Bruke Visma med LAFT Utleie
I utleiemodulen i LAFT er det to ulike måter du kan overføre fakturagrunnlag til Visma; via flatfil, eller via Web Service. Bruk av flatfil er inkludert i abonnement på utleiemodulen, mens kobling via Web Service er en tilleggstjeneste. Her viser vi hva som må være på plass før du kan ta i bruk de ulike løsningene.
Table of Contents
Flatfil
Oppsett
Uavhengig av hvilken løsning dere går for, er det en del ting som må på plass først.
For å overføre riktig fakturagrunnlag til Visma via flatfil må følgende informasjon legges inn i LAFT, og dette må samsvare med det dere allerede har i Visma:
- Oppdragsgiver-ID
- Produktkoder (varenummer) for husleie og evt. leietillegg
- Fullstendig fødselsnummer/d-nummer på alle leietakere
For å få lagt inn all denne informasjonen i LAFT blir du tilsendt en av våre importfiler fra din kontaktperson. Ta kontakt med support@laft.io dersom du ønsker en importfil tilsendt, eventuelt last ned den her.
Dersom du skulle ha behov for å legge til noe manuelt i ettertid kan du lese her hvordan du gjør det.
Oppdragsgiver-ID:
For å legge til oppdragsiver-ID går du inn i Innstillinger i utleiemodulen og velger fanen «Fakturering». Deretter scroller du deg helt nederst på siden til «Her kan du opprette nye oppdragsgiver-IDer». Fyll inn ID og beskrivelse og klikk på «Legg til ny».
Produktkoder:
Produktkoder ligger også i fanen «Fakturering» inne på Innstillinger i utleiemodulen. Scroller du deg litt ned på siden får du oversikt over alle produktkoder som allerede er lagt inn i systemet, og kan legge til nye under denne tabellen. Legg inn produktkoden som samsvarer med varenummer i Visma samt en beskrivelse, for eksempel «Strøm». Klikk så på «Legg til ny». Når du skal bruke denne produktkoden som et tillegg på et leieforhold, så må du først redigere leieobjektet og hente det opp der, før du legger det til på det aktuelle leieforholdet. Eventuelt kan du knytte alle produktkoder til leieobjekter via siden for Administrasjon av leieobjekter:
Bruk:
Når du har lagt inn all nødvendig informasjon fra Visma i LAFT er du klar til å begynne å sende over fakturagrunnlag. Se egen veiledning for hvordan fakturere i LAFT.
Web Service (integrasjon)
For deg som ønsker å ta i bruk Web Service, så må du bestille oppsett av denne integrasjonen fra Visma også. Har du ikke dette henvender du deg til Visma og ber om tilbud på «ws_fakturagrunnlag». Det vil da settes opp møte med dere, representanter fra Visma og representanter fra LAFT som setter opp integrasjonen.
For å overføre riktig fakturagrunnlag til Visma via Web Service må følgende informasjon legges inn i LAFT:
På leieobjekter:
- Oppdragsgiver-ID
- Produktkoder (varenummer) for husleie og evt. leietillegg
På leietakere:
- Fullstendig fødselsnummer på alle leietakere
- Org.nummer på organisasjoner
Alle disse må samsvare med eksisterende oppsett i Visma.
For Visma Web Service kan du i tillegg legge inn kontoplaner. Hver kontoplan representerer en konteringsdimensjon. Konteringsdimensjon må være unik.
OBS! Du trenger kun å legge inn dette dersom du ønsker at fakturagrunnlaget fra LAFT skal overstyre oppsettet dere har på leietaker og/eller produktkoden i Visma.
For å få lagt inn all denne informasjonen i LAFT blir du tilsendt en av våre importfiler fra din kontaktperson. Dersom du skulle ha behov for å legge til noe manuelt i ettertid kan du lese gjennom det her.
Bruk:
Se egen veiledning for hvordan fakturere husleie i LAFT.
Varseltrekanter på fakturagrunnlag:
Dersom fakturagrunnlag er markert med en rød varseltrekant betyr det at det mangler informasjon på leieforholdet/leietaker, som igjen betyr at det ikke vil kunne overføres til Visma. Holder du musepekeren over denne trekanten får du opp informasjon om hva som mangler, og dersom du klikker på den får du mulighet til å legge inn den manglende informasjonen. Når du har gjort dette vil varseltrekanten forsvinne og fakturagrunnlaget er klart for overføring.
Dersom du skulle forsøke å overføre fakturagrunnlag og disse av en eller annen årsak feiler, finner du dem under «Fakturagrunnlag med feilmeldinger». Her kan du se årsaken til at de feilet. Når dette er rettet opp i kan du overføre fakturagrunnlaget.
Under «Tidligere overføringer» kan du se rapporter på fakturagrunnlag som er blitt sendt over til Visma.
Oversikt over felter i LAFT vs. Visma Enterprise
Privatperson
De grønne firkantene under indikerer hvilke felter som kan legges inn på privatperson som blir synlige i Visma:
- Fødselsnummer
- Referanse (kontaktinformasjon)
- Ekstern referanse
- Profil i økonomisystem
Organisasjon
De grønne firkantene under indikerer hvilke felter som kan legges inn på organisasjon som blir synlige i Visma:
- Organisasjonsnummer
- Ekstern referanse
- Profil i økonomisystem
Visma
Når du viser mer info:
Fakturaen vil se ca. slik ut (oppsett og hvilke felter som skal med/ikke med kan administreres i Visma):
