Tilgangsstyring i dokumentarkivet lar administrator bestemme hvilke brukere eller roller som skal ha tilgang til å se (eller ikke se) mapper og deres tilhørende filer. Funksjonen kan brukes i alle objekter i eiendomsstrukturen (bygg, utleieobjekt, anlegg osv.).

• Som standard har alle brukere tilgang til alle mapper i dokumentarkivet, så lenge de har tilgang til bygget. Dersom du ønsker å begrense dette må du derfor aktivt gå inn og gi tilgang til mapper.
• De grønne standardmappene kan ikke tilgangsstyres.
• Brukere med rollen Administrator vil alltid se alle mapper og innhold og kan endre på tilganger på alle mapper. Brukere med rollen Forvalter eller Utfører har mulighet til å tilgangsstyre mapper de selv har opprettet.
• Har man ikke tilgang til en mappe ser man ikke mappen i det hele tatt, inkludert underliggende mapper og filer.
• Du kan styre tilgang både på rollenivå og brukernivå.
• Dersom du flytter en mappe inn i en annen mappe som er tilgangsstyrt vil den arve eventuelle tilganger til den nye mappen dersom disse er mer begrenset enn i den mappen du flytter. Vær obs på at brukere som er vant til å se mappen da kan miste tilgang til den når den flyttes. For at de skal få den tilbake må de få tilgang til den overordnede mappen.
• Fjerner du alle tilganger på en mappe går mappen tilbake til å være åpen for alle.
• Når en mappe flyttes inn under en begrenset mappe, får du beskjed om at du er i ferd med å flytte innholdet under en mappe som har begrenset tilgangsstyring. Hensikten er å gjøre brukeren oppmerksom på at noen som har tilgang til mappen i dag kanskje mister denne tilgangen.

Hvordan begrense tilgangen på en mappe:

1. Høyreklikk på mappen du ønsker å styre tilgangene til og klikk på Innstillinger > Mappetilgang:
2. I nedtrekksmenyen får du muligheten både til å velge om en hel brukerrolle skal ha tilgang til mappen, for eksempel alle administratorer, eller spesifikke brukere. Du kan velge spesifikke brukere på tvers av brukeroller, og du kan kombinere brukerroller med spesifikke brukere.
    
3. Per i dag ligger ikke Leverandører som en egen rolle, men er inkludert i brukerrollen Ad-hoc. Under spesifikke brukere er imidlertid leverandører gruppert slik at du kan gi tilgang til kun leverandører ved å huke av alle disse.
    
4. I oversikten kan du se i kolonnen «Tilgangsstyrt» om en mappe har begrensninger». Dersom din bruker ikke har tilgang til en mappe vil du heller ikke se denne mappen.

Det er mulig å kopiere inn filer fra dokumentarkivet inn i en arbeidsordre. Dette gjøres ved behandling av AO/rutine > Gå til fane for kommentarer og vedlegg > velg fane Dokumenter > Legg til dokumenter fra arkiv. Da åpnes et nytt vindu hvor du kan huke av på ønskede filer, og klikke på “Legg til dokumenter til arbeidsordre og lukk vinduet”.   

Ekstern opplastning kan brukes når du ønsker at eksterne skal laste opp dokumentasjon i ditt dokumentarkiv, uten at du må opprette en bruker til dem på ditt område. Høyreklikk på mappen du ønsker at den eksterne parten skal kunne legge dokumenter i og trykk på «Ekstern opplastning». Skriv så inn epostadressen til den som skal kunne laste opp dokumenter.

Følgende står i eposten de mottar:

«Svar på denne e-posten (behold det originale tittel-feltet) og legg ved dokumenter for å laste disse opp i dokumentarkivet. MERK: Bilder må legges til som vedlegg, ikke som del av selve e-posten.»

Når mottakeren svarer på eposten med vedlegg, så blir vedlegget lastet opp i den mappen du har valgt. Du kan også skrive inn en egen melding som kommer med i eposten, dersom den eksterne brukeren trenger mer kontekst.

Når en fil er lastet opp ligger filen i mappen med et X-tegn i «Godkjent»-kolonnen til høyre i listen. Dette er for å signalisere at dette er en ekstern fil som ikke er blitt vurdert enda. Du kan høyreklikke på filen og trykke på «Godkjenn» så endrer symbolet seg til et hake-tegn som viser at noen har sett på og godkjent dokumentet.

Den eksterne brukeren vil kunne fortsette å laste opp dokumenter til du stenger tilgangen. For å gjøre dette høyreklikker du på mappen og trykker på «mer info». Her ser du alle aktive tilganger og kan klikke på «lukk».

Dersom du skal laste opp mange filer og/eller mapper, kan du benytte løsningen for zip-opplastning. Da kan du laste opp én zip-fil som du har lagret lokalt på din PC, i steden for å laste opp filer i én og én mappe.

Høyreklikk på mappen du ønsker å laste opp zip-filen i, og velg Last opp zip-fil:

Da får du opp modalen hvor du kan laste opp zip-filen:

Dersom du ønsker at zip-filens mappestruktur og filinnhold skal lastes opp på alle bygg, huker du av på “Filene skal være tilgjengelig for alle bygg”.

Du kan også velge å krysse av på “Pakk ut her”. Hva du velger her avgjør hvordan innholdet i zip-filen vil pakkes ut i dokumentarkivet i LAFT (velger du “feil” kan du alltids slette filen fra dokumentarkivet etterpå, og laste opp på nytt):

• Ikke krysse av på “Pakk ut her”:
  Zip-filen vil pakkes ut “som den er”, hvor det opprettes én mappe med samme navn som zip-filen, og mappene du har i den (med evt. filinnhold) vil legge seg innunder den. Det vil altså se identisk ut som i din originale fil.
  I eksempelet i skjermbildet under har vi først på PC´en laget en fil som heter “Test Skole”, bygget opp ønsket mappestruktur i den, lagt filer i riktig mappe, for så å komprimere den til en zip-fil. 
   
• Krysse av på “Pakk ut her”:
  LAFT kan tyde navnet på mappene i zip-filen din, og sjekke om mappen eksisterer fra før av. For at dette skal fungere må mappenavnet i zip-filen være nøyaktig likt som mappen i LAFT (små/store bokstaver, tegnsetting osv. må være helt lik). Finnes det en mappe med nøyaktig samme navn allerede (under “Generelt” i dette tilfellet), vil filene legge seg i den eksisterende mappen. Finnes ikke mappen fra før av, vil den opprettes. Denne løsningen er derfor fin å bruke dersom dere har importert mapper/filer tidligere. På den måten slipper dere duplikatmapper.
  I eksempelet i skjermbildet under har vi importert samme “Test Skole”-fil som overfor, men krysset av for “Pakk ut her” ved opplastning. 
  
  Det som skiller seg ut fra første eksempel over, er at “Test Skole”-mappen nå er øverste mappe, mot “Test Skole.zip” i første eksempel over. Hadde en eller flere av mappene eksistert fra før av ville ikke mappen blitt opprettet på nytt ,men filene ville lagt seg rett i mappen med samme navn.

Når du har klikket på “Last opp”-knappen vil du få en grønn bekreftelsesboks på at jobben er ferdig. Da kan du lukke opplastningsvinduet, og oppdatere siden én gang.

Uansett om du krysser av på “Pakk ut her” eller ikke, vil dere alltid kunne flytte filene til andre mapper etter at de er pakket ut.

Etter opplastning av zip-fil vil du noen ganger se filer som heter “.DS_Store” bli lastet opp sammen med filene dine. Disse kan du trygt slette fra dokumentarkivet.
En .DS_Store-fil er en fil som opprettes av MacOS-operativsystemet, og brukes til å lagre visningsinnstillinger for mapper i Finder. DS står for “Desktop Services” og filen inneholder informasjon om posisjonen til filer og mapper i en bestemt mappe, ikonstørrelser og andre visningsinnstillinger. Disse filene er vanligvis usynlige på Mac-datamaskiner, og selv om .DS_Store-filer kan være nyttige for å opprettholde visningsinnstillinger for mapper, kan de noen ganger bli synlige når de deles med Windows-datamaskiner eller andre Mac-datamaskiner. De kan også bli synlige når mappen de ligger i komprimeres, og lastes opp som zip-filer.