Översiktssidan visar nyckeltal för dokumentarkivet. Du kan till exempel få en översikt över antalet dubbletter, antalet rutiner och checklistor som hittats, avvikelser som hittats etc. Du kan klicka på mätvärdena för att skicka dem till en sida för vidare bearbetning.

Samma översikt finns även i Insiktsmodulen, på temasidan ”Dokumentarkiv”.

	Standardmapp: Representerar grundläggande avsnitt i dokumentarkivet. Vilka av dessa som visas beror på vilken version av dokumentarkivet som används. I uthyrningsmodulen visas till exempel endast de mappar som är relevanta för uthyrning.
	Delad mapp som är tillgänglig för alla byggen.
	Mapp som endast tillhör den här byggnaden.
	Delad fil som är tillgänglig för alla byggen.
	Fil som endast tillhör den här byggnaden.

De gröna mapparna i dokumentarkivet kan inte flyttas, raderas eller ändras, men du kan skapa mappar under dem. För att skapa en undermapp eller ladda upp en fil, högerklicka på önskad mapp och välj Ny mapp/Ladda upp filer:

De gröna mapparna:

• Bostadsmapp: Om du har aktiverat integration med projekt i bostadsmappen skapas mappar automatiskt här för varje projekt i den aktuella byggnaden.
• Brannbok: Alla mappar och filer du laddar upp här kommer att finnas tillgängliga i Brannboka under "Dokument". Läs mer här: Så här använder du Brannboka
  
• Allmänt: Här kan du skapa mappar och filer som inte passar in i de andra kategorierna. Denna mapp syns även i rutineöversikten.
  
• Rutiner: Alla mappar och filer som du laddar upp här kommer att finnas tillgängliga i Rutiner under "Dokument". Se bilden för "Allmänt" ovan.
• Ritningar: Här laddar du upp planritningar. Ritningar som ska vara tillgängliga i städmodulen måste också laddas upp här. Om ritningar ska märkas upp i städmodulen måste de vara i bildformat (.jpg, .png, .gif) – inte PDF.
  Du kan konvertera PDF-filer genom att högerklicka på filen > Inställningar > Konvertera till jpg.
• Rengöring: Mapp för andra filer som du vill lagra som rör rengöring.
• Uthyrning: Mapp för filer som du vill lagra och som rör uthyrningar. Mappen med innehållet syns även på uthyrningsobjekt i uthyrningsmodulen.

Administratören kan permanent ta bort filer från papperskorgen. Åtgärden är permanent och kan inte ångras.
Detta görs genom att högerklicka på filen eller mappen i papperskorgen > Ta bort permanent.
Om du vill ta bort flera filer samtidigt måste filerna ha funnits i en mapp innan de placerades i papperskorgen.

Ta bort mappar:

Radera enskilda filer:

Åtkomstkontroll i dokumentarkivet låter administratören bestämma vilka användare eller roller som ska ha åtkomst att visa (eller inte visa) mappar och deras tillhörande filer. Funktionen kan användas i alla objekt i fastighetsstrukturen (byggnader, hyresfastigheter, anläggningar etc.).

• Som standard har alla användare åtkomst till alla mappar i dokumentarkivet, så länge de har åtkomst till objektet. Om du vill begränsa detta måste du aktivt gå in och bevilja åtkomst till mappar.
• De gröna standardmapparna är inte åtkomliga, så innehållet som finns på rotnivån av dem kommer att vara synligt för alla användare med åtkomst till objektet.
• Användare med rollen Administratör kommer alltid att se alla mappar och innehåll och kan ändra åtkomst till alla mappar. Användare med rollen Administratör eller Utförare har möjlighet att kontrollera åtkomst till mappar de har skapat.
• Om du inte har åtkomst till en mapp ser du inte mappen alls, inklusive underliggande mappar och filer.
• Du kan kontrollera åtkomst på både rollnivå och användarnivå.
• Om du flyttar en mapp till en annan mapp som är åtkomstkontrollerad, ärver den all åtkomst till den nya mappen om dessa är mer begränsade än i mappen du flyttar. Observera att användare som är vana vid att se mappen kan förlora åtkomst till den när den flyttas. För att få tillbaka den måste de få åtkomst till den överordnade mappen.
• Om du tar bort all åtkomst till en mapp återgår mappen till att vara öppen för alla.
• När en mapp flyttas under en begränsad mapp får du ett meddelande om att du håller på att flytta innehållet under en mapp som har begränsad åtkomst. Syftet är att göra användaren medveten om att någon som för närvarande har åtkomst till mappen kan förlora den åtkomsten.

Så här begränsar du åtkomsten till en mapp:

1. Högerklicka på den mapp du vill kontrollera åtkomsten till och klicka på Inställningar > Mappåtkomst:
   
2. I rullgardinsmenyn som visas kan du välja om en hel användarroll ska ha åtkomst till mappen, till exempel alla administratörer eller specifika användare. Du kan välja specifika användare över olika användarroller och du kan kombinera användarroller med specifika användare.
   
