Det kan finnas flera anledningar till varför du behöver överföra data från en byggnad till en annan. Kanske finns det dubbletter registrerade i LAFT, och vissa finns i en byggnad, och resten i en annan. Då kan det vara vettigt att konsolidera dessa, både för att undvika förvirring bland användare och entreprenörer, men också för att säkerställa korrekt rapportering. Mycket av det som är registrerat i byggnader kan överföras på egen hand. Nedan går vi igenom vad, och hur du gör det.

Supporten kan även hjälpa till med att flytta data (utöver IK-Bygg), men observera att det ibland kan vara en lång handläggningstid för detta. Därför har vi gjort det möjligt att överföra det mesta själv, så att administratören kan lösa detta genom att flytta över det som är självbetjäning. Vi kan då hjälpa till med att flytta IK-Bygg-data när vi har kapacitet.

När självbetjäningsflytten har överförts kan byggnadsåtkomsten till den "gamla" byggnaden tas bort för de flesta användare, så att endast administratören och eventuellt ett litet urval av användare som fortfarande behöver åtkomst har den. Detta säkerställer att data i framtiden registreras i den "nya" korrekta byggnaden, och att endast administratören och ett fåtal andra har åtkomst till den gamla byggnaden av historiska skäl.
Om du inte använder IK-Bygg, eller inte behöver behålla historiken, kan den gamla byggnaden inaktiveras efter att informationen har överförts.

Arbetsordrar och procedurer

Överföring av arbetsordrar och rutiner kan göras på två sätt:

1. Massöverföring
   Hitta byggnaden du vill överföra data från och redigera detta:
   
   Scrolla ner tills du ser Flytta data till en annan byggnad. Välj ny byggnad i rullgardinsmenyn, markera Rutiner och arbetsordrar och klicka sedan på Flytta data:
   
   När du klickar på Flytta data flyttas alla arbetsordrar och rutiner från byggnaden du redigerar till den nya valda byggnaden. Därför är det viktigt att rätt användare även har åtkomst till den nya byggnaden. Se det separata avsnittet om användaråtkomst längre ner i artikeln.
   
2. Kopiera en efter en och arkivera sedan de som finns på den gamla versionen:
   Gå till DV-modulen > Arbetsordrar > Översikt. Använd filtret för att filtrera till de ärenden du vill överföra och klicka på en uppgift som ska flyttas (klicka antingen på ID-numret eller de tre raderna till höger om raden > Process). Inne i uppgiften kan du sedan klicka på de tre raderna > Kopiera arbetsorder. Du kan sedan välja vilken byggnad den ska överföras till:
   
   
   När du klickar på Spara kommer uppgiften att finnas både på byggnaden du kopierade den från och på den nya byggnaden. Om den gamla byggnaden snart ska avaktiveras är det okej, eftersom den tillhörande uppgiften också kommer att arkiveras. Om det är ett tag kvar tills den gamla byggnaden ska avaktiveras, t.ex. för att du väntar på att vi ska överföra IK-Bygg-historiken, bör du arkivera uppgiften på den gamla byggnaden. Detta görs genom att markera uppgiften i arbetsorderöversikten > Klicka på Arkiv.:
   
   För att säkerställa att alla uppgifter som för närvarande återstår på byggnaden/byggnaderna är korrekta kan du använda arbetsorderöversikten och filtrera endast på de byggnader du för närvarande arbetar med (gamla och nya):
   

Dokument

• Massöverföring
  Detta görs på samma sätt som vid massöverföring av arbetsordrar och rutiner enligt beskrivningen ovan, förutom att du istället markerar Dokument:
  
  Vi arbetar på en lösning som gör att du kan överföra utvalda filer/mappar, men tyvärr vet vi inte exakt när detta kommer att vara tillgängligt.
  
• Ladda ner mappar i .zip-format från den gamla versionen och ladda upp den till den nya versionen
  Administratören kan ladda ner .zip-filer och sedan ladda upp dem till nya versioner:
  

Rengöring

• Redigera våningar i gammal byggnad för att flytta, rum, frekvenser och tilldelningar till ny byggnad.
  Detta är det enklaste och bästa sättet att överföra städning från en byggnad till en annan. Gå till Städmodulen > Byggnadsinställningar > välj den gamla byggnaden i rullgardinsmenyn och en våning. Klicka på Redigera på våningen:
  
  Du kan då enkelt ändra vilken byggnad våningen ska överföras till (kom ihåg att klicka på Spara):
  
  
  • Hur är det med planritningar och markeringar av dessa?
    Vid överföring av våningsplan enligt ovanstående beskrivning kommer både ritningar och markeringar att inkluderas.
    Men observera att själva ritningen fortfarande kommer att finnas på den gamla byggnaden. Så om den gamla byggnaden ska avvecklas på lång sikt bör ritningarna kopplas till våningsplanet i den nya byggnaden och markeras igen. Se instruktioner: Uppladdning och markering av planritningar .
    
• Ladda ner rumslistan i den gamla byggnaden, ladda upp den i den nya
  Du kan ladda ner hela rumslistan från den gamla byggnaden och ladda upp den till den nya. Därefter måste installationen av den nya byggnaden göras som "normalt", genom att granska frekvenser, tilldela städning etc. Se guiden Kom igång med LAFT: Städmodul för hur du importerar, samt vilka steg du ska följa.
  
  
• Kom ihåg att se till att städpersonalen har tillgång till den nya byggnaden.
  Du kan enkelt se och ändra detta under Inställningar > Städare. Detta visar en lista över alla byggnader, och du kan enkelt se och ändra vilka användaren har/inte har tillgång till:
  

Uthyrning

Att ändra vilken byggnad en hyresfastighet är kopplad till kan göras på två sätt:

1. Via hyresfastigheten
   Hitta hyresobjektet och klicka på redigera. Välj nybyggnation från rullgardinsmenyn. Kom ihåg att klicka på knappen Uppdatera längst ner på sidan!
   
   
   
2. Via tabellen för hantering av hyresfastigheter
   Gå till Hyresfastigheter i menyn > Förvaltning av hyresfastigheter. I kolumnen Byggnad kan du ändra vilken byggnad hyresfastigheten är kopplad till. Kom ihåg att klicka på Spara!
   Om du inte ser den här kolumnen kan du klicka på knappen Kolumner längst upp till höger ovanför tabellen för att visa och dölja kolumner:
   

Användaråtkomster

När självbetjäningsöverföringen är klar är det en bra idé att granska användare och byggnadsåtkomst för att säkerställa att alla har tillgång till den nya byggnaden (och inte den gamla, om de inte längre behöver den). Detta kan göras både via Användare och Byggnader i Administration:

• Administration > Användare
  Kontrollera att åtkomsten är korrekt konfigurerad i byggnadens åtkomstfilter. Granska först det gamla byggnadsfiltret och ta bort åtkomst för användare som inte längre behöver åtkomst. Titta sedan på det nya byggnadsfiltret och lägg till eventuella saknade användare.
  Om du behöver redigera åtkomst för en användare klickar du på de tre raderna till höger > Redigera. Du får då upp en lista över alla byggnader, och du kan enkelt ändra vilka användaren ska/inte ska ha åtkomst till. Kom ihåg att klicka på Spara byggnadsåtkomst när du är klar.
  
  
  
• Administration > Byggnader
  Hitta byggnaden i översikten och klicka på de tre raderna > Redigera:
  
  
  Scrolla ner tills du ser Användaråtkomst till byggnaden. Kontrollera att rätt användare har åtkomst och klicka på Uppdatera åtkomst: