Skapa avtalsmallar (inkl. elektronisk signering)
Den här guiden visar hur man skapar kontraktsmallar i LAFT.
Table of Contents
OBS! Denna "gamla" lösning för hyresavtal kommer att fasas ut vid någon tidpunkt och ersättas av dokumentmallar . Där kan du även skapa kontraktsmallar och signera dem elektroniskt. Lösningen är också bättre, eftersom den är mer flexibel och stöder fler variabler om det hyrda objektet/hyresavtalet.
| Hittar du inte alla variabler du behöver för din kontraktsmall? Det är också möjligt att använda en nyare lösning för dokumentmallar, till exempel kontraktsmallar. Det finns många fler variabler tillgängliga. Se instruktioner här . |
|
Elektronisk signering av hyresavtal Vill du kunna signera inskickade hyresavtal elektroniskt? Vi har en integration med Assently, vilket gör att du kan signera antingen med en signatur eller BankID. Kontakta support@laft.io för mer information. Psst! Du kan också signera checklistor och brevmallar/dokumentmallar som du har med den här integrationen. |
Skapa kontraktsmall
Gå till hyresmodulen. I sidomenyn till vänster klickar du på Diverse > Avtalsmallar: 
Här hittar du en översikt över de avtalsmallar som har skapats på din webbplats. Klicka på "Ny mall" i det övre högra hörnet.
Skapa ett namn för den nya avtalsmallen och klicka på "Skapa avtalsmall". När du har gjort ändringar i mallen, kom ihåg att alltid klicka på "Uppdatera avtalsmall". När du har gjort detta kan du klicka på "Förhandsgranska mall" för att se hur den kommer att se ut med de ändringar du har gjort. Vi rekommenderar att du använder V2-mallen, som är den senaste i design.
Överst under ”Alla avsnitt” ser du de avsnitt du själv har skapat. Nedan ser du de fält som redan automatiskt finns i alla kontrakt. Standardavsnitten kan inte anpassas, eftersom denna information hämtas från den aktuella hyresfastigheten/hyresavtalet.
Skapa ditt stycke. Ange en titel för stycket och fyll i texten som ska visas i stycket. Klicka sedan på "Skapa stycke".
Klicka på informationssymbolen (markerad i grönt nedan) för att se hur du kan hämta information från hyresavtalet och lägga till den i avsnittet. Dessa fält kan automatiskt slås samman med texten när kontraktet skapas på hyresavtalet:
Avsnittet du har skapat kommer att placeras högst upp på sidan, men du kan enkelt ändra ordningen genom att dra i den här symbolen:
Alla avsnitt du skapar kommer att visas under standardavsnitten i själva kontraktet, men ovanför signaturfälten.
Elektronisk signering av kontrakt
I hyresmodulen, gå till ”Hyresavtal”. Hitta det hyresavtal du vill skapa ett kontrakt för och klicka på hyresobjektets namn. Gå till fliken för aktiva och planerade hyresavtal > E-signering (standardkontraktsmall): 
Välj önskad avtalsmall och klicka på ”Lägg till”:
Detta tar dig till en sida där du kan ändra namnet på hyresavtalet om så önskas, och lägga till eventuella användare som ska meddelas när det är undertecknat. Dessutom anger du en deadline för undertecknande. Du kan också lägga till ytterligare undertecknande parter längst ner på sidan:
I menyn uppe till höger kan du se en förhandsgranskning av kontraktet, eller välja att skicka det för signering:
Längst ner på sidan kan du sedan antingen välja att signera nu eller att skicka för signering:
- Om du väljer ”Skicka för signering” skickas kontraktet till båda parter via e-post.
- Är du osäker på om hyresgästen är registrerad med en e-postadress? Gör så här: Hyresgäster > Klicka på de tre raderna till höger om hyresgästen > Redigera > Här ser du hyresgästens e-postadress.
- Om du väljer ”Signera nu” kan du signera direkt tillsammans med hyresgästen.
Välj den person som ska skriva under och klicka på ”Klicka här för att skriva under dokument”. Detta visar hyresavtalet och du kan läsa det innan du skriver under. Själva signeringen görs antingen med en underskrift eller med BankID. Vid signering använder du fingret på surfplattan/telefonen, eller med muspekaren/styrplattan på en PC. Med BankID följer du instruktionerna från BankID.
Klicka på ”Signera nu”. Om du använder en dator får du en uppmaning om att en pekskärm krävs. Du kan välja att skicka en länk till hyresgästen via e-post eller klicka på ”Logga in på den här datorn”.
Du kan alltid kontrollera statusen för signeringen genom att gå tillbaka till sidan för e-signatur. Där visas om parterna har skrivit under eller inte. Du kan också skicka påminnelser eller återkalla avtalet.
När båda parter har skrivit under läggs en sida med bådas underskrifter till. Scrolla hela vägen ner på sidan för att ladda ner dokumentet. Detta kan även göras i hyresmodulen senare. Hyreskontraktet sparas också i hyresloggen och läggs även till i arkivet för hyresdokument. Du får också ett e-postmeddelande om att kontraktet har skrivits under.
Vårdnadshavare skriver under för hyresgästens räkning
Om en vårdnadshavare (kontaktperson) ska skriva under för hyresgästens räkning, gör följande:
Först måste vårdnadshavaren (kontaktpersonen) läggas till för hyresgästen. Du gör detta genom att hitta hyresgästen i översikten på sidan Hyresgäster > Klicka på de tre raderna till höger > Redigera. Du kommer då att se en separat flik högst upp på sidan: "Hantera kontaktpersoner för hyresgästen". Här kan du välja bland befintliga kontaktpersoner, eller skapa en ny. Du kan också välja att vårdnadshavaren ska skriva under för hyresgästen. Om du gör det kommer vårdnadshavaren automatiskt att läggas till som undertecknande part:
Översikt över signeringsärenden
Du kan hitta information om signeringsfrågor på flera ställen:
- Via sidan för avtal - e-signatur:
Du kommer sedan till en tabell där du kan se statusen för ärendena, och du kan klicka på namnet för att gå direkt till signeringsärendet.
- Via Insikter-modulen:
Du hittar alla signeringsärenden, oavsett status, i modulen Insikter > E-signering:
Här hittar du alla signeringsärenden, oavsett om det gäller checklistor , hyreskontrakt eller dokumentmallar (filtrering är på gång!).
Du kan klicka på ärendet i tabellen för att gå till signeringsärendet.
Genom att klicka på Alternativ i högra hörnet kan du fortsätta signera eller ta bort ärendet. 
- Via sidan Dokumentmallar:
Om du letar efter ett signeringsärende för ett specifikt hyresavtal kan du också gå hit. Genom att klicka på de tre raderna > Signeringsärenden ser du relaterade ärenden för hyresavtalet.