3. För närvarande är Leverantörer inte en separat roll, utan ingår i Ad-hoc-användarrollen. Leverantörer grupperas dock under specifika användare så att du kan ge åtkomst endast till leverantörer genom att avmarkera alla.
   
4. I översikten kan du i kolumnen "Åtkomstkontrollerad" se om en mapp har begränsningar.

Det är möjligt att kopiera filer från dokumentarkivet till en arbetsorder. Detta görs genom att bearbeta AO /rutinen > Gå till fliken kommentarer och bilagor > välj fliken Dokument > Lägg till dokument från arkiv. Detta öppnar ett nytt fönster där du kan markera önskade filer och klicka på "Lägg till dokument i arbetsorder och stäng fönstret".

Extern uppladdning kan användas när du vill att externa parter ska kunna ladda upp dokument till ditt dokumentarkiv, utan att behöva skapa en användare för dem på din webbplats. Högerklicka på den mapp du vill att den externa parten ska kunna lägga till dokument i och klicka på "Extern uppladdning". Ange sedan e-postadressen till den person som ska kunna ladda upp dokument.

Följande står i mejlet de får:

"Svara på detta e-postmeddelande (behåll den ursprungliga ämnesraden) och bifoga dokument som ska laddas upp till dokumentarkivet. OBS: Bilder måste läggas till som bilagor, inte som en del av själva e-postmeddelandet."

När mottagaren svarar på e-postmeddelandet med en bilaga, laddas den bilagda filen upp till den mapp du har valt. Du kan också ange ett anpassat meddelande som inkluderas i e-postmeddelandet om den externa användaren behöver mer kontext.

När en fil laddas upp placeras filen i mappen med ett X i kolumnen "Godkänd" till höger i listan. Detta indikerar att det är en extern fil som ännu inte har granskats. Du kan högerklicka på filen och klicka på "Godkänn" så ändras symbolen till en bockmarkering, vilket indikerar att någon har visat och godkänt dokumentet.

Den externa användaren kommer att kunna fortsätta ladda upp dokument tills du stänger åtkomsten. För att göra detta, högerklicka på mappen och klicka på "mer information". Här ser du alla aktiva åtkomster och kan klicka på "stäng".

Om du behöver ladda upp många filer och/eller mappar kan du använda zip-uppladdningslösningen. Detta gör att du kan ladda upp en zip-fil som du har lagrat lokalt på din dator, istället för att ladda upp filer i en mapp i taget.

Högerklicka på mappen du vill ladda upp zip-filen till och välj Ladda upp zip-fil:

Detta visar modalen där du kan ladda upp zip-filen:

Om du vill att zip-filens mappstruktur och filinnehåll ska laddas upp till alla byggen, markera rutan bredvid "Filerna ska vara tillgängliga för alla byggen".

Du kan också välja att markera rutan bredvid ”Extrahera här”. Vad du väljer här avgör hur innehållet i zip-filen extraheras till dokumentarkivet i LAFT (om du väljer ”fel” kan du alltid radera filen från dokumentarkivet efteråt och ladda upp den igen):

• Markera inte "Extrahera här" :
  Zip-filen kommer att extraheras "i befintligt skick", vilket skapar en mapp med samma namn som zip-filen, och mapparna du har i den (med eventuellt filinnehåll) kommer att placeras under den. Den kommer därför att se identisk ut som din ursprungliga fil.
  I exemplet i skärmbilden nedan har vi först skapat en fil på datorn som heter ”Test Skole”, byggt önskad mappstruktur i den, placerat filer i rätt mapp och sedan komprimerat den till en zip-fil.
  
• Markera "Extrahera här" :
  LAFT kan dechiffrera namnen på mapparna i din zip-fil och kontrollera om mappen redan finns. För att detta ska fungera måste mappnamnet i zip-filen vara exakt detsamma som mappen i LAFT (gemener/versaler, interpunktion etc. måste vara exakt detsamma). Om en mapp med exakt samma namn redan finns (under "Allmänt" i det här fallet) kommer filerna att placeras i den befintliga mappen. Om mappen inte redan finns kommer den att skapas. Denna lösning är därför bra att använda om du har importerat mappar/filer tidigare. På så sätt undviker du dubbletter av mappar.
  I exemplet i skärmbilden nedan har vi importerat samma "Test School"-fil som ovan, men markerat "Extrahera här" vid uppladdning.
  
  Det som skiljer sig från det första exemplet ovan är att mappen ”Test Skole” nu är den översta mappen, jämfört med ”Test Skole.zip” i det första exemplet ovan. Om en eller flera av mapparna hade funnits tidigare, skulle mappen inte ha skapats igen, utan filerna skulle ha hamnat direkt i mappen med samma namn.

När du har klickat på knappen ”Ladda upp” ser du en grön bekräftelseruta som bekräftar att jobbet är klart. Du kan sedan stänga uppladdningsfönstret och uppdatera sidan en gång.

Oavsett om du markerar "Extrahera här" eller inte, kommer du alltid att kunna flytta filerna till andra mappar efter att de har extraherats.