Skapa ett nyckelskåp

Det första du behöver göra är att skapa ett nyckelskåp. Det görs så här:

1. Klicka in i hyresmodulen
2. Klicka på Nycklar i sidomenyn till vänster, klicka sedan på Nyckelvalv och slutligen Nytt nyckelvalv.
3. Ge nyckelskåpet ett namn och ange siffror för den första och sista positionen (siffrorna däremellan anges automatiskt). Klicka på Skapa nyckelskåp.

När du har skapat ett nyckelskåp kan du börja lägga till nycklar.

1. Klicka på Nycklar och sedan på Översikt. Du kan välja i flikarna om du vill se en översikt över alla nycklar, skapa nya, se utlånade nycklar som har gått ut eller utlånade nycklar för uppsagda hyresavtal.
2. Tryck på Skapa nycklar. Välj vilken hyresfastighet nyckeln tillhör, nyckelns ID, vilken nyckeltyp det är och vilken position den har i nyckelskåpet. Du kan också lägga till eventuella andra anteckningar.
   

Utlåning av nycklar

Du kan låna ut nycklar till både hyresgäster och interna användare. Det finns två olika sätt att låna ut nycklar: via sidan Nycklar i vänstermenyn och via hyresobjektet. Oavsett vilken lösning du väljer kommer nyckelhanteringssidan att uppdateras korrekt, så länge du följer rätt procedur som beskrivs nedan.

• Registrera ett lån till en hyresgäst eller intern användare via sidan Nycklar i menyn
  Gå till översiktssidan för nycklar. Den här tabellen visar alla hyresfastigheter som har nycklar skapade på sig.
  Klicka på de tre raderna till höger om raden för den nyckel du vill låna ut:

Detta öppnar en modal där du kan välja en låntagare, välja en nyckel och ange en eventuell deadline för inlämning:

OBS! Om du markerar "Registrera automatiskt" kommer nyckelns status i nyckelskåpet att uppdateras till "utlånad" och visa hyresgästens namn som ägare av nyckeln. Om du inte markerar detta kommer nyckeln inte att registreras hos hyresgästen ännu. Då måste du göra följande för att uppdatera nyckelns status till utlånad:
Återgå till översiktssidan för nycklar. Som du kan se kommer statusen fortfarande att vara "Ej utlånad". Klicka på de tre raderna till höger om hyresobjektets rad och sedan på "Registrera utlånad". Statusen kommer då att ändras och visa hyresgästens namn, vilket indikerar att de är ägare till nyckeln:

• Registrera ett lån till en hyresgäst eller intern användare via ett hyresobjekt.
  Gå till hyresfastigheten du lånar ut en nyckel till. Det behöver inte finnas ett aktivt hyresavtal på hyresfastigheten om du lånar ut till en intern användare. Klicka på kugghjulet > Nyckelhantering:

Gå till fliken Nytt lån och välj nyckel och låntagare från menyn. Om det behövs, ange ett förfallodatum, markera rutan för Registrera och klicka på Registrera.

Nu får du en översikt över alla lånade nycklar i fliken Lånade nycklar:

Registrera en nyckel i nyckelskåpet efter utlåning

När hyresgästen flyttar ut, eller av annan anledning återlämnar nyckeln, kan du registrera den på två olika sätt:

• Via sidan för nyckelhantering

Klicka på de tre raderna på raden för hyresobjektet. Välj ”Registrera” för att registrera nyckeln tillbaka i nyckelskåpet. Kom ihåg att ladda ner kvittoformuläret om det behövs.

• Via sidan för hyresobjekt

Navigera till hyresobjektet och klicka på kugghjulet. Välj Nyckelhantering och se till att växla till fliken ”Utlånade nycklar”. Klicka sedan på den gröna knappen ”Registrera”. Om du vill ladda ner kvittoformuläret markerar du rutan till höger och klickar sedan på knappen ”Kvittoformulär” längst ner på sidan. Dessa kan också signeras elektroniskt.
Om du följer dessa steg kommer nyckeln att ha rätt status, "Ej utlånad", i nyckelöversikten.

Alternativ i översikten över lånade/gratis nycklar

Under Nycklar > Översikt har du en översikt över alla nycklar som har lånats ut/återlämnats. Genom att klicka på hamburgermenyn till höger om en nyckel i översikten får du fler alternativ för nyckelhantering:

• Registrera dig utlånad (om nyckeln inte redan är utlånad): genom att klicka här får nyckeln statusen Utlånad.
• In- och utcheckningsblankett: här kan du ladda ner en blankett som kan fyllas i och undertecknas av både hyresgäst och hyresvärd.
• E-signering - ut: elektronisk signering av nyckelutfärdande
• E-signering: elektronisk signering av nyckelöverlämning
• Redigera: Här kan du redigera nyckeln. Den här funktionen låter dig ändra ID, nyckeltyp, placering i nyckelskåpet och lägga till eventuella anteckningar/noteringar.
• Historik: här kan du se all historik relaterad till nyckeln. Du får en fullständig översikt över vem som har lånat nyckeln vid vilka tidpunkter, om den har rapporterats som förlorad etc.

Dessutom har du olika knappar högst upp i översikten:

• Visa/dölj kolumner: låter dig anpassa vilka du ser i översikten
• Excel/PDF: låter dig exportera översikten i önskat format
• Skriv ut: ger dig en sida som är utskriftsvänlig

Elektronisk signering för utlåningsnycklar

Detta görs på ett liknande sätt som elektronisk signering av hyresavtal och brevmallar/dokumentmallar .

Gå till Nycklar > Översikt > Klicka på hamburgermenyn på den lånade nyckeln > E-utloggning.

Du kan också göra detta genom att gå till hyresobjektet som nyckeln skapades för > Gears > Nyckelhantering:

Om nyckeln ska lånas ut till en intern användare behöver det inte finnas ett aktivt hyresavtal på hyresfastigheten.
Låna ut nyckeln till önskad låntagare. Här kan du välja mellan hyresgäster och interna användare. Kom ihåg att klicka på knappen Registrera längst ner till höger:

Gå till fliken Elektronisk signatur. Välj sedan rätt nyckel från rullgardinsmenyn och klicka på knappen Signera:

På knappen Alternativ längst upp till höger kan du förhandsgranska signeringsdokumentet eller ta bort det om det uppstod ett fel.

Om du klickar på knappen Skicka för signering skickas ett e-postmeddelande till båda parter, där de klickar på en länk och signerar med sin signatur/bank-ID.
Om du klickar på knappen Signera nu kan du gå direkt till att signera för båda parter, så det är bra att göra om du är tillsammans med hyresgästen och behöver signera direkt.

Du kan sedan välja att signera med bankID, eller med fingret på en surfplatta/trackpad på en PC:

Utöver det sker själva undertecknandet på samma sätt som hyreskontrakt och brevmallar/dokumentmallar .