendinger viser alle brev som skal ut via SvarUt – for eksempel foreløpige svar, vedtaksbrev og tilbud. Brev som er klare må godkjennes før de sendes; trykk Se og godkjenn for å gå gjennom mottakerne først. Merk: et vedtaksbrev kan ikke godkjennes av samme person som sendte det til godkjenning.

Veien videre

Når en sak har blitt til kontrakt, er det naturlig å sette seg inn i:

• Boligtildeling – Min dag, Saker, saksgangen, kartlegging, svarfrister og kommunikasjon med søkeren.
• Boligtildeling – vilkår, frister og maler – vilkår, poengregler, frister, svarmaler og godkjenning av vedtak.
• Innboks og Utsendinger. - Innboks og Utsendinger på tvers av hele utleiemodulen