Fyll i importmallen för hyresmodulen (privat)
I den här guiden går vi igenom de vanligaste frågorna/utmaningarna som uppstår när man fyller i importfilen för uthyrningsmodulen.
Table of Contents
Det är möjligt att skapa både hyresfastigheter, hyresgäster och bostadsrätter manuellt i LAFT, men det enklaste och vanligaste sättet att registrera hyresfastigheter, hyresgäster och bostadsrätter är via en Excel-import. I mallen fyller du i informationen på ett ställe och skickar sedan filen till support@laft.io.
När du importerar data är det viktigt att du använder den senaste versionen av vår importmall: Ladda ner den här
När hyresmallen ska importeras av oss till LAFT är det viktigt att all information som fylls i mallen är korrekt, och att den är ifylld enligt mallens krav och förklaringar.
Endast kolumnerna för namnet på hyresobjektet är obligatoriska att fylla i (och byggnads-ID om du vill koppla hyresobjektet till en befintlig byggnad i LAFT).
Det finns två olika mallar baserat på om du redan har byggnader i LAFT som du vill länka hyresfastigheter till, eller om du vill skapa nya byggnader utöver hyresfastigheterna.
Ett hyresobjekt måste i alla fall vara kopplat till en byggnad. Du kan koppla flera hyresobjekt till en byggnad, eller ha ett hyresobjekt per byggnad. Om du prenumererar på IK-Bygg (Internkontroll) och vill utföra konditionsanalys på hyresobjekt måste en byggnad motsvara ett hyresobjekt (alternativ 1), eftersom det endast är ett koncept för byggnader i IK-Bygg. Vi arbetar med att skapa en lösning som gör att du kan använda IK-bygg-frågor på alla objekttyper i LAFT, och målet är att detta ska vara klart under första halvåret 2025.
Alternativ 1: Skapa varje hyresfastighet som en separat byggnad
Detta är idealiskt om din fastighetsavdelning vill utföra interna inspektioner/skickbedömningar på varje hyresfastighet (lägenhet etc.). Om du vill göra detta, lämna kolumn A i mallen tom. Vid import skapas sedan en helt ny byggnad i LAFT för denna hyresfastighet.
OBS! Som nämnts ovan arbetar vi med en lösning som gör det möjligt att genomföra tillståndsbedömningar med IK-bygg-frågor på alla objekttyper. Arbetet är planerat att vara slutfört under första kvartalet 2025.
Resten av kolumnerna är också ifyllda. De gula och gröna är information som lagras om hyresfastigheterna respektive hyresgästerna i hyresmodulen. De röda handlar om hyresavtalet.
Alternativ 2: Ha flera hyresfastigheter kopplade till en byggnad
OBS! Som nämnts ovan arbetar vi med en lösning som gör det möjligt att genomföra tillståndsbedömningar med IK-bygg-frågor på alla objekttyper. Arbetet är planerat att vara slutfört under första kvartalet 2025.
Då kommer du bara att kunna utföra en intern besiktning/skickbedömning av byggnaden som helhet. Om byggnaden som hyresfastigheterna tillhör redan finns i LAFT, ange byggnadens ID-nummer i kolumn A på alla hyresfastigheter som ska kopplas till denna byggnad. ID-numret finns i byggnadsöversikten under Inställningar > Byggnader > Översikt. Om byggnaden inte är registrerad i LAFT, gör detta först och ange sedan ID-numret i mallen.
Exempel: Byggnaden Eksemplengata 123 finns redan i LAFT och har ID 43932.
Genom att följa detta exempel kommer alla hyresfastigheter att kopplas till Exempelgatan.
Det är viktigt att notera att texten du skriver i kolumnen Namn på hyresobjekt är det som kommer att synas för fastighetsförvaltaren i alla översikter i systemet, så det är viktigt att denna innehåller adress + lägenhetsnummer, eller något annat som gör det enkelt för dig att känna igen hyresobjektet.
När du har bestämt dig för om du ska välja alternativ 1 eller 2 kan du fortsätta med att fylla i mallen.
I flera av de gula kolumnerna, som handlar om hyresobjektet, finns rullgardinsmenyer från vilka du måste välja innehåll. Rullgardinsmenyerna visas genom att klicka på pilarna i cellen (se förklaring i databladet).
I kolumnen Hyresgäst är det också viktigt att notera hur man skriver hyresgästens namn. Genom att hålla muspekaren över fältet visas en förklaring.
För att namnet ska visas korrekt i hyresmodulen måste det skrivas korrekt. Om det bor flera personer i samma hyresfastighet kan de separeras med kolon så här: Normann, Ola:Nordmann, Kari
Om du vill inkludera annan information om hyresgästen som saknas i mallen, till exempel hyresgästens e-postadress, är det möjligt att lägga till egna kolumner.
Kolumnerna för hyrestiden måste också fyllas i om en hyresgäst står på samma rad i mallen. Hyrestiden från anger inflyttnings-/övertagandedatum, och om hyresavtalet är pågående (utan slutdatum) kan kolumnen för "Hyresperiod till" lämnas tom.
Kolumnerna som handlar om reglering måste också fyllas i. Om du är osäker på när hyresfastigheten senast reglerades kan du ange dagens datum. Detta säkerställer att framtida reglering är korrekt